AAPI est une plateforme belge de gestion du personnel qui connecte la planification des équipes, le suivi du temps, les contrats numériques et l’intégration de la paie pour les entreprises du secteur Horeca. Disponible sur web et mobile, elle aide les managers à organiser les informations des employés et à réduire les tâches administratives répétitives.

Horeca Brussels explore cette approche dans deux articles sur AAPI et les défis quotidiens de la gestion des équipes hôtelières.

Connectez la planification des équipes, le suivi du temps et l’administration RH

La gestion du personnel hôtelier implique la coordination des disponibilités, des changements d’horaires, des absences et des documents des employés. Lorsque les informations sont dispersées entre feuilles de calcul et messages, tout maintenir aligné prend du temps.

AAPI regroupe ces tâches dans un environnement connecté. Les managers peuvent :

• Vérifier les disponibilités des employés et organiser les plannings.
• Enregistrer les heures de travail grâce au suivi numérique du temps.
• Gérer les absences et les demandes de congés.
• Gérer les contrats numériques et les signatures électroniques.
• Connecter l’administration du personnel aux déclarations Dimona et aux processus de paie.

Horeca Brussels explique ces fonctionnalités dans son article sur la manière dont AAPI simplifie la gestion RH et la planification des équipes pour les entreprises hôtelières.

Réduisez la double saisie de données entre la planification et la paie

Saisir les mêmes informations d’employés dans des systèmes distincts crée un travail inutile et des occasions d’erreurs.

Dans une interview sur la plateforme de gestion du personnel hôtelier d’AAPI, le directeur général Michael Bossaerts explique comment la réduction de la double saisie de données a contribué à façonner AAPI.

En connectant l’enregistrement des employés, les contrats, la planification et l’intégration de la paie, AAPI vise à améliorer le flux d’informations, de l’intégration à la préparation de la paie. La plateforme a été développée avec la contribution d’exploitants hôteliers, avec une attention particulière portée à l’accès mobile et à la précision des données des employés.

Donnez aux employés l’accès à leurs informations de travail

Une communication claire est tout aussi importante qu’une administration efficace. Grâce à l’application pour employés, le personnel peut consulter les plannings, accéder aux contrats et aux fiches de paie, soumettre des demandes de congés et communiquer avec son employeur. Cela offre aux employés une plus grande visibilité sur leurs modalités de travail.

Foire aux questions sur AAPI

AAPI est-il uniquement un outil de planification des équipes ?

Non. AAPI couvre également l’enregistrement des employés, les contrats numériques, les signatures électroniques et l’intégration de la paie.

AAPI prend-il en charge le suivi du temps pour les équipes hôtelières ?

Oui. AAPI inclut le suivi numérique du temps pour enregistrer les heures de travail, en plus de la planification du personnel et de l’administration RH.

Où puis-je en savoir plus sur AAPI ?

Lisez les deux articles de Horeca Brussels liés ci-dessus pour un aperçu plus détaillé de la plateforme et de son développement. Les deux articles sont disponibles en français.

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Contactez info@aapi.be pour plus d’informations et pour consulter les conditions générales.

1. Guichet numérique de l’hospitalité / E-guichet pour le secteur Horeca

Permis et autorisations : c’est pratiquement la première chose à laquelle tout entrepreneur débutant dans la restauration doit faire face. Non seulement le nombre de permis est déjà assez élevé, mais l’entrepreneur doit également se conformer à toutes les règles à différents niveaux : fédéral, régional, local, …

Parce que le secteur de l’hôtellerie et de la restauration ainsi que les services publics bénéficient clairement d’une simplification des procédures, un certain nombre de conseils municipaux ont mis en place des portails en ligne spécifiques à l’Horeca, des e-guichets et des coachs Horeca. L’organisation flamande des TIC pour les autorités locales, V-ICT-OR, a également mis en place un guichet numérique de l’hospitalité, grâce auquel l’exploitant Horeca (débutant) peut organiser toutes les demandes de licence et autres obligations administratives.

Grâce à tous ces systèmes, les entrepreneurs débutants sont guidés à travers les programmes qui leur sont spécifiquement applicables, et qu’ils peuvent solliciter ou gérer directement. Cela concerne le choix correct et la gestion des assurances, l’affichage des prix, la musique dans l’établissement, le tabagisme dans le secteur de la restauration, l’alcool, les tickets de caisse TVA, l’hygiène, l’Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire (AFSCA), l’environnement, les déchets d’entreprise, les enseignes, les terrasses, et ainsi de suite. Des sources authentiques telles que la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) et le registre national sont utilisées autant que possible. Des liens sont également fournis vers les systèmes de back-office numériques des administrations fédérales, flamandes et locales.

