AAPI is een Belgisch personeelsbeheerplatform dat ploegenplanning, tijdregistratie, digitale contracten en loonintegratie voor horecabedrijven met elkaar verbindt. Beschikbaar op web en mobiel, helpt het managers om werknemersinformatie te organiseren en repetitieve administratie te verminderen.

Horeca Brussels onderzoekt deze aanpak in twee artikelen over AAPI en de dagelijkse uitdagingen van het beheren van horecateams.

Verbind ploegenplanning, tijdregistratie en HR-administratie

Personeelsbeheer in de horeca omvat het coördineren van beschikbaarheid, wijzigende roosters, afwezigheden en werknemersdocumenten. Wanneer informatie verspreid is over spreadsheets en berichten, kost het tijd om alles op elkaar afgestemd te houden.

AAPI brengt deze taken samen in een verbonden omgeving. Managers kunnen:

• De beschikbaarheid van werknemers controleren en ploegen organiseren.
• Werkuren registreren via digitale tijdregistratie.
• Afwezigheden en verlofaanvragen beheren.
• Digitale contracten en elektronische handtekeningen afhandelen.
• Personeelsadministratie verbinden met Dimona-aangiften en loonprocessen.

Horeca Brussels licht deze mogelijkheden toe in hun artikel over hoe AAPI het HR-beheer en de ploegenplanning voor horecabedrijven vereenvoudigt.

Verminder dubbele gegevensinvoer tussen planning en loonadministratie

Het invoeren van dezelfde werknemersinformatie in afzonderlijke systemen creëert onnodig werk en mogelijkheden voor fouten.

In een interview over AAPI’s personeelsbeheerplatform voor de horeca, legt Managing Director Michael Bossaerts uit hoe het verminderen van dubbele gegevensinvoer heeft bijgedragen aan de vorming van AAPI.

Door werknemersregistratie, contracten, planning en loonintegratie te verbinden, streeft AAPI ernaar de informatiestroom te verbeteren, van onboarding tot loonvoorbereiding. Het platform is ontwikkeld met input van horecaondernemers, met bijzondere aandacht voor mobiele toegang en accurate werknemersgegevens.

Geef werknemers toegang tot hun werkinformatie

Duidelijke communicatie is net zo belangrijk als efficiënte administratie. Via de werknemersapp kunnen medewerkers roosters raadplegen, contracten en loonstroken inzien, verlofaanvragen indienen en communiceren met hun werkgever. Dit geeft werknemers meer inzicht in hun arbeidsvoorwaarden.

Veelgestelde vragen over AAPI

Is AAPI alleen een ploegenplanningstool?

Nee. AAPI omvat ook werknemersregistratie, digitale contracten, elektronische handtekeningen en loonintegratie.

Ondersteunt AAPI tijdregistratie voor horecateams?

Ja. AAPI omvat digitale tijdregistratie om werkuren te registreren naast personeelsplanning en HR-administratie.

Waar kan ik meer leren over AAPI?

Lees de twee hierboven gelinkte artikelen van Horeca Brussels voor een dieper inzicht in het platform en de ontwikkeling ervan. Beide artikelen zijn beschikbaar in het Frans.

CARD Advance helpt uw horecabedrijf met een microkrediet (€ 2.000 tot € 50.000)

AAPI en Growzer optimaliseren en automatiseren uw personeelskosten en keukenbeheer.

• snel € 2.000 tot € 50.000 beschikbaar voor termijnen van 3 of 6 maanden
• terugbetaling beweegt mee met uw omzet
• korting op licenties van AAPI en Growzer

Deze samenwerking van CARD Advance, Growzer en AAPI loopt tot 30 juni 2021. Wilt u weten hoe dit werkt?

Neem contact op met info@aapi.be voor meer informatie en de algemene voorwaarden.

1. Digitaal horecaloket / E-loket horecasector

Vergunningen en goedkeuringen: het is zowat het eerste waar elke startende horecaondernemer mee te maken krijgt. Niet alleen is het aantal vergunningen al vrij hoog, de ondernemer moet ook voldoen aan alle regels op verschillende niveaus: federaal, regionaal, lokaal, …

Omdat zowel de horecasector als de overheidsdiensten duidelijk baat hebben bij een vereenvoudiging van de procedures, hebben een aantal stadsbesturen specifieke online horecaportalen, e-loketten en horecacoaches aangesteld. En ook de Vlaamse ICT-organisatie voor lokale besturen V-ICT-OR heeft werk gemaakt van een digitaal horecaloket, waarmee de (startende) horeca-uitbater alle vergunningsaanvragen en andere administratieve verplichtingen kan regelen.

