FAQ - Planning

AAPI est une solution numérique de planification des effectifs et de suivi du temps conçue pour faciliter la gestion quotidienne du personnel.

Les managers peuvent utiliser AAPI pour créer des horaires, gérer les services et surveiller leurs effectifs depuis la plateforme web ou l’application mobile. Les employés peuvent accéder à leurs horaires via AAPI ME et rester informés en cas de modification du planning.

Au lieu de maintenir des fichiers Excel, des messages et des processus administratifs séparés, le planning devient le point de départ de plusieurs processus RH connectés.

AAPI prend en charge les horaires fixes et variables, ce qui rend la solution de planning adaptée aussi bien aux organisations où les heures de travail restent stables qu’aux entreprises dont les besoins en personnel changent fréquemment.

AAPI est conçu pour rendre la planification des employés aussi simple que possible. L’environnement de planning permet aux managers de créer des horaires à l’aide d’une approche intuitive par glisser-déposer et de sélectionner les employés en fonction de leurs disponibilités.

Un processus de planning typique se présente comme suit :

1. Commencez par vos besoins en personnel. Déterminez quels services, heures de travail, départements ou lieux doivent être couverts.
2. Créez les services ou les horaires de travail requis. Pour un planning récurrent, AAPI peut utiliser des horaires de travail pour planifier les employés sur des jours fixes ou sur une période plus longue.
3. Sélectionnez les employés appropriés. Utilisez la disponibilité des employés pour identifier qui peut travailler pendant la période requise.
4. Créez, invitez ou publiez vos services. Les employés peuvent recevoir leur planning par voie numérique, ce qui réduit le besoin de messages ou de feuilles de calcul séparés.
5. Gérez les changements depuis le même environnement de planning. Adaptez les heures, comblez les services vacants, remplacez les employés absents ou effectuez des changements de dernière minute si nécessaire.
6. Laissez les processus connectés suivre le planning. Selon l’employé et la configuration, AAPI connecte le planning à des processus incluant la Dimona, les contrats, l’enregistrement du temps et la paie.

Cela crée un flux de travail unique, de la planification du service au traitement des heures travaillées.

Tous les employés n’ont pas besoin d’être planifiés manuellement chaque semaine.

Pour les employés qui travaillent régulièrement les mêmes jours, AAPI permet aux managers d’utiliser des horaires de travail. Les employés peuvent être planifiés automatiquement à l’aide d’horaires fixes ou planifiés sur des jours récurrents spécifiques sur une période plus longue.

Ceci est particulièrement utile lorsqu’une partie de votre effectif suit un modèle de travail prévisible.

Au lieu de reconstruire le même planning chaque semaine, l’horaire de travail existant devient la base de la planification future.

Un bon planning du personnel commence par savoir qui est disponible.

AAPI intègre la disponibilité des employés au processus de planning. Les employés peuvent utiliser AAPI ME pour partager leurs disponibilités et consulter les informations de planning pertinentes.

Les managers peuvent ensuite tenir compte de la disponibilité des employés lors de l’élaboration du planning.

Ceci est particulièrement utile pour les organisations travaillant avec des équipes flexibles, des étudiants, des travailleurs en flexi-job ou d’autres employés dont la disponibilité peut changer d’une semaine à l’autre.

En regroupant disponibilité et planning, les managers ont une vision plus claire des employés pouvant couvrir un service particulier.

AAPI combine le planning avec la communication aux employés afin que les managers puissent réagir rapidement lorsque les besoins opérationnels changent.

Vous pouvez ajuster les horaires, combler les lacunes et communiquer les changements depuis l’environnement de planning. Grâce à WHATSAAPI, les entreprises peuvent communiquer des informations relatives au planning avec les employés sans dépendre de multiples groupes de messagerie externes.

AAPI peut également prendre en compte la disponibilité, les coûts salariaux et l’efficacité pour aider les managers à identifier les candidats possibles pour un service.

L’application mobile AAPI offre une vue d’ensemble du planning quotidien, permettant aux managers d’effectuer des changements d’horaires depuis leur smartphone lorsqu’ils ne sont pas devant leur ordinateur.

Un planning important nécessite souvent la même action pour plusieurs employés ou services.

La fonctionnalité Multiselect d’AAPI permet aux managers de traiter plusieurs éléments de planning à la fois.

Vous pouvez utiliser Multiselect pour effectuer des actions telles que la gestion de plusieurs éléments de planning, l’invitation de plusieurs employés, la réutilisation d’un calendrier pour une autre période, la création d’absences prolongées ou l’envoi de demandes de changement de service.

Au lieu de répéter la même opération employé par employé, plusieurs éléments peuvent être traités ensemble.

Pour les entreprises gérant des équipes plus importantes ou des services multiples, cela peut simplifier considérablement la gestion quotidienne des horaires.

Au sein d’AAPI, le planning du personnel est connecté au traitement de la Dimona.

Les déclarations Dimona peuvent être automatiquement ajustées en fonction des horaires ou des absences des employés. Cela signifie que lorsque les informations de planning pertinentes changent, le processus administratif connecté peut suivre le planning mis à jour.

AAPI traite donc le planning comme plus qu’un simple calendrier visuel. L’horaire devient une source opérationnelle pour l’administration RH connectée.