La rationalisation et l’automatisation de ce processus garantissent non seulement que les exploitants Horeca sont immédiatement guidés à travers toutes les procédures nécessaires, mais elles permettent simultanément un grand soulagement de la charge administrative pour les administrations (locales).

2. La caisse enregistreuse blanche comme moteur d’efficacité

En Belgique, la caisse blanche a provoqué un effet de choc. L’introduction de ce SCE (Système de Caisse Enregistreuse) a signifié que tous les gestionnaires de la restauration étaient prêts pour une professionnalisation approfondie de leur système de caisse et de leur gestion globale. Fini l’instinct, place à la tenue de registres précis, au calcul et à la planification de tout. C’est le seul moyen pour les entrepreneurs de la restauration de s’assurer qu’ils opèrent avec des marges saines, utilisent leur personnel efficacement et maintiennent une entreprise bien gérée à long terme.

Parallèlement aux mesures gouvernementales sur les ressources humaines dans le secteur Horeca, cela a permis aux outils numériques de trouver rapidement leur place dans le secteur. Dans leur sillage ont suivi des outils de gestion, des solutions de commande, des plateformes de marketing, des applications de sécurité alimentaire et des progiciels de comptabilité.

3. Outils numériques et applications

La numérisation permet de soutenir de plus en plus facilement les entrepreneurs de l’Horeca dans leurs opérations commerciales. Les entrepreneurs sont également plus actifs en ligne. La caisse blanche a certainement aidé en ce sens dans le secteur Horeca belge. Les nouveaux entrepreneurs envisagent également les outils numériques avec ouverture d’esprit et les intègrent dans leur gestion et leur gouvernance. Les informations qu’ils en tirent sont une composante cruciale de la gestion.

Un outil numérique spécifique à l’Horeca, AAPI par exemple, est une prouesse d’innovation numérique et peut à juste titre être considéré comme un véritable bond en avant. Non seulement il offre une transparence totale pour la gestion du personnel, mais il aide également l’entrepreneur Horeca à planifier son personnel efficacement, à surveiller en permanence les coûts de personnel – entre autres en le liant à une fonction d’enregistrement automatique des entrées et sorties – et à communiquer plus fluidement avec les employés. De plus, toute la gestion des contrats se fait numériquement et il existe un lien automatique avec Dimona.

Souvent, une gestion du personnel plus efficace et transparente va de pair avec une meilleure gestion des coûts dans tous les domaines. Après tout, les coûts de personnel font partie du coût total par plat et ont donc un impact direct sur le prix que vous devez facturer. Pour calculer le prix nécessaire à l’obtention de la marge cible, vous devez également avoir une vue parfaite du coût de chaque ingrédient et de la dose dont vous avez besoin pour ce plat. L’outil Growzer, par exemple, peut vous aider à cartographier toute votre gestion Horeca F&B. La commande centralisée, la gestion automatique des stocks 24h/24, l’ingénierie intelligente des menus et le contrôle maximal des coûts font partie des capacités de Growzer.

Si vous listez votre administration RH, votre gestion du personnel, vos coûts F&B ainsi que vos frais généraux, vous avez soudainement une image assez complète de vos dépenses. Si vous collectez toutes ces données commerciales dans AAPI, vous pouvez alors calculer quels plats sont les moins chers et lesquels sont les plus chers, sur lesquels vous pouvez appliquer la plus grande marge et quel impact l’augmentation du prix d’un ingrédient particulier a sur la rentabilité d’un plat. Ce n’est qu’alors que vous pourrez prendre des décisions réellement éclairées : augmentez-vous votre prix, utilisez-vous un peu moins de cet ingrédient coûteux ou supprimez-vous simplement le plat de votre offre ?

De cette manière, un exploitant Horeca atteint un niveau de gestion professionnelle jamais vu auparavant. Chaque changement est enregistré, ce qui est bénéfique pour la transparence vis-à-vis des autorités mais aussi pour la compréhension des opérations commerciales. Car un bon aperçu des coûts et des facteurs qui les influencent mène presque automatiquement à une meilleure gestion et à de meilleures décisions.

No more Monkey Business !

Ou comment la caisse blanche pourrait finalement contribuer à une entreprise plus rentable après tout.

AAPI : L’alternative numérique intelligente

L’évolution constante de la législation sociale et la complexité croissante de la fiscalité et des nouvelles technologies font que les secrétariats sociaux n’ont souvent plus de réponse immédiate pour les employeurs belges (de l’hôtellerie et de la restauration). Cette complexité, conjuguée à des solutions TIC obsolètes, oblige les employeurs à s’armer de patience s’ils souhaitent rémunérer leurs employés correctement et à temps. La nouvelle application AAPI offre une réponse numérique intelligente à cet égard.