Via al deze systemen worden startende ondernemers begeleid door de regelingen die specifiek op hen van toepassing zijn en die zij direct kunnen aanvragen of afhandelen. Dit betreft de juiste keuze en afhandeling van verzekeringen, prijsaanduidingen, muziek in de zaak, roken in de horeca, alcohol, btw-bonnen, hygiëne, Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV), milieu, bedrijfsafval, uithangbord, terras, enzovoort. Authentieke bronnen zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en het rijksregister worden zoveel mogelijk gebruikt. Er worden ook links gelegd naar de digitale backoffice-systemen van federale, Vlaamse en lokale besturen.

De stroomlijning en automatisering van dit proces zorgt er niet alleen voor dat de horeca-uitbaters onmiddellijk door alle noodzakelijke procedures worden geloodst, het zorgt tegelijkertijd voor een grote verlichting van de administratieve lasten bij de (lokale) besturen.

2. De witte kassa als drijfveer voor efficiëntie

In België heeft de witte kassa voor een schokeffect gezorgd. De introductie van dit GKS betekende dat alle horecamanagers klaar waren voor een grondige professionalisering van hun kassasysteem en hun algemeen beheer. Geen buikgevoel meer dus, tijd om nauwkeurige gegevens bij te houden, alles te berekenen en te plannen. Dit is de enige manier voor horecaondernemers om ervoor te zorgen dat ze met gezonde marges werken, hun personeel efficiënt inzetten en op lange termijn een goed draaiende zaak behouden.

Samen met overheidsmaatregelen op het gebied van human resources in de horeca, zorgde dit ervoor dat digitale tools snel hun weg vonden naar de sector. In hun kielzog volgden beheertools, besteloplossingen, marketingplatforms, toepassingen voor voedselveiligheid en boekhoudpakketten.

3. Digitale tools & apps

Digitalisering maakt het steeds eenvoudiger om horecaondernemers te ondersteunen in hun bedrijfsvoering. Ondernemers zijn ook actiever online. De witte kassa heeft hier in de Belgische horeca zeker bij geholpen. Nieuwe ondernemers staan ook onbevooroordeeld tegenover digitale tools en integreren deze in hun beheer en beleid. De inzichten die zij daaruit verkrijgen, zijn een cruciaal onderdeel van het management.

Een horecaspecifieke digitale tool, zoals AAPI, is een hoogstandje van digitale innovatie en kan met recht worden beschouwd als de vlucht vooruit. Het biedt niet alleen volledige transparantie voor het personeelsbeheer, maar helpt de horecaondernemer ook om zijn personeel efficiënt in te plannen, de personeelskosten continu te bewaken – onder meer door de koppeling met een automatische check-in en check-out functie – en vlotter te communiceren met medewerkers. Daarnaast gebeurt al het contractbeheer digitaal en is er een automatische koppeling met Dimona.

Vaak gaat een efficiënter en transparanter personeelsbeheer hand in hand met een beter kostenbeheer op alle vlakken. Personeelskosten maken immers deel uit van de totale kostprijs per gerecht en hebben dus een directe impact op de prijs die u moet aanrekenen. Om de prijs te berekenen die nodig is om de beoogde marge te behalen, moet u ook een perfect zicht hebben op de kostprijs van elk ingrediënt en de dosering die u van dat ingrediënt in het gerecht nodig heeft. De tool Growzer kan u bijvoorbeeld helpen om uw volledige F&B-horecabeheer in kaart te brengen. Centraal bestellen, automatisch 24-uurs voorraadbeheer, slimme menu-engineering en maximale kostenbeheersing behoren tot de mogelijkheden van Growzer.

Als u uw HR-administratie, People Management, F&B-kosten en uw overheadkosten op een rijtje zet, heeft u plotseling een vrij compleet beeld van uw uitgaven. Als u al deze bedrijfsgegevens verzamelt in AAPI, kunt u berekenen welke gerechten het goedkoopst en welke het duurst zijn, op welke u de grootste marge kunt nemen en wat de impact van de prijsstijging van een bepaald ingrediënt is op de winstgevendheid van een gerecht. Pas dan kunt u echt gefundeerde beslissingen nemen: verhoogt u uw prijs, gebruikt u wat minder van dat dure ingrediënt of schrapt u het gerecht gewoon uit uw aanbod?