Cette connexion est particulièrement précieuse dans les environnements avec des employés flexibles, des ajustements d’horaires fréquents et une gestion de l’emploi basée sur la journée.

Le planning ne s’arrête pas au début du service.

AAPI connecte la gestion des horaires avec les processus d’enregistrement du temps et de paie. Les employés peuvent pointer à l’arrivée et au départ à l’aide d’AAPI TIME, tandis que les heures de travail planifiées et enregistrées peuvent alimenter le flux de travail plus large de la paie.

AAPI se connecte également aux secrétariats sociaux.

Cela crée un processus continu :

planning → heures de travail → enregistrement du temps → paie

Les managers n’ont plus besoin de traiter le planning et la paie comme des processus complètement séparés.

AAPI inclut des notifications intelligentes pour aider les managers à identifier les problèmes tout en travaillant sur leur planning.

Par exemple, AAPI peut fournir des notifications relatives aux contrats, au traitement de la Dimona et aux pauses obligatoires.

L’objectif est de faire remonter les informations pertinentes au moment où le manager crée ou gère le planning, au lieu de découvrir les problèmes après coup.

Cela fait de l’environnement de planning non seulement un calendrier, mais aussi un outil de suivi des processus administratifs entourant un service.

Oui.

Les employés peuvent accéder à leurs horaires via l’application pour employés AAPI ME. L’application regroupe les informations de planning avec d’autres informations relatives aux employés telles que les disponibilités, les changements de service, les contrats et les fiches de paie.

Donner aux employés un accès direct à leur planning actuel réduit le besoin de distribuer manuellement les horaires mis à jour.

Lorsque quelque chose change, la communication numérique et les notifications aident à tenir les employés informés.

Oui.

AAPI propose une application pour employeurs parallèlement à sa plateforme web.

L’application mobile permet d’accéder au planning quotidien et permet aux managers de gérer les actions de planning importantes lorsqu’ils ne sont pas à leur bureau.

Ceci est particulièrement utile dans l’hôtellerie, le commerce de détail, la restauration, l’événementiel et d’autres environnements opérationnels où les managers ne travaillent pas en continu derrière un ordinateur.

Une feuille de calcul peut afficher qui est censé travailler, mais AAPI connecte le planning aux processus entourant cet employé.

AAPI combine le planning avec la disponibilité des employés, les absences, les changements de service, les contrats, la Dimona, la communication, l’enregistrement du temps, la paie et les rapports.

Cela signifie que modifier un planning n’est plus un changement isolé dans une feuille de calcul.

Le planning devient partie intégrante d’un processus connecté de gestion des effectifs.

AAPI a été créé autour des besoins des organisations où le planning du personnel peut être complexe et où les exigences opérationnelles changent fréquemment.

Aujourd’hui, AAPI fournit des solutions de planning et de suivi du temps pour différents secteurs, notamment les hôtels, les restaurants, la restauration rapide, les cafés et bars, l’événementiel et le catering, les entreprises de titres-services et d’autres organisations gérant des effectifs dynamiques en Belgique.

Les organisations ayant des horaires majoritairement fixes tout comme les entreprises utilisant des horaires variables ou flexibles peuvent gérer leur planning via la plateforme.

AAPI rassemble plusieurs parties de la gestion des effectifs dans le même flux de travail de planning : horaires de travail fixes et variables, disponibilité des employés, gestion des services, remplacement des absences, planning mobile, communication aux employés, traitement de la Dimona, enregistrement du temps et paie.

L’idée centrale est simple :

Créez le planning une seule fois et utilisez cette planification tout au long de votre processus de gestion des effectifs.

Cela réduit les tâches administratives répétitives et offre aux managers et aux employés une source partagée unique pour leurs horaires de travail.

Un logiciel de planning du personnel aide les entreprises à organiser les périodes de travail des employés et à déterminer quels employés couvrent des services spécifiques. AAPI étend ce processus en connectant les horaires du personnel aux disponibilités, aux absences, aux contrats, au suivi du temps, à la Dimona et à la paie.

Oui. AAPI est conçu pour les équipes travaillant avec des horaires fixes et variables. Des horaires de travail récurrents peuvent être utilisés pour des modèles de travail prévisibles, tandis que des services flexibles peuvent être créés et ajustés en fonction des besoins opérationnels.

Oui. La disponibilité des employés peut être partagée via AAPI ME et utilisée dans le cadre du processus de planification.

AAPI aide les managers à ajuster le planning et à identifier des remplaçants potentiels. Pour les demandes d’absence, le système peut suggérer des employés ayant la même fonction afin que le service vacant puisse être pourvu rapidement.

Oui. AAPI permet d’ajuster les plannings et les services lorsque les circonstances changent. Les managers peuvent également effectuer des modifications quotidiennes du planning via l’application mobile.

Oui. AAPI connecte les horaires du personnel au traitement de la Dimona. Les déclarations Dimona peuvent être ajustées en fonction des horaires ou des absences des employés.

Oui. AAPI connecte les flux de travail de planning, d’enregistrement du temps et de paie, et s’intègre aux secrétariats sociaux.

Oui. Les employés peuvent accéder à leurs horaires via l’application smartphone AAPI ME, ainsi qu’à des informations telles que les disponibilités, les changements de service, les contrats et les fiches de paie.