​AAPI : la première agence sociale numérique en Belgique

La réponse socio-juridique numérique clé en main pour chaque employeur belge du secteur de l’hôtellerie

ADIEU à la gestion complexe et chronophage de la paie et du personnel

BONJOUR à l’automatisation numérique et aux conseils socio-juridiques proactifs hyper-personnalisés

UNIQUE AAPI est phygitale : une application numérique avec un Customer Coach physique en renfort

​Et le tout à un coût de gestion inférieur…

L’un des points de discorde entre les secrétariats sociaux est la tarification. AAPI souhaite proposer du sur-mesure dans ce domaine. L’application est particulièrement conviviale et modulaire. Elle permet une automatisation poussée de la gestion du personnel.

L’employeur de l’hôtellerie a la possibilité de reprendre de nombreux processus et de choisir ce qu’il fait ou ne fait pas lui-même. Cela se traduit, bien entendu, dans le tarif.

AAPI : Un seul téléchargement et tous les autres outils et programmes socio-juridiques deviennent instantanément superflus.

Détecter, analyser, conclure et projeter.

À une époque où l’intuition et l’expérience ne suffisent plus à faire fonctionner de manière optimale une entreprise hôtelière, la transformation numérique s’impose dans le secteur de l’hôtellerie-restauration. Les modèles commerciaux basés sur l’analyse de mégadonnées (big data) permettent aujourd’hui de prendre des décisions éclairées et efficaces plus rapidement, et même de prédire les tendances futures. Le data mining (exploration de données) détecte les anomalies, les modèles et les corrélations dans des ensembles de millions de données en quelques millisecondes. Un niveau de détail que vous et moi, en tant qu’humains, ne pouvons pas saisir.

Tableau de bord AAPI

Données > Passées

Le processus d’exploration de données (data mining) se compose de 6 niveaux ou étapes au cours desquels les données passées et présentes (en temps quasi réel) évoluent en décisions éclairées et orientées vers l’avenir pour optimiser votre entreprise hôtelière.

Les faits, actions et décisions passés nous fournissent un vaste réservoir de données brutes et historiques. Ces données constituent le fondement de chaque étape ultérieure que nous entreprenons. Plus précisément, par données, nous entendons toutes les données collectables, y compris, par exemple :

• les prix d’achat
• les tickets de caisse
• les données salariales et contractuelles
• les données de pointage
• les prix journaliers par nuitée

Cette gamme d’entrées permet une utilisation maximale des données disponibles dans des modèles structurés. Au préalable, une attention particulière est accordée à l’intégrité des données car, bien sûr, la qualité et la fiabilité sont essentielles.

Données > Passées > Informations

La structuration des données nous donne une image détaillée de la situation. Nous évoluons des données vers l’information. Cela signifie retravailler/transformer activement le chaos des grands ensembles de données en informations exploitables et compréhensibles. Nous déterminons ce qui est pertinent et ce qui ne l’est pas ; les valeurs superflues sont examinées. Avec ces informations structurées, nous commençons à travailler pour comprendre ce qui s’est passé dans le passé et le présent (en temps quasi réel). Cela implique, par exemple :

• l’employé x a travaillé y heures aujourd’hui avec un coût salarial de z euros
• en semaine w, il y a eu x nuitées pour un coût journalier de y euros avec un chiffre d’affaires de z euros
• la boisson non alcoolisée de type x a été achetée à y euros/bouteille et vendue à z euros/bouteille
• Le chaos des entrées massives est ainsi transformé en informations concrètes, lisibles et utilisables, conduisant à un certain nombre d’observations

Données > Passées > Informations > Connaissances > Sagesse

Ces observations constituent la base sur laquelle nous développons une connaissance plus approfondie de la situation. Nous identifions les points positifs, les goulots d’étranglement, les possibilités d’amélioration et d’optimisation. Indépendamment de toute hypothèse, votre entreprise est convertie en chiffres, ce qui permet de cartographier parfaitement sa situation. Un exemple concret pourrait être :

• Votre café est ouvert tous les jours ouvrables de 12h à 1h du matin. Entre 23h et 1h du matin, seule une très faible somme est dépensée en moyenne, bien qu’il y ait invariablement deux employés présents. Constat : revoir les heures d’ouverture, optimiser les effectifs en nombre et en profil. Cette connaissance mène à des aperçus que vous ou votre équipe pouvez approfondir et traiter.