Op deze manier bereikt een horeca-uitbater een niveau van professioneel beheer dat nooit eerder is vertoond. Elke wijziging wordt geregistreerd, wat goed is voor de transparantie naar de autoriteiten, maar ook voor het inzicht in de bedrijfsvoering. Want een goed overzicht van de kosten en de factoren die deze kosten beïnvloeden, leidt bijna automatisch tot een beter beheer en tot betere beslissingen.

No more Monkey Business!

Of hoe de witte kassa uiteindelijk toch zou kunnen bijdragen aan een winstgevender bedrijf.

AAPI: Hét slimme digitale alternatief

Door de voortdurend wijzigende sociale wetgeving en de toenemende complexiteit rond fiscaliteit en nieuwe technologieën hebben sociale secretariaten vaak geen pasklaar antwoord meer voor Belgische (horeca)werkgevers. Deze complexiteit, in combinatie met verouderde ICT-oplossingen, zorgt ervoor dat werkgevers geduld moeten oefenen als ze hun werknemers correct en op tijd willen uitbetalen. De nieuwe app AAPI biedt in dit opzicht een slim digitaal antwoord.

​AAPI: het eerste digitale sociaal bureau in België

Het pasklare digitaal sociaal-juridische antwoord voor elke Belgische horecawerkgever

BYE BYE complexe & tijdrovende loon- & personeelsadministratie

HELLO digitale automatisering & proactief sociaal-juridisch hypergepersonaliseerd advies

UNIEK AAPI is fygitaal: digitale app met fysieke Customer Coach stand-by

​En dat alles tegen een lagere beheerkost…

Een van de twistpunten tussen sociale secretariaten is de prijsstelling. AAPI wil op dit vlak maatwerk leveren. De app is bijzonder klantvriendelijk en modulair opgebouwd. Het stelt u in staat om het personeelsbeheer verregaand te automatiseren.

De horecawerkgever heeft de mogelijkheid om veel processen over te nemen en zelf te selecteren wat hij wel of niet doet. Dit vertaalt zich uiteraard in het tarief.

AAPI: Eén download en alle andere sociaal-juridische tools en programma’s worden direct overbodig.

Detecteren, analyseren, concluderen en projecteren.

In tijden waarin intuïtie en ervaring niet langer volstaan om een horecabedrijf optimaal te laten functioneren, vindt digitale transformatie haar weg in de horeca. Bedrijfsmodellen gebaseerd op big data analytics maken het vandaag mogelijk om sneller geïnformeerde en efficiënte beslissingen te nemen en zelfs toekomstige trends te voorspellen. Data mining spoort anomalieën, patronen en correlaties op in datasets die miljoenen data bevatten in milliseconden. Een detailniveau dat u en ik als mensen niet kunnen oppikken.

Dashboard AAPI

Verleden > Data

Het data mining proces bestaat uit 6 niveaus of stappen waarin data uit het verleden en heden (‘bijna’ real time) evolueren naar toekomstgerichte en geïnformeerde beslissingen om uw horecabedrijf te optimaliseren.

Feiten, acties en beslissingen uit het verleden voorzien ons van een grote container ruwe, historische data. Deze data vormt de basis van elke verdere stap die we zetten. Concreet verstaan we onder data alle verzamelbare gegevens, waaronder bijvoorbeeld:

• aankoopprijzen
• kastickets
• loon- en contractgegevens
• tijdklokgegevens
• dagprijzen per overnachting

Dit scala aan inputs maakt maximaal gebruik van de beschikbare data in gestructureerde modellen mogelijk. Voorafgaand wordt de nodige aandacht besteed aan de integriteit van de data, want kwaliteit en betrouwbaarheid zijn uiteraard essentieel.

Verleden > Data > Informatie

Het structureren van data geeft ons een gedetailleerd beeld van de situatie. We evolueren van data naar informatie. Dit betekent het actief herwerken/transformeren van de chaos in grote datasets naar werkbare en begrijpelijke informatie. We bepalen wat relevant is en wat niet; externe waarden worden onderzocht. Met deze gestructureerde informatie gaan we aan de slag om te begrijpen wat er in het verleden en heden (‘bijna’ real time) is gebeurd. Dit omvat bijvoorbeeld:

• werknemer x heeft vandaag y uren gewerkt met een loonkost van z euro
• in week w waren er x overnachtingen tegen een dagprijs van y euro met een omzet van z euro
• frisdrank type x werd aangekocht aan y euro/fles en verkocht aan z euro/fles
• De chaos van massale input wordt zo omgezet in concrete leesbare en bruikbare informatie die leidt tot een aantal observaties

Verleden > Data > Informatie > Kennis > Wijsheid

Deze observaties vormen de basis waarop we een diepere kennis van de situatie ontwikkelen. We identificeren waar het goed gaat, waar knelpunten zijn, waar verbetering en optimalisatie mogelijk zijn. Ongeacht eventuele aannames wordt uw bedrijf omgezet in cijfers, waardoor perfect in kaart wordt gebracht waar uw bedrijf staat. Een concreet voorbeeld hiervan zou kunnen zijn:

• Uw café is elke werkdag geopend van 12.00 uur tot 01.00 uur. Tussen 23.00 uur en 01.00 uur wordt er gemiddeld slechts zeer beperkt omgezet, hoewel er steevast bezetting is door 2 werknemers. Inzicht: herzie openingstijden, optimaliseer personeelsbezetting in aantal en profiel. Deze kennis leidt tot inzichten die u of uw team kunnen verdiepen en verwerken.

Want hier verschijnt wijsheid en hier hebben analytics hun echte meerwaarde. Ondersteunende modellen maken het immers mogelijk om de opgedane kennis intelligent in te zetten om projecties te maken en toekomstplannen uit te tekenen. Hier worden correlaties, patronen, verbanden en trends geanalyseerd, zowel binnen uw bedrijf als in vergelijking (benchmarking) met de horecasector. Zo kunt u in versneld tempo gefundeerde en geïnformeerde beslissingen nemen voor uw horecabedrijf.

• marges verhogen
• klantrelaties verbeteren
• risico’s verminderen
• medewerkers efficiënter en slimmer inplannen
• upsell optimaliseren

Verleden > Data > Informatie > Kennis > Wijsheid > Toekomst

Met de verworven kennis in het achterhoofd is het tijd om de laatste stap te zetten.

De echte kers op de taart is natuurlijk de toekomst. Wat verwachten we daar te zien? Waar liggen verdere kansen om uw bedrijf uit te breiden, te verbreden en/of te verdiepen? Zullen gevestigde trends zich voortzetten? Hoe kunnen we een negatieve indicator op een gestructureerde manier het beste ombuigen? Hoe bouw ik in de toekomst verder betaalmarge op basis van de opgedane wijsheid?

Dus, naast het gebruik van het allerbelangrijkste gezond verstand, bewegen we van reactieve naar voorspellende analyse. Net dat beetje verder, zodat u als horecaondernemer uw concurrenten voor bent. U kunt uw bedrijf zowel intern als extern perfectioneren en uw winst op een geïnformeerde manier maximaliseren.

Een horecabedrijf runnen betekent omgaan met één zekerheid: dingen lopen zelden precies volgens plan.

De ene week zit uw terras vol, de volgende week slaat het weer om, reserveringen verschuiven of een onverwachte gebeurtenis vult plotseling de zaal. Klanten zijn onvoorspelbaar. Zaken zijn onvoorspelbaar. Uw planning hoeft dat niet te zijn.

AAPI Flexibiliteit

Dat is waar slimme planning om de hoek komt kijken.

AAPI helpt u zo efficiënt en flexibel mogelijk te plannen. De AAPI planning- en loonmodule geeft u nuttige tips en slimme meldingen precies wanneer u ze nodig heeft. Zie het als een extra paar ogen dat over uw schouder meekijkt terwijl u uw rooster opstelt.

Onze intelligente sensoren helpen u kansen te spotten, onnodige kosten te vermijden en de sociale en juridische impact van uw planningsbeslissingen te begrijpen. Minder gissen. Meer controle.

En misschien zelfs een beetje meer slaap ‘s nachts.

Natuurlijk heeft flexibiliteit zijn grenzen. Uw medewerkers moeten ook weten wanneer ze op het werk worden verwacht. Variabele roosters moeten daarom in de regel vooraf worden aangekondigd.

Extra handen nodig? Overuren, flexi-jobs, studenten en uitzendkrachten kunnen uw planning de broodnodige ademruimte geven. Het wijzigen van roosters tijdens de week of het op het laatste moment schrappen van uren is ingewikkelder en vereist vaak de instemming van uw medewerkers.

De beste planningstool wordt daarom nog steeds gecombineerd met iets heel traditioneels: een goed gesprek met uw team.

Want flexibiliteit werkt twee kanten op.

Grote flexibiliteit

De horeca heeft een interessant voordeel ten opzichte van veel andere sectoren: het systeem dat algemeen bekend staat als “grote flexibiliteit”.

In plaats van dat medewerkers elke week precies hetzelfde aantal contractuele uren presteren, kan hun werktijd over een langere referteperiode worden gemiddeld.

Stel u een rustigere week voor waarin een van uw voltijdse medewerkers 30 uur werkt in plaats van 38. Die resterende uren kunnen potentieel later worden gepresteerd, wanneer het druk is en u de extra capaciteit daadwerkelijk nodig heeft.

Dat geeft u veel meer ruimte om de personeelsbezetting af te stemmen op de realiteit, in plaats van te proberen precies te voorspellen hoe druk elke individuele week zal zijn.

Er is één belangrijke voorwaarde: aan het einde van de referteperiode moeten medewerkers nog steeds hun gemiddelde contractuele uren hebben gepresteerd.

Om van deze flexibiliteit gebruik te maken, moeten uw arbeidsreglementen ook de juiste bepalingen en werkroosters bevatten.

Met andere woorden: flexibiliteit is fantastisch, mits het papierwerk net zo goed georganiseerd is als de planning.

Netto overuren

Netto overuren kunnen een ander krachtig instrument zijn in uw personeelsmix.

Een van de grootste voordelen is dat deze extra uren kunnen worden gepresteerd door de mensen die uw bedrijf, uw klanten en uw manier van werken al kennen.

Dat is belangrijk.

Wanneer uw restaurant plotseling volloopt, kan een ervaren teamlid dat bijspringt veel waardevoller zijn dan simpelweg een extra paar handen toevoegen.

Afhankelijk van de toepasselijke voorwaarden kunnen netto overuren ook financieel aantrekkelijk zijn voor zowel werkgever als werknemer.

En denk niet automatisch alleen aan uw traditionele voltijdse medewerkers. In bepaalde situaties komen flexi-jobbers of studenten ook in aanmerking, mits aan de nodige voorwaarden is voldaan.

De les?

Voordat u nog iemand aan het rooster toevoegt, bekijk dan de verschillende personeelsopties die u ter beschikking staan. Het goedkoopste uur is niet altijd het slimste uur — en het slimste uur is niet altijd het meest voor de hand liggende.

Deeltijdse medewerkers

Deeltijdse medewerkers zijn uiterst waardevol voor veel horecabedrijven, maar vanuit een puur plannings- en kostenperspectief vereisen ze een beetje extra aandacht.

De mogelijkheden voor extra uren zijn beperkter dan bij sommige andere arbeidsregelingen.

Deeltijdse medewerkers kunnen binnen de toepasselijke regels extra uren presteren bovenop hun normale rooster. Als dit echter frequent gebeurt, kan dit gevolgen hebben voor hun contractuele werktijd.

Dat is waar een tijdelijke contractaanpassing soms een betere oplossing kan bieden.

U kunt bijvoorbeeld de contractuele uren van een medewerker tijdelijk verhogen voor een week of een maand wanneer u weet dat u extra capaciteit nodig zult hebben.

Het geeft u flexibiliteit terwijl de afspraak tussen werkgever en werknemer duidelijk blijft.

Plan slim, niet alleen vol

Goede planning gaat niet over zoveel mogelijk namen in kleine vakjes op een kalender plaatsen.

Het gaat over het vinden van de juiste combinatie van mensen, contracten, werktijden, flexibiliteit en arbeidskosten voor elk moment.

Dat is precies wat AAPI u helpt doen.

Stel uw rooster op. Laat AAPI de regels, kansen en gevolgen in de gaten houden.

U richt zich op uw gasten.

Wij helpen u de planning te laten werken.

Samenwerking met AI-expert Dataroots en visualisatieplatform cumul.io vertaalt zich in vlot verteerbare data-inzichten, realtime slimme sensoren en uitmuntende efficiëntie.

AAPI’s samenwerking met Dataroots en cumul.io doet de mond van de Belgische horecaondernemer watertanden

Om de enorme hoeveelheid bedrijfsdata, die voor uitbaters van hotels, restaurants en cafés vaak moeilijk te verwerken is, om te zetten in waardevolle inzichten, slaat de Antwerpse horeca-tech start-up AAPI de handen ineen met de Leuvense AI-expert Dataroots en visualisatieplatform cumul.io. Met deze digitale samenwerking 3.0 zetten zij volop in op artificiële intelligentie, dashboarding en benchmarking.

De horecasector kennen ze bij AAPI als hun broekzak. Sterker nog, dat is waar ze…

AAPI is een sectorspecifieke all-in planningstool voor de horeca met een digitale prikklok en volledig automatisch Dimona-beheer. AAPI automatiseert en digitaliseert niet alleen de planning en loonverwerking van de horecaondernemer, maar automatiseert ook de payroll in de backoffice van alle Belgische Sociale Secretariaten. Dit bespaart niet alleen de horecaondernemer, maar ook de dienstverlener/het sociaal secretariaat heel wat administratieve rompslomp en personeelskosten, of zoals ze bij AAPI zeggen: ‘No More Monkey Business’. En dit alles op basis van de AAPI-app, standaard in de broekzak van de horecaondernemer 2.0.

AI-gestuurde planning

In een tweede fase kijken Dataroots and AAPI naar artificiële intelligentie om horeca-uitbaters actief te ondersteunen bij hun personeelsplanning met behulp van gepersonaliseerde aanbevelingen en voorspellingen, oftewel predictive analytics. “Al na slechts drie maanden analyse kan een horecazaak rendabeler worden. Met AI zijn we perfect in staat om na enkele maanden een optimale personeelsplanning voor te stellen die rekening houdt met tal van facetten, zoals beschikbaarheden, loonkosten, toegevoegde waarde op basis van vaardigheden en ervaring, functieclassificaties en Dimona-types,” zegt Bart Smeets, medeoprichter van Dataroots.

Topexperts

Tom De Pauw kijkt al enthousiast naar de toekomst en is meer dan tevreden over zijn samenwerking met Dataroots: “Dataroots heeft absolute topexperts in dienst. Ze communiceren helder, werken gestructureerd en denken actief met ons mee over onze ambities. Wij zijn ervan overtuigd dat deze samenwerking ons in staat stelt om ons snel te onderscheiden in de horecasector. Met de kracht van AI zorgen we voor een frisse wind die perspectieven biedt op het vlak van omzet en efficiëntie in een sector die onder druk staat.”

AAPI is uniek & phygital: eerste en enige digitale app met fysieke Customer Coaches stand-by

Tom De Pauw (manager AAPI): “AAPI is meer dan zomaar de zoveelste horeca-SaaS-applicatie (App & Web), AAPI is een slimme horeca-app met een vlijmscherpe focus en gepersonaliseerde klantenservice. Dat maakt AAPI uniek in vergelijking met andere planningstools. De Customer Coaches van AAPI zijn stuk voor stuk sociaal-juridisch experts met meer dan 10 jaar ervaring in de payroll- en horecawereld op de teller. Enerzijds helpen we Sociale Secretariaten en hun payrollconsulenten om op een andere, innovatieve manier naar de klant/horecaondernemer te kijken op basis van data-inzichten, gepersonaliseerde aanbevelingen en tal van realtime slimme sociaal-juridische sensoren die vanuit de planning worden gegenereerd. Anderzijds richt AAPI zich tot de horecaondernemer en biedt het tal van nuttige tips om via AAPI hun nettorendement te verhogen. Alle dienstverleners in België zullen moeten leren dat horecaondernemers ook op weekdagen na 15.30 uur of in het weekend vragen hebben. De Customer Coaches van AAPI zijn 7/7 bereikbaar tussen 08.00 uur en 22.00 uur.”

Data Done Right

Om zijn unieke targetingfuncties verder te versterken, kijkt de phygital start-up AAPI nu nog verder, specifiek naar het potentieel van de data waarover uitbaters beschikken maar die ze nog niet benutten. “Horeca-uitbaters zitten op een berg digitale data over personeel, loonkosten, omzet en marges, maar de inzichten die deze data te bieden hebben, komen slechts zelden aan het licht,” zegt Tom De Pauw, zaakvoerder van AