FAQ - Logiciel de gestion des contrats de travail Belgique | AAPI

La gestion des contrats dans AAPI est le processus numérique de création et de gestion des contrats de travail dans le cadre de votre gestion globale des effectifs.

Au lieu de traiter le contrat comme un document autonome, AAPI le connecte aux autres informations et processus entourant l’employé.

Ceux-ci incluent :

• informations personnelles de l’employé
• statut d’emploi
• fonction
• dates du contrat
• horaire de travail
• heures contractuelles
• informations salariales
• Dimona
• signatures numériques
• planning
• enregistrement du temps
• paie

Cela fait du contrat de travail une partie intégrante d’un flux de travail RH connecté.

AAPI utilise les informations sur les employés déjà disponibles dans la plateforme comme base pour la création de contrats.

Un processus typique ressemble à ceci :

1. Ajoutez ou sélectionnez l’employé. Partez du dossier de l’employé dans AAPI.
2. Assurez-vous que les informations sur l’employé sont complètes. Les informations personnelles peuvent être saisies numériquement par l’employé via AAPI ME ou récupérées via la fonctionnalité de données d’employé disponible.
3. Sélectionnez le contrat ou le statut d’employé approprié. Choisissez la configuration de contrat qui s’applique à l’employé.
4. Saisissez les informations du contrat. Selon le contrat, cela peut inclure les dates de début et de fin, la fonction, les informations salariales, les heures contractuelles et l’horaire de travail.
5. Enregistrez le contrat. Une fois les informations requises saisies, le contrat est créé.
6. Envoyez le contrat pour signature. Le contrat peut être mis automatiquement à la disposition de l’employé via AAPI ME.
7. Complétez l’administration connectée. Pour les types de contrats où cela s’applique, AAPI connecte la création de contrat avec la Dimona.
8. Utilisez l’employé dans le planning. Une fois que le contrat devient actif, l’employé peut être inclus dans le flux de travail de planning pertinent.

Cela connecte directement la gestion des contrats aux processus qui la précèdent et la suivent.

Un contrat correct commence par des informations d’employé correctes.

AAPI permet aux employés de fournir leurs propres détails personnels via AAPI ME. Les employeurs peuvent également utiliser des méthodes numériques prises en charge pour capturer les informations sur les employés.

Une fois ces informations disponibles, elles peuvent être utilisées lors de la préparation du contrat de travail.

Cela évite de transférer de manière répétée les mêmes informations d’employé entre des documents et des applications distincts.

Le principe est simple :

collecter les informations sur l’employé une seule fois et les utiliser tout au long du flux de travail d’emploi.

Oui.

Les employés peuvent signer leurs contrats et documents numériquement via l’application AAPI ME.

L’employeur télécharge sa signature une seule fois. AAPI peut ensuite utiliser cette signature dans le processus contractuel, tandis que l’employé signe le document concerné via sa propre application.

Cela supprime la séquence traditionnelle :

imprimer → signer → scanner → envoyer par e-mail → stocker

Le document signé reste disponible numériquement à la place.

AAPI stocke les contrats et les documents numériquement.

Cela offre aux gestionnaires un emplacement central pour la documentation des employés au lieu d’avoir des contrats répartis dans des dossiers papier, des pièces jointes d’e-mails ou des dossiers locaux.

Le stockage numérique centralisé facilite également le maintien des informations contractuelles connectées à l’employé auquel elles appartiennent.

Pour les employés, les documents pertinents restent accessibles via l’écosystème AAPI.

La gestion des contrats découle naturellement du Staffing.

Lorsqu’un nouvel employé rejoint l’organisation, AAPI peut l’inviter à fournir ses informations personnelles numériquement via AAPI ME.

Une fois ces informations complétées, l’employeur dispose des informations nécessaires pour poursuivre la configuration du contrat de l’employé.

Le flux de travail devient :

nouvel employé → données de l’employé → statut d’emploi → contrat → signature

Au lieu que l’onboarding et l’administration des contrats se déroulent dans des systèmes séparés, les deux processus sont connectés.

Pour les types de contrats pris en charge, la création de contrat et la Dimona sont étroitement liées dans AAPI.

Lorsqu’un contrat est créé, AAPI peut envoyer automatiquement la déclaration Dimona correspondante.

Pour d’autres types d’emploi, le processus Dimona peut être déclenché par la publication d’un shift.

Cela signifie que les employeurs n’ont pas toujours à traiter le contrat et la Dimona comme deux actions administratives sans lien.

Le flux de travail exact dépend du type de contrat utilisé.

La date de début du contrat détermine le moment où le contrat devient actif.

À partir de la date de début du contrat, l’employé peut être intégré dans le planning concerné.

Cela crée une relation claire entre la Gestion des contrats et le Planning :

La gestion des contrats détermine le cadre de l’emploi. Le planning détermine quand l’employé travaille dans ce cadre.

Cette connexion est importante car l’horaire doit refléter la configuration contractuelle de l’employé.