C’est là qu’apparaît la sagesse et que l’analyse prend toute sa valeur ajoutée. En effet, les modèles de support permettent d’utiliser intelligemment les connaissances acquises pour faire des projections et élaborer des plans futurs. Ici, les corrélations, les modèles, les liens et les tendances sont analysés à la fois au sein de votre entreprise et en comparaison (benchmarking) avec le secteur de l’hôtellerie. De cette façon, vous pouvez prendre des décisions fondées et éclairées pour votre entreprise hôtelière à un rythme accéléré.

• augmenter les marges
• améliorer les relations clients
• réduire les risques
• planifier les employés plus efficacement et intelligemment
• optimiser l’upselling

Données > Passées > Informations > Connaissances > Sagesse > Futur

Avec les connaissances acquises à l’esprit, il est temps de passer à l’étape finale.

La cerise sur le gâteau, bien sûr, c’est l’avenir. Que nous attendons-nous à y voir se produire ? Où se trouvent d’autres opportunités d’étendre, d’élargir et/ou d’approfondir votre activité ? Les tendances établies se poursuivront-elles ? Comment pouvons-nous le mieux inverser un indicateur négatif de manière structurée ? Comment construire une marge salariale future basée sur la sagesse acquise ?

Ainsi, en plus d’utiliser le bon sens si important, nous passons de l’analyse réactive à l’analyse prédictive. Juste un peu plus loin pour que vous, en tant qu’entrepreneur hôtelier, ayez une longueur d’avance sur vos concurrents. Vous pouvez perfectionner votre entreprise tant en interne qu’en externe et maximiser vos profits de manière éclairée.

Gérer un établissement dans l’horeca signifie faire face à une certitude : les choses se passent rarement comme prévu.

Une semaine, votre terrasse est comble, la suivante, la météo change, les réservations se déplacent ou un événement inattendu remplit soudainement la salle. Les clients sont imprévisibles. L’activité est imprévisible. Votre planification ne doit pas l’être.

Flexibilité AAPI

C’est là qu’intervient la planification intelligente.

AAPI vous aide à planifier de la manière la plus efficace et la plus flexible possible. Le module de planification et de paie AAPI vous donne des conseils utiles et des notifications intelligentes exactement quand vous en avez besoin. Considérez cela comme une paire d’yeux supplémentaire qui surveille votre travail pendant que vous établissez votre planning.

Nos capteurs intelligents vous aident à repérer les opportunités, à éviter les coûts inutiles et à comprendre l’impact social et juridique de vos décisions de planification. Moins d’incertitude. Plus de contrôle.

Et peut-être même un peu plus de sommeil la nuit.

Bien entendu, la flexibilité a ses limites. Vos employés doivent également savoir quand ils sont attendus au travail. En règle générale, les horaires variables doivent donc être annoncés à l’avance.

Besoin de renfort ? Les heures supplémentaires, les flexi-jobs, les étudiants et les travailleurs intérimaires peuvent donner à votre planification l’oxygène dont elle a tant besoin. Modifier les horaires en cours de semaine ou supprimer des heures à la dernière minute est plus complexe et nécessite souvent l’accord de vos employés.

Le meilleur outil de planification reste donc associé à quelque chose de très traditionnel : une bonne discussion avec votre équipe.

Parce que la flexibilité fonctionne dans les deux sens.

Grande flexibilité

L’horeca présente un avantage intéressant par rapport à de nombreux autres secteurs : le système communément appelé « grande flexibilité ».

Au lieu que les employés effectuent exactement le même nombre d’heures contractuelles chaque semaine, leur temps de travail peut être calculé en moyenne sur une période de référence plus longue.

Imaginez une semaine plus calme où l’un de vos employés à temps plein travaille 30 heures au lieu de 38. Ces heures restantes peuvent potentiellement être effectuées plus tard, lorsque l’activité bat son plein et que vous avez réellement besoin d’une capacité supplémentaire.

Cela vous donne beaucoup plus de marge de manœuvre pour adapter les niveaux d’effectifs à la réalité, au lieu d’essayer de prédire exactement la charge de travail de chaque semaine individuelle.

Il y a une condition importante : à la fin de la période de référence, les employés doivent toujours avoir effectué leur moyenne d’heures contractuelles.

Pour bénéficier de cette flexibilité, votre règlement de travail doit également inclure les dispositions et les horaires de travail appropriés.

En d’autres termes : la flexibilité est fantastique, à condition que la paperasse soit aussi bien organisée que la planification.

Heures supplémentaires nettes

Les heures supplémentaires nettes peuvent être un autre outil puissant dans votre mix de personnel.

L’un de ses plus grands avantages est que ces heures supplémentaires peuvent être effectuées par les personnes qui connaissent déjà votre entreprise, vos clients et votre façon de travailler.

