FAQ - Planning

AAPI is een digitale oplossing voor personeelsplanning en tijdregistratie, ontworpen om het dagelijkse personeelsbeheer te vereenvoudigen.

Managers kunnen AAPI gebruiken om roosters te maken, diensten te beheren en hun personeel te monitoren via het webplatform of de mobiele app. Medewerkers hebben toegang tot hun roosters via AAPI ME en blijven op de hoogte wanneer de planning verandert.

In plaats van afzonderlijke Excel-bestanden, berichten en administratieve processen te onderhouden, wordt het rooster het startpunt voor verschillende gekoppelde HR-processen.

AAPI ondersteunt zowel vaste als variabele roosters, waardoor de planningsoplossing geschikt is voor organisaties waar de werktijden stabiel blijven, alsook voor bedrijven waar de personeelsbehoeften frequent veranderen.

AAPI is ontworpen om personeelsplanning zo eenvoudig mogelijk te maken. De planningsomgeving stelt managers in staat om roosters te maken met een intuïtieve drag-and-drop-benadering en medewerkers te selecteren op basis van hun beschikbaarheid.

Een typisch planningsproces ziet er als volgt uit:

1. Begin met uw personeelsbehoeften. Bepaal welke diensten, werktijden, afdelingen of locaties moeten worden ingevuld.
2. Maak de benodigde diensten of werkroosters aan. Voor terugkerende planning kan AAPI werkroosters gebruiken om medewerkers op vaste dagen of over een langere periode in te plannen.
3. Selecteer de juiste medewerkers. Gebruik de beschikbaarheid van medewerkers om te bepalen wie tijdens de vereiste periode kan werken.
4. Maak, nodig uit of publiceer uw diensten. Medewerkers kunnen hun planning digitaal ontvangen, waardoor afzonderlijke berichten of spreadsheets overbodig worden.
5. Beheer wijzigingen vanuit dezelfde planningsomgeving. Pas uren aan, vul openstaande diensten in, vervang afwezige medewerkers of voer last-minute wijzigingen door indien nodig.
6. Laat de gekoppelde processen de planning volgen. Afhankelijk van de medewerker en configuratie koppelt AAPI planning aan processen zoals Dimona, contracten, tijdregistratie en salarisadministratie.

Dit creëert een enkele workflow van het plannen van de dienst tot het verwerken van de gewerkte uren.

Niet elke medewerker hoeft elke week handmatig te worden ingepland.

Voor medewerkers die regelmatig op dezelfde dagen werken, stelt AAPI managers in staat om werkroosters te gebruiken. Medewerkers kunnen automatisch worden ingepland met behulp van vaste roosters of op specifieke terugkerende dagen over een langere periode.

Dit is bijzonder nuttig wanneer een deel van uw personeel een voorspelbaar werkpatroon volgt.

In plaats van elke week hetzelfde rooster opnieuw op te bouwen, wordt het bestaande werkrooster de basis voor toekomstige planning.

Een goede personeelsplanning begint met weten wie beschikbaar is.

AAPI maakt de beschikbaarheid van medewerkers onderdeel van het planningsproces. Medewerkers kunnen AAPI ME gebruiken om hun beschikbaarheid te delen en relevante planningsinformatie te raadplegen.

Managers kunnen vervolgens rekening houden met de beschikbaarheid van medewerkers bij het opstellen van het rooster.

Dit is vooral nuttig voor organisaties die werken met flexibele teams, studenten, flexi-jobbers of andere medewerkers wier beschikbaarheid van week tot week kan veranderen.

Door beschikbaarheid en planning samen te houden, hebben managers een duidelijker beeld van welke medewerkers een bepaalde dienst kunnen invullen.

AAPI combineert planning met medewerkerscommunicatie, zodat managers snel kunnen reageren wanneer operationele vereisten veranderen.

U kunt roosters aanpassen, gaten opvullen en wijzigingen communiceren vanuit de planningsomgeving. Via WHATSAAPI kunnen bedrijven roostergerelateerde informatie communiceren met medewerkers zonder afhankelijk te zijn van meerdere externe berichtengroepen.

AAPI kan ook rekening houden met beschikbaarheid, loonkosten en efficiëntie bij het helpen van managers om mogelijke kandidaten voor een dienst te identificeren.

De mobiele AAPI-app biedt een dagelijks planningsoverzicht, waardoor managers roosterwijzigingen vanaf hun smartphone kunnen doorvoeren wanneer ze niet achter hun computer zitten.

Een groot rooster vereist vaak dezelfde actie voor meerdere medewerkers of diensten.

De Multiselect-functionaliteit van AAPI stelt managers in staat om meerdere planningsitems tegelijk te behandelen.

U kunt Multiselect gebruiken om acties uit te voeren zoals het beheren van meerdere planningsitems, het uitnodigen van verschillende medewerkers, het hergebruiken van een kalender voor een andere periode, het creëren van langere afwezigheden of het versturen van verzoeken voor ploegwissels.

In plaats van dezelfde handeling medewerker voor medewerker te herhalen, kunnen meerdere items tegelijk worden afgehandeld.

Voor bedrijven die grotere teams of meerdere diensten beheren, kan dit het dagelijkse roosterbeheer aanzienlijk vereenvoudigen.

Binnen AAPI is personeelsplanning gekoppeld aan de Dimona-verwerking.

Dimona-aangiften kunnen automatisch worden aangepast op basis van de roosters of afwezigheden van medewerkers. Dit betekent dat wanneer relevante planningsinformatie verandert, het gekoppelde administratieve proces het bijgewerkte rooster kan volgen.