Selon le type de contrat et le statut de l’employé, AAPI prend en charge des informations incluant :

• date de début
• date de fin
• statut de l’employé
• fonction
• ancienneté
• structure salariale
• salaire horaire ou mensuel le cas échéant
• heures contractuelles
• horaires fixes ou variables
• pauses payées ou non payées

Les champs exacts disponibles dépendent du type de contrat de travail.

Cela permet aux informations contractuelles d’alimenter les processus ultérieurs tels que le planning et la paie.

Oui.

Lorsqu’un contrat utilise un horaire de travail fixe, l’horaire de travail approprié peut être lié au contrat.

Cet horaire de travail détermine les heures contractuelles correspondantes.

La configuration contractuelle peut donc être connectée à la manière dont l’employé sera ensuite planifié.

Oui.

Pour les horaires de travail variables, le contrat peut définir le nombre d’heures contractuelles tandis que l’horaire réel est géré via le Planning.

Cela crée un lien entre le nombre d’heures contractuelles et l’horaire opérationnel hebdomadaire.

AAPI peut donc soutenir les organisations où les temps de travail changent alors que le cadre d’emploi contractuel reste défini.

AAPI prend en charge plusieurs statuts d’employés et de contrats.

La disponibilité exacte dépend de la situation d’emploi concernée et de la commission paritaire applicable, mais la documentation actuelle d’AAPI inclut des flux de travail contractuels pour des employés tels que :

• employés permanents
• flexi-jobbers
• étudiants
• travailleurs occasionnels
• certains statuts d’emploi Article 17
• bénévoles

Différents statuts peuvent nécessiter différents flux de travail pour les contrats et la Dimona.

Le statut approprié doit donc être sélectionné lors de la configuration du contrat de l’employé.

Pour les travailleurs permanents, AAPI prend en charge les contrats à durée déterminée ou indéterminée.

La configuration du contrat peut inclure des informations pertinentes telles que la fonction de l’employé, la période du contrat, le salaire et l’horaire de travail.

Une fois le contrat créé, le processus Dimona associé peut être déclenché et l’employé reçoit le contrat via AAPI ME pour signature numérique.

AAPI contient des flux de travail contractuels spécifiques pour les étudiants.

Selon la configuration, les contrats étudiants peuvent fonctionner sur une période définie ou être liés à l’emploi quotidien et aux shifts.

Pour les contrats étudiants basés sur une période, le contrat court pendant la période appropriée et peut ensuite être renouvelé si nécessaire.

Pour les flux de travail basés sur l’emploi quotidien, la planification et la publication du shift peuvent faire partie du processus de contrat et de Dimona.

C’est un exemple de la façon dont AAPI lie la Gestion des contrats et le Planning au lieu de les traiter comme des activités administratives séparées.

AAPI prend également en charge les flux de travail pour les flexi-jobbers.

Selon la configuration, le cadre contractuel et les déclarations quotidiennes peuvent être gérés via le système.

Les contrats qui doivent se poursuivre peuvent également être renouvelés ou prolongés via la fonctionnalité correspondante.

C’est particulièrement utile pour les entreprises qui travaillent régulièrement avec des arrangements d’emploi flexibles.

Le Contracts Wizard d’AAPI est conçu pour simplifier le renouvellement de plusieurs contrats à durée déterminée.

Au lieu de prolonger les contrats individuellement par des actions manuelles répétitives, le Contracts Wizard peut aider à traiter plusieurs renouvellements plus efficacement.

Le flux de travail documenté peut inclure :

renouvellement de contrat → contrat envoyé à AAPI ME → signature de l’employé → Dimona

C’est particulièrement utile pour les organisations comptant des étudiants, des flexi-jobbers ou d’autres employés dont les contrats doivent être renouvelés régulièrement.

Oui.

Le Contracts Wizard a été créé spécifiquement pour simplifier le renouvellement de plusieurs contrats à durée déterminée.

Cela réduit l’administration RH répétitive lorsque plusieurs employés ont besoin de prolongations de contrat vers la même période.

Les contrats renouvelés peuvent ensuite suivre le flux de signature numérique et de Dimona correspondant.

Les contrats et le temps de travail réel doivent parfois rester alignés.

AAPI contient des fonctionnalités spécifiques pour les situations où les temps de travail des étudiants diffèrent de l’accord initial.

Pour les flux de travail de contrats étudiants pris en charge, AAPI peut générer un accord mis à jour basé sur l’heure de début et de fin réelle.

Le document mis à jour peut ensuite être proposé à l’employé numériquement via AAPI ME pour signature.

Cela connecte les changements opérationnels réels à l’administration contractuelle nécessaire.

AAPI inclut des notifications intelligentes concernant l’administration des contrats.

Par exemple, les employés et les employeurs peuvent être informés lorsqu’un contrat doit encore être signé.

AAPI documente également une fonctionnalité qui peut empêcher un employé de pointer lorsque le contrat signé requis n’est pas disponible, quand cette option est activée.

Cela rapproche la gestion des contrats du Tracking.

Au lieu de découvrir après coup qu’un document requis manquait, le système peut signaler le problème au moment où l’employé commence à travailler.

Un contrat détermine le cadre dans lequel l’employé travaille.