C’est important.

Lorsque votre restaurant se remplit soudainement, le fait qu’un membre expérimenté de l’équipe intervienne peut être bien plus précieux que le simple ajout d’une paire de mains supplémentaire.

Selon les conditions applicables, les heures supplémentaires nettes peuvent également être financièrement attractives tant pour l’employeur que pour l’employé.

Et ne pensez pas automatiquement uniquement à vos employés à temps plein traditionnels. Dans certaines situations, les flexi-jobbers ou les étudiants peuvent également être éligibles lorsque les conditions nécessaires sont remplies.

La leçon ?

Avant d’ajouter une personne supplémentaire au planning, examinez les différentes options de dotation en personnel qui s’offrent à vous. L’heure la moins chère n’est pas toujours l’heure la plus intelligente — et l’heure la plus intelligente n’est pas toujours la plus évidente.

Temps partiels

Les employés à temps partiel sont extrêmement précieux pour de nombreuses entreprises de l’horeca, mais du point de vue de la planification pure et des coûts, ils nécessitent une attention particulière.

Les possibilités d’heures complémentaires sont plus limitées qu’avec certains autres types de contrats.

Les employés à temps partiel peuvent effectuer des heures complémentaires en plus de leur horaire normal dans le respect des règles applicables. Si cela se produit fréquemment, cela peut toutefois avoir des conséquences sur leur temps de travail contractuel.

C’est là qu’un ajustement temporaire du contrat peut parfois constituer une meilleure solution.

Par exemple, vous pouvez augmenter temporairement les heures contractuelles d’un employé pour une semaine ou un mois lorsque vous savez que vous aurez besoin d’une capacité supplémentaire.

Cela vous donne de la flexibilité tout en maintenant la clarté de l’accord entre l’employeur et l’employé.

Planifiez intelligemment, pas seulement au complet

Une bonne planification ne consiste pas à mettre autant de noms que possible dans de petites cases sur un calendrier.

Il s’agit de trouver la bonne combinaison de personnes, de contrats, d’heures de travail, de flexibilité et de coût de la main-d’œuvre pour chaque moment.

C’est exactement ce que AAPI vous aide à faire.

Établissez votre planning. Laissez AAPI surveiller les règles, les opportunités et les conséquences.

Concentrez-vous sur vos clients.

Nous vous aiderons à rentabiliser votre planification.

La collaboration avec l’expert en IA Dataroots et la plateforme de visualisation cumul.io se traduit par des analyses de données facilement digestibles, des capteurs intelligents en temps réel et une efficacité accrue.

La collaboration d’AAPI avec Dataroots et cumul.io met l’eau à la bouche des entrepreneurs belges de l’Horeca

Pour convertir l’immense quantité de données commerciales, souvent difficiles à exploiter pour les gérants d’hôtels, de restaurants et de cafés, en informations précieuses, la start-up technologique anversoise AAPI s’associe à l’expert en IA louvaniste Dataroots et à la plateforme de visualisation cumul.io. Avec cette collaboration numérique 3.0, ils s’engagent pleinement dans l’intelligence artificielle, le tableau de bord et le benchmarking.

Le secteur de l’Horeca, ils le connaissent sur le bout des doigts chez AAPI. En fait, c’est là qu’ils se trouvent…

AAPI est un outil de planification tout-en-un spécifique au secteur de l’Horeca, doté d’une pointeuse numérique et d’une gestion Dimona entièrement automatique. AAPI automatise et numérise non seulement la planification et le traitement de la paie de l’entrepreneur de la restauration, mais automatise également la paie dans le back-office de tous les secrétariats sociaux belges. Cela évite non seulement à l’entrepreneur de l’Horeca, mais aussi au prestataire de services/secrétariat social, de nombreux tracas administratifs et des coûts de personnel, ou comme on dit chez AAPI « No More Monkey Business ». Et tout cela basé sur l’APP AAPI, présente par défaut dans la poche de l’entrepreneur Horeca 2.0.

Planification pilotée par l’IA

Dans une deuxième phase, Dataroots et AAPI se penchent sur l’intelligence artificielle pour soutenir activement les exploitants de l’Horeca dans la planification de leur main-d’œuvre à l’aide de recommandations et de prédictions personnalisées, ou analyses prédictives. « Déjà après seulement trois mois d’analyse, une entreprise Horeca peut devenir plus rentable. Avec l’IA, nous sommes parfaitement capables de suggérer une planification optimale du personnel après quelques mois qui tient compte de nombreuses facettes, telles que les disponibilités, les coûts salariaux, la valeur ajoutée basée sur les compétences et l’expérience, les classifications de postes et les types de Dimona », déclare Bart Smeets, cofondateur de Dataroots.

