FAQ - Logiciel de suivi du temps des employés Belgique | AAPI TIME

AAPI TIME est une pointeuse numérique conçue pour enregistrer et interpréter les heures de travail des employés.

Les employés utilisent le système pour enregistrer les moments importants de leur journée de travail, notamment :

• le début du travail
• la fin du travail
• le début d’une pause
• le retour d’une pause

AAPI compare ensuite ces enregistrements avec les heures de travail planifiées et contractuelles de l’employé.

Cela donne aux employeurs une vision plus claire des heures prévues par rapport aux heures réellement travaillées.

Le processus de base est simple :

1. Planifier l’employé. Les heures de travail prévues sont définies via AAPI Planning.
2. L’employé pointe son arrivée. L’heure de début réelle est enregistrée.
3. Les pauses sont enregistrées. Les employés pointent leur départ et leur retour si nécessaire.
4. L’employé pointe son départ. L’heure de fin réelle est enregistrée.
5. AAPI interprète les heures. Le temps enregistré est comparé au planning et aux heures contractuelles.
6. Les différences peuvent être traitées. Les managers peuvent examiner les écarts avant la paie.
7. Les heures approuvées sont intégrées à la paie.

Cela élimine une grande partie du travail manuel normalement requis pour transformer les heures de travail en informations de paie.

AAPI TIME fait plus qu’enregistrer une arrivée et un départ.

Les heures enregistrées sont interprétées par rapport au planning et au contrat de l’employé.

Cela permet d’identifier les situations où :

• un employé commence plus tôt
• un employé termine plus tard
• les heures réelles diffèrent du planning
• des heures supplémentaires ont pu être effectuées
• les heures enregistrées doivent être examinées

AAPI connecte donc ce qui était prévu avec ce qui s’est réellement passé.

Parfois, le planning, les informations contractuelles et l’enregistrement du temps ne correspondent pas.

AAPI permet aux managers de traiter ces différences et de déterminer quelles heures doivent être utilisées.

Selon la situation, le manager peut travailler avec :

les heures contractuelles ou Dimona → le temps de travail enregistré → les heures ajustées manuellement

L’examen régulier de ces différences permet de préparer les informations correctes pour la paie.

Des heures de travail précises sont l’une des bases d’une paie exacte.

AAPI connecte l’enregistrement du temps à son flux de travail de paie plus large.

Au lieu de collecter manuellement les heures sur papier, Excel ou des feuilles de temps séparées, les managers peuvent examiner et approuver le temps de travail déjà enregistré dans AAPI.

Le flux de travail devient :

contrat → planning → pointage → heures approuvées → paie

AAPI PLAY peut ensuite utiliser les heures de travail approuvées pertinentes lors de la préparation des informations de paie pour le secrétariat social.

Oui.

Les employés peuvent enregistrer le début et la fin des pauses via la pointeuse.

Cela donne à AAPI une vision plus précise du temps réellement travaillé pendant le shift, plutôt que de simplement calculer la différence entre l’arrivée et le départ.

Les pauses rémunérées et non rémunérées peuvent également faire partie du contrat plus large et de l’interprétation du temps.

AAPI peut identifier les différences entre les heures de travail planifiées, contractuelles et enregistrées.

Ces différences peuvent ensuite être examinées dans le cadre du flux de travail de performance et de paie.

Cela donne aux managers plus de contrôle sur les heures supplémentaires au lieu de les découvrir seulement au moment de traiter la paie.

AAPI TIME peut être installé sur une tablette ou un smartphone dédié sur le lieu de travail.

Cela signifie que les employés peuvent utiliser un appareil central plutôt que leur téléphone personnel.

AAPI décrit également le système comme supportant l’utilisation mobile, la sécurité par code PIN et la fonctionnalité hors ligne pour les environnements pertinents.

Une pointeuse autonome vous indique quand quelqu’un est arrivé et parti.

Une pointeuse connectée peut vous dire si cela correspond à ce qui était censé se produire.

Parce qu’AAPI combine la Planification et le Suivi du temps, les employeurs peuvent comparer :

les heures planifiées vs les heures contractuelles vs les heures réelles

Cela rend le temps enregistré plus utile pour le contrôle opérationnel et le traitement de la paie.

La distinction est simple :

Planification : Quand l’employé est-il censé travailler ?

Suivi du temps : Quand l’employé a-t-il réellement travaillé ?

La combinaison des deux donne aux managers une vue plus complète de la performance des employés.

Les feuilles de temps manuelles exigent que quelqu’un collecte, vérifie, interprète et ressaisisse les heures de travail.

Avec AAPI TIME, les heures de travail sont enregistrées numériquement et connectées à l’employé, au planning et au flux de travail de paie.

Cela signifie moins d’étapes déconnectées :

pointer → comparer → approuver → paie

au lieu de :

écrire → collecter → calculer → vérifier → ressaisir → paie

Foire aux questions sur le suivi du temps

Le logiciel de suivi du temps des employés enregistre quand les employés commencent et terminent leur travail et aide les employeurs à calculer les heures de travail réelles.

Oui. Les employés peuvent utiliser AAPI TIME pour pointer leur arrivée et leur départ numériquement.

Oui. AAPI interprète le temps enregistré par rapport au planning, aux heures contractuelles et aux écarts.

Oui. Les heures de travail enregistrées et approuvées peuvent faire partie du flux de travail de paie d’AAPI.

Oui. Les managers peuvent examiner les conflits de planification et déterminer si les heures contractuelles/Dimona, l’enregistrement du temps ou les heures ajustées manuellement doivent être utilisées.

Non. AAPI positionne actuellement sa fonctionnalité de suivi du temps dans plusieurs secteurs, notamment l’hôtellerie, le commerce de détail, la restauration et l’événementiel, les hôtels, les industries et les services.

Des heures planifiées aux heures réelles

Un planning vous indique ce qui devrait se passer.

Le suivi du temps vous indique ce qui s’est réellement passé.

Avec AAPI TIME, les heures de travail sont enregistrées, comparées au planning et préparées pour la prochaine étape du processus de gestion du personnel.