AAPI behandelt planning daarom als meer dan een visuele kalender. Het rooster wordt een operationele bron voor gekoppelde HR-administratie.

Deze koppeling is bijzonder waardevol in omgevingen met flexibele medewerkers, frequente roosterwijzigingen en dagelijkse arbeidsadministratie.

Planning stopt niet wanneer de dienst begint.

AAPI koppelt roosterbeheer aan tijdregistratie- en salarisprocessen. Medewerkers kunnen in- en uitklokken met AAPI TIME, terwijl geplande en geregistreerde werktijden kunnen worden opgenomen in de bredere salarisworkflow.

AAPI koppelt ook met sociale secretariaten.

Dit creëert een continu proces:

planning → werktijden → tijdregistratie → salarisadministratie

Managers hoeven planning en salarisadministratie niet langer als volledig afzonderlijke processen te behandelen.

AAPI bevat slimme meldingen om managers te helpen problemen te identificeren tijdens het werken met hun planning.

AAPI kan bijvoorbeeld meldingen geven met betrekking tot contracten, Dimona-verwerking en verplichte pauzes.

Het doel is om relevante informatie te tonen op het moment dat de manager het rooster maakt of beheert, in plaats van problemen achteraf te ontdekken.

Dit maakt de planningsomgeving niet alleen een kalender, maar ook een hulpmiddel voor het monitoren van de administratieve processen rondom een dienst.

Ja.

Medewerkers hebben toegang tot hun roosters via de AAPI ME medewerkersapp. De app bundelt planningsinformatie met andere medewerkergerelateerde informatie zoals beschikbaarheid, ploegwissels, contracten en loonstroken.

Door medewerkers directe toegang te geven tot hun huidige rooster, is het minder nodig om bijgewerkte roosters handmatig te verspreiden.

Wanneer er iets verandert, helpen digitale communicatie en meldingen om medewerkers op de hoogte te houden.

Ja.

AAPI biedt naast het webplatform ook een werkgeversapp.

De mobiele app biedt toegang tot het dagelijkse rooster en stelt managers in staat om belangrijke planningsacties uit te voeren wanneer ze niet achter hun bureau zitten.

Dit is bijzonder nuttig in de horeca, detailhandel, catering, evenementen en andere operationele omgevingen waar managers niet continu achter een computer werken.

Een spreadsheet kan weergeven wie er zou moeten werken, maar AAPI koppelt het rooster aan de processen rondom die medewerker.

AAPI combineert planning met medewerkersbeschikbaarheid, afwezigheden, ploegwissels, contracten, Dimona, communicatie, tijdregistratie, salarisadministratie en rapportage.

Dat betekent dat het wijzigen van een rooster niet langer een geïsoleerde wijziging in een spreadsheet is.

De planning wordt onderdeel van een gekoppeld personeelsbeheerproces.

AAPI is ontwikkeld rond de behoeften van organisaties waar personeelsplanning complex kan zijn en operationele vereisten frequent veranderen.

Vandaag de dag biedt AAPI plannings- en tijdregistratieoplossingen voor verschillende sectoren, waaronder hotels, restaurants, fastfood, cafés en bars, evenementen en catering, dienstenbedrijven en andere organisaties die dynamische personeelsbestanden beheren in België.

Zowel organisaties met overwegend vaste roosters als bedrijven die variabele of flexibele roosters gebruiken, kunnen hun planning via het platform beheren.

AAPI brengt verschillende onderdelen van personeelsbeheer samen in dezelfde planningsworkflow: vaste en variabele werkroosters, beschikbaarheid van medewerkers, dienstbeheer, vervangingen bij afwezigheid, mobiele planning, medewerkerscommunicatie, Dimona-verwerking, tijdregistratie en salarisadministratie.

Het centrale idee is eenvoudig:

Maak het rooster één keer en gebruik die planning gedurende uw hele personeelsbeheerproces.

Dat vermindert repetitieve administratie en geeft managers en medewerkers één gedeelde bron voor hun werkroosters.

Personeelsplanningssoftware helpt bedrijven te organiseren wanneer medewerkers werken en welke medewerkers specifieke diensten invullen. AAPI breidt dit proces uit door personeelsroosters te koppelen aan beschikbaarheid, afwezigheden, contracten, tijdregistratie, Dimona en salarisadministratie.

Ja. AAPI is ontworpen voor teams die werken met zowel vaste als variabele roosters. Terugkerende werkroosters kunnen worden gebruikt voor voorspelbare werkpatronen, terwijl flexibele diensten kunnen worden gecreëerd en aangepast aan operationele vereisten.

Ja. De beschikbaarheid van medewerkers kan worden gedeeld via AAPI ME en worden gebruikt als onderdeel van het planningsproces.

AAPI helpt managers de planning aan te passen en potentiële vervangingen te identificeren. Bij afwezigheidsaanvragen kan het systeem medewerkers met dezelfde functie voorstellen, zodat de openstaande dienst snel kan worden ingevuld.

Ja. AAPI maakt het mogelijk om roosters en diensten aan te passen wanneer de omstandigheden veranderen. Managers kunnen ook dagelijkse planningswijzigingen doorvoeren via de mobiele applicatie.

Ja. AAPI koppelt personeelsroosters aan de Dimona-verwerking. Dimona-aangiften kunnen worden aangepast op basis van de roosters of afwezigheden van medewerkers.

Ja. AAPI koppelt planning, tijdregistratie en salarisworkflows en integreert met sociale secretariaten.

Ja. Medewerkers hebben toegang tot hun roosters via de AAPI ME smartphone-app, samen met informatie zoals beschikbaarheid, ploegwissels, contracten en loonstroken.