Experts de haut niveau

Tom De Pauw se tourne déjà avec enthousiasme vers l’avenir et est plus que satisfait de sa coopération avec Dataroots : « Dataroots emploie des experts de haut niveau absolu. Ils communiquent clairement, travaillent de manière structurée et réfléchissent activement avec nous à nos ambitions. Nous sommes convaincus que cette coopération nous permettra de nous distinguer rapidement dans le secteur de l’Horeca. Avec la puissance de l’IA, nous apportons un vent de fraîcheur qui offre des perspectives en termes de chiffre d’affaires et d’efficacité dans un secteur sous pression. »

AAPI est unique & phygital : première et seule application numérique avec des Customer Coaches physiques en attente

Tom De Pauw (directeur AAPI) : « AAPI est plus qu’une simple application SAAS Horeca (APP & Web), AAPI est une application Horeca intelligente avec une concentration extrême et un service client personnalisé. Cela rend AAPI unique par rapport aux autres outils de planification. Les Customer Coaches d’AAPI sont tous des experts juridiques sociaux avec plus de 10 ans d’expérience dans le monde de la paie et de l’Horeca à leur actif. D’une part, nous aidons les secrétariats sociaux et leurs consultants en paie à porter un regard différent et innovant sur le client/entrepreneur Horeca, basé sur des analyses de données, des recommandations personnalisées et de nombreux capteurs juridiques sociaux intelligents en temps réel générés à partir de la planification. D’autre part, AAPI s’adresse à l’entrepreneur Horeca et fournit de nombreux conseils utiles pour augmenter ses rendements nets via AAPI. Tous les prestataires de services en Belgique vont devoir apprendre que les entrepreneurs de l’Horeca ont aussi des questions en semaine après 15h30, ou le week-end. Les Customer Coaches d’AAPI sont joignables 7j/7 entre 8h et 22h. »

Data Done Right

Pour booster davantage ses fonctionnalités de ciblage uniques, la start-up phygitale AAPI regarde désormais encore plus loin, spécifiquement vers le potentiel des données dont disposent les exploitants mais qu’ils n’exploitent pas encore. « Les exploitants de l’Horeca sont assis sur une montagne de données numériques concernant le personnel, les coûts salariaux, le chiffre d’affaires et les marges, mais les informations que ces données ont à offrir ne voient que rarement le jour », explique Tom De Pauw, directeur commercial d’AAPI. « Même pour ceux qui cherchent spécifiquement, il faut creuser longtemps pour trouver les bons chiffres. Cela reste un défi de transmettre ces données et ces informations à l’exploitant de l’Horeca de manière facilement digestible. »

Analyse de données & benchmarking

Pour changer cela, AAPI compte sur la puissance de l’intelligence artificielle et l’expertise de l’expert en IA louvaniste Dataroots ainsi que sur le savoir-faire de la plateforme de visualisation cumul.io. Dans un premier temps, ils ont élaboré ensemble une stratégie visant à utiliser l’IA et l’analyse de données pour présenter rapidement et clairement des informations précieuses aux exploitants de l’Horeca. Un entrepôt de données a été développé, où toutes les données RH et de paie ont été collectées puis liées à un tableau de bord convivial et clair.

Le benchmarking a également été abordé. Les exploitants individuels peuvent ainsi tester leurs chiffres et leurs performances par rapport à ceux des autres utilisateurs d’AAPI. Tom De Pauw : « Cela donne à nos utilisateurs une image de leurs pairs. Pourquoi l’entreprise Horeca A a-t-elle le même chiffre d’affaires que l’entreprise B, mais fait-elle face à 15 % de frais de personnel en plus ? Pourquoi le salaire net du personnel de l’entreprise C représente-t-il 40 % du coût salarial total, alors que dans l’entreprise D, il n’est que de 30 % ? Grâce à l’IA, nous pourrons répondre plus facilement à ces questions, ce qui permettra à nos utilisateurs d’optimiser encore davantage. »

Planification pilotée par l’IA

Dans une deuxième phase, Dataroots and AAPI se penchent sur l’intelligence artificielle pour soutenir activement les exploitants de l’Horeca dans la planification de leur main-d’œuvre à l’aide de recommandations et de prédictions personnalisées, ou analyses prédictives. « Déjà après seulement trois mois d’analyse, une entreprise Horeca peut devenir plus rentable. Avec l’IA, nous sommes parfaitement capables de suggérer une planification optimale du personnel après quelques mois qui tient compte de nombreuses facettes, telles que les disponibilités, les coûts salariaux, la valeur ajoutée basée sur les compétences et l’expérience, les classifications de postes et les types de DIMONA », déclare Bart Smeets, cofondateur de Dataroots.

Expertise de haut niveau

La coopération avec Dataroots offre de nouvelles perspectives pour un secteur sous pression. Tom De Pauw se tourne déjà avec enthousiasme vers l’avenir et est plus qu’enthousiaste quant à la coopération avec Dataroots : « Dataroots emploie des experts de haut niveau absolu. Ils communiquent clairement, travaillent de manière structurée et réfléchissent activement avec nous à nos ambitions. Nous sommes convaincus que cette coopération nous permettra de nous distinguer rapidement dans le secteur de l’Horeca. Avec la puissance de l’IA, nous apportons un vent de fraîcheur qui offre des perspectives en termes de chiffre d’affaires et d’efficacité dans un secteur sous pression. »

Charlene De Buysere est toujours à la recherche du « juste équilibre ».

À la fois pour le point idéal de chaque tasse de café, et pour le juste équilibre de ses activités de conseil et de ses opérations quotidiennes.

Pour le point idéal des opérations de son entreprise hôtelière, Charlene fait confiance à AAPI.

AAPI m’apporte des connaissances. Et la connaissance s’avère être un pouvoir, car depuis AAPI, déclarer mes salaires ne me prend toujours que 15 minutes, et mes rendements ont augmenté de 5 %. Tout est parfaitement sous contrôle, ce qui me permet de me consacrer à d’autres questions essentielles.

Charlene De Buysere – WAY Specialty Coffee Roasters

Les 3 applications AAPI (AAPI APP, AAPI TIME & AAPI ME) sont comme un shot de caféine quotidien, elles vous maintiennent éveillé, alerte et donnent un énorme coup de pouce 🚀 au fonctionnement de votre entreprise hôtelière.

✔️ planification flexible des effectifs

✔️ tableaux de bord et analyses pour une efficacité optimale

✔️ enregistrement et interprétation précis du temps à chaque instant de la journée

✔️ dimonas & contrats automatiques

✔️ gestion complète du personnel en quelques clics

✔️ traitement optimisé et automatisé de la paie

✔️ notifications intelligentes socio-juridiques

✔️ rapports clairs

✔️ interfaçage avec GKS, l’outil F&B Growzer, l’outil comptable YUKI, divers moteurs de paie,…

⏳ Gagnez du temps – 📈Augmentez votre efficacité et vos profits – ⚡️En temps réel

Le secteur de l’hôtellerie, chez AAPI, nous le connaissons sur le bout des doigts. En fait, c’est là que📱nous sommes…

Aimez à nouveau votre vie dans l’horeca : moins d’administration, plus d’hospitalité avec AAPI

Travailler dans l’hospitalité ressemble un peu à une relation amoureuse.

Il y a les moments que vous adorez absolument : une terrasse comble par un après-midi ensoleillé, un restaurant bourdonnant de clients heureux, un hôtel qui tourne comme une horloge ou une équipe qui parvient, on ne sait comment, à assurer un service effréné le vendredi soir.

Et puis il y a… les autres moments.

Quelqu’un appelle pour maladie deux heures avant son service. Un étudiant n’est soudainement plus disponible. Le planning change pour la quatrième fois aujourd’hui. Quelqu’un a oublié de pointer. La période de paie approche. Et quelque part, cachée dans un fichier Excel, une conversation WhatsApp ou une pile de paperasse, se trouve l’information dont vous avez un besoin urgent.

Ressentez-vous toujours le #horeca LOVE ?

L’hospitalité devrait être une question de personnes, pas de paperasse

Personne ne lance une entreprise dans l’hospitalité par passion pour l’administration.

Les entrepreneurs de l’horeca veulent créer des expériences, accueillir des clients, constituer des équipes formidables et gérer une entreprise rentable. Mais la gestion d’une main-d’œuvre flexible peut rapidement devenir une activité à part entière.

Employés permanents, flexi-jobbers, étudiants, personnel intérimaire, disponibilités changeantes, contrats différents, absences de dernière minute et fluctuation de la demande des clients : tout cela doit s’intégrer dans un seul puzzle opérationnel.

C’est précisément là qu’AAPI intervient.

AAPI regroupe la gestion du personnel, la planification des horaires, le suivi du temps, la gestion des contrats, la paie et les rapports au sein d’un seul environnement numérique.

Moins de passages d’un système à l’autre.
Moins d’administration manuelle.
Moins de complications inutiles.

Et beaucoup plus de temps pour l’horeca.

Un planning qui évolue aussi vite que votre entreprise

Dans l’hospitalité, l’emploi du temps parfait d’hier peut être complètement obsolète dès cet après-midi.

Une bonne planification des horaires doit donc être flexible.

Avec AAPI, les managers peuvent créer et ajuster les horaires numériquement, réagir aux changements de disponibilité et gérer les remplacements de dernière minute sans avoir à reconstruire tout un tableur de planification.

Les employés peuvent accéder à leurs horaires numériquement, tandis que les managers gardent une vue d’ensemble sur qui travaille, quand, et ce que ces services impliquent pour l’exploitation.

Parce qu’un planning ne devrait pas être quelque chose que l’on crée une seule fois.

Il devrait être un outil qui travaille avec vous.

Des heures de travail au suivi précis du temps

Planifier un service est une chose. Savoir exactement combien d’heures ont été réellement travaillées en est une autre.

Le suivi du temps numérique d’AAPI aide les entreprises à enregistrer les heures de travail avec précision en permettant aux employés de pointer à l’arrivée et au départ.

Cela crée une plus grande transparence pour les employés et donne aux employeurs une base fiable pour l’administration et la paie.

Particulièrement dans l’horeca, où les heures de travail peuvent changer rapidement et où les services ne se terminent pas toujours exactement comme prévu, un enregistrement précis du temps peut faire une différence significative.

Plus de discussions basées sur différentes versions de la vérité.

Juste de meilleures données.

Donnez à votre équipe les informations dont elle a besoin

La gestion du personnel ne se limite pas à la création d’horaires.

C’est aussi une question de communication.

Les employés veulent savoir quand ils travaillent. Ils ont besoin d’accéder à leurs contrats, fiches de paie et autres documents pertinents. Les managers veulent communiquer les changements rapidement sans avoir à envoyer la même information via cinq canaux différents.

Avec l’application AAPI pour les employés, ces informations sont regroupées numériquement.

Cela signifie moins de messages demandant :

« À quelle heure je commence demain ? »

« Où puis-je trouver mon contrat ? »

« Est-ce que le planning a changé ? »

« Quelqu’un peut-il m’envoyer ma fiche de paie ? »

Vos employés gagnent en autonomie. Vos managers subissent moins d’interruptions.

C’est une relation dans laquelle il vaut la peine d’investir.

Planification et paie : mieux ensemble

Il existe une autre relation dans l’hospitalité qui mérite un peu d’attention :

la planification et la paie.

Lorsque ces processus fonctionnent séparément, l’administration commence à se multiplier. Les informations doivent être copiées, vérifiées, corrigées et transférées d’un système à l’autre.

AAPI connecte la planification de la main-d’œuvre aux processus qui en découlent, aidant les entreprises à réduire le travail manuel répétitif et à simplifier l’administration de la paie.

Le résultat n’est pas simplement une numérisation pour le plaisir de numériser.

Il s’agit de créer un flux opérationnel plus fluide, du moment où un employé est programmé jusqu’au traitement de ses heures travaillées.

Sachez ce qui se passe au moment où cela se passe

Gérer une entreprise horeca uniquement à l’instinct devient de plus en plus difficile à mesure que les équipes et les opérations s’agrandissent.

Les managers ont besoin de visibilité.

Combien de personnes sont prévues ?
Quels sont les coûts de main-d’œuvre ?
Où des ajustements sont-ils nécessaires ?
Les heures de travail réelles correspondent-elles au planning ?

Les tableaux de bord et les rapports d’AAPI regroupent les informations sur la main-d’œuvre afin que les managers puissent prendre des décisions basées sur ce qui se passe réellement dans leur entreprise.

Pas trois mois plus tard.

Maintenant.

Et cela compte dans un secteur où les marges peuvent disparaître étonnamment vite.

Retombez amoureux de l’horeca

La technologie ne devrait jamais enlever l’hospitalité de l’hospitalité.

Bien au contraire.

La meilleure technologie élimine les tâches répétitives entourant votre activité, afin que vous et votre équipe puissiez passer plus de temps sur ce pour quoi les humains sont réellement doués : accueillir les gens, résoudre les problèmes, créer des expériences et donner envie aux clients de revenir.

C’est l’idée derrière la #horeca LOVE life d’AAPI.

Parce que votre relation avec l’horeca peut parfois être compliquée.

Mais votre planification du personnel n’a pas à l’être.

Moins de stress lié au planning. Moins d’administration. Une meilleure gestion du personnel. Plus de temps pour vos clients.

Cela ressemble à une très belle rencontre.

Prêt à franchir le pas ?

Découvrez comment AAPI peut simplifier votre planification du personnel, votre suivi du temps et vos processus de paie, et donner à votre équipe plus de temps pour se concentrer sur l’hospitalité.

AAPI – No More Monkey Business.