FAQ - Software voor tijdregistratie van medewerkers België | AAPI TIME

AAPI TIME is een digitale prikklok, ontworpen om de werktijden van medewerkers te registreren en te interpreteren.

Medewerkers gebruiken het systeem om belangrijke momenten tijdens hun werkdag te registreren, waaronder:

• beginnen met werken
• einde van het werk
• begin van een pauze
• terugkeer van een pauze

AAPI vergelijkt die registraties vervolgens met de geplande en contractuele werktijden van de medewerker.

Dit geeft werkgevers een duidelijker beeld van geplande uren versus werkelijk gewerkte uren.

Het basisproces is eenvoudig:

1. Plan de medewerker. De verwachte werktijden worden gedefinieerd via AAPI Planning.
2. Medewerker klokt in. De werkelijke starttijd wordt geregistreerd.
3. Pauzes worden geregistreerd. Medewerkers klokken uit en weer in waar nodig.
4. Medewerker klokt uit. De werkelijke eindtijd wordt vastgelegd.
5. AAPI interpreteert de uren. Geregistreerde tijd wordt vergeleken met planning en contractuele uren.
6. Verschillen kunnen worden verwerkt. Managers kunnen afwijkingen beoordelen vóór de salarisadministratie.
7. Goedgekeurde uren worden doorgevoerd in de salarisadministratie.

Dit elimineert veel van het handmatige werk dat normaal nodig is om werktijden om te zetten in salarisinformatie.

AAPI TIME doet meer dan alleen een in- en uitklok registreren.

De geregistreerde uren worden geïnterpreteerd ten opzichte van het rooster en het contract van de medewerker.

Dit maakt het mogelijk om situaties te identificeren waarin:

• een medewerker eerder begint
• een medewerker later eindigt
• werkelijke uren afwijken van het rooster
• overuren zijn gemaakt
• geregistreerde uren moeten worden beoordeeld

AAPI verbindt daarom wat gepland was met wat daadwerkelijk gebeurde.

Soms komen planning, contractuele informatie en tijdregistratie niet overeen.

AAPI stelt managers in staat om deze verschillen te verwerken en te bepalen welke uren moeten worden gebruikt.

Afhankelijk van de situatie kan de manager werken met:

contract- of Dimona-uren → geregistreerde werktijd → handmatig aangepaste uren

Het regelmatig beoordelen van deze verschillen helpt bij het voorbereiden van de juiste informatie voor de salarisadministratie.

Nauwkeurige werktijden zijn een van de fundamenten van een correcte salarisadministratie.

AAPI verbindt tijdregistratie met zijn bredere workflow voor salarisadministratie.

In plaats van handmatig uren te verzamelen van papier, Excel of aparte urenstaten, kunnen managers de reeds in AAPI geregistreerde werktijd beoordelen en goedkeuren.

De workflow wordt:

contract → planning → inklokken → goedgekeurde uren → salarisadministratie

AAPI PLAY kan vervolgens de relevante goedgekeurde werktijden gebruiken bij het voorbereiden van salarisinformatie voor het sociaal secretariaat.

Ja.

Medewerkers kunnen het begin en einde van pauzes registreren via de prikklok.

Dit geeft AAPI een nauwkeuriger beeld van de daadwerkelijk gewerkte tijd tijdens de dienst, in plaats van alleen het verschil tussen aankomst en vertrek te berekenen.

Betaalde en onbetaalde pauzes kunnen ook deel uitmaken van het bredere contract en de tijdinterpretatie.

AAPI kan verschillen identificeren tussen geplande, contractuele en geregistreerde werktijden.

Deze verschillen kunnen vervolgens worden beoordeeld als onderdeel van de prestatie- en salarisadministratie-workflow.

Dit geeft managers meer controle over extra uren, in plaats van deze pas te ontdekken wanneer de salarisadministratie moet worden verwerkt.

AAPI TIME kan worden geïnstalleerd op een aangewezen tablet of smartphone op de werkplek.

Dit betekent dat medewerkers een centraal apparaat kunnen gebruiken in plaats van hun persoonlijke telefoon.

AAPI beschrijft het systeem ook als ondersteunend voor mobiel gebruik, PIN-codebeveiliging en offline functionaliteit voor relevante omgevingen.

Een zelfstandige prikklok vertelt u wanneer iemand arriveerde en vertrok.

Een gekoppelde prikklok kan u vertellen of dat overeenkomt met wat er had moeten gebeuren.

Omdat AAPI Planning en Tijdregistratie combineert, kunnen werkgevers vergelijken:

geplande uren versus contractuele uren versus werkelijke uren

Dat maakt geregistreerde tijd nuttiger voor operationele controle en salarisverwerking.

Het onderscheid is eenvoudig:

Planning: Wanneer hoort de medewerker te werken?

Tijdregistratie: Wanneer heeft de medewerker daadwerkelijk gewerkt?

Het combineren van beide geeft managers een completer beeld van de prestaties van medewerkers.

Handmatige urenstaten vereisen dat iemand werktijden verzamelt, controleert, interpreteert en opnieuw invoert.

Met AAPI TIME worden werktijden digitaal geregistreerd en gekoppeld aan de medewerker, het rooster en de salarisadministratie-workflow.

Dat betekent minder losgekoppelde stappen:

klokken → vergelijken → goedkeuren → salarisadministratie

in plaats van:

schrijven → verzamelen → berekenen → controleren → opnieuw invoeren → salarisadministratie

Veelgestelde vragen over tijdregistratie

Software voor tijdregistratie van medewerkers registreert wanneer medewerkers beginnen en eindigen met werken en helpt werkgevers de werkelijke werktijden te berekenen.

Ja. Medewerkers kunnen AAPI TIME gebruiken om digitaal in en uit te klokken.

Ja. AAPI interpreteert geregistreerde tijd ten opzichte van planning, contractuele uren en afwijkingen.

Ja. Geregistreerde en goedgekeurde werktijden kunnen deel uitmaken van de salarisadministratie-workflow van AAPI.

Ja. Managers kunnen planningsconflicten beoordelen en bepalen of contract-/Dimona-uren, tijdregistratie of handmatig aangepaste uren moeten worden gebruikt.

Nee. AAPI positioneert zijn tijdregistratiefunctie momenteel in meerdere sectoren, waaronder horeca, detailhandel, catering en evenementen, hotels, industrie en diensten.

Van geplande uren naar werkelijke uren

Een rooster vertelt u wat er zou moeten gebeuren.

Tijdregistratie vertelt u wat er werkelijk gebeurde.

Met AAPI TIME worden werktijden geregistreerd, vergeleken met de planning en voorbereid voor de volgende stap in het personeelsproces.