Le planning organise les shifts réels.

Une fois que le contrat concerné devient actif, l’employé peut être planifié selon cette configuration contractuelle.

Pour certains types de contrats, la publication d’un shift déclenche également une administration supplémentaire telle qu’une Dimona quotidienne et le contrat correspondant.

Le flux de travail peut donc devenir :

contrat → planning → shift → administration connectée

Une fois qu’un employé commence à travailler, AAPI TIME enregistre son temps de travail réel.

Dans certains flux de travail, les différences entre les heures de travail prévues et réelles peuvent avoir des conséquences sur la documentation d’emploi associée.

C’est pourquoi AAPI ne traite pas les contrats, les horaires et le suivi du temps comme des processus complètement séparés.

Ils forment des étapes consécutives au sein d’un même flux de travail d’emploi.

Les informations contractuelles fournissent des données importantes pour la paie.

La fonction de l’employé, son statut d’emploi, les informations salariales, les heures contractuelles et l’arrangement de travail font tous partie du processus global de paie.

AAPI lie l’administration des employés, les contrats, le planning et l’enregistrement du temps aux processus de paie et aux secrétariats sociaux.

Le flux de travail complet devient :

staffing → gestion des contrats → planning → tracking → paie

Chaque étape utilise les informations établies plus tôt dans le processus.

L’application employeur d’AAPI permet d’accéder à des fonctionnalités importantes de gestion des effectifs depuis un smartphone.

La propre documentation d’AAPI stipule spécifiquement que les gestionnaires peuvent créer des contrats à partir de l’application employeur.

Les employés utilisent AAPI ME pour recevoir et signer numériquement leurs documents.

Cela signifie que le flux de travail contractuel ne dépend pas entièrement de la présence des deux parties devant un ordinateur.

Un document Word peut créer un contrat.

Mais il ne connecte pas automatiquement ce contrat au reste du flux de travail de l’employé.

Avec des outils séparés, le processus peut devenir :

données de l’employé → Word → PDF → e-mail → signature → scan → stockage → Dimona → planning

Chaque transfert crée une action administrative supplémentaire.

AAPI rapproche ces étapes :

données de l’employé → contrat → signature numérique → Dimona → planning

Le contrat devient une partie du processus de gestion des effectifs plutôt qu’un document autonome.

Les trois processus répondent à trois questions différentes.

Staffing : Qui travaille pour nous ?

Gestion des contrats : Sous quel accord d’emploi travaillent-ils ?

Planning : Quand travaillent-ils ?

AAPI connecte les trois.

Les informations sur les employés collectées lors du Staffing peuvent être utilisées pour créer le contrat. Le contrat actif fournit ensuite le cadre pour le Planning.

Ensemble, ils forment le début du flux global de gestion des effectifs.

AAPI Gestion des contrats est pertinent pour les organisations qui créent, signent, renouvellent ou gèrent régulièrement des contrats d’employés et souhaitent que ces contrats soient connectés à leur administration quotidienne des effectifs.

C’est particulièrement pertinent dans les environnements utilisant différents statuts d’employés ou des effectifs changeant fréquemment, y compris l’hôtellerie, les restaurants, les cafés et bars, les événements et le catering, ainsi que d’autres entreprises opérationnelles soutenues par AAPI.

AAPI intègre la gestion des contrats dans le même environnement que l’employé et le travail qu’il effectue.

Cela signifie que les entreprises peuvent connecter :

données de l’employé → statut d’emploi → contrat → signature → Dimona → planning → tracking → paie

Au lieu de déplacer manuellement les informations entre des systèmes séparés, le contrat fait partie d’un flux de travail numérique unique.

Le principe central est simple :

Créez le contrat une seule fois. Connectez-le à tout ce qui suit.

Oui. AAPI permet aux employeurs de créer des contrats d’employés numériquement en utilisant les informations sur l’employé et l’emploi disponibles dans la plateforme.

Oui. Les contrats peuvent être envoyés aux employés via AAPI ME, où ils peuvent les signer numériquement.

L’employeur peut télécharger sa signature dans AAPI afin qu’elle puisse être utilisée dans le flux de documents numériques.

Pour plusieurs types de contrats pris en charge, la création du contrat déclenche automatiquement la déclaration Dimona correspondante. Pour d’autres flux de travail, tels que certains contrats quotidiens, la Dimona peut être déclenchée par la publication du shift correspondant.

Un employé peut être inclus dans le planning à partir de la date à laquelle le contrat concerné devient actif.

Oui. Les informations contractuelles font partie du flux de travail connecté d’AAPI, de l’administration des employés au planning et à l’enregistrement du temps jusqu’à la paie.

Des données de l’employé au contrat signé. Sans la paperasse.

Les contrats de travail sont essentiels.

La paperasse qui les entoure ne doit pas l’être.

Avec AAPI, les informations sur les employés, la création de contrats, les signatures numériques, la Dimona et le planning font partie d’un processus connecté unique.

Créez le contrat. Envoyez-le numériquement. Faites-le signer. Stockez-le de manière centralisée. Connectez-le aux prochaines étapes de l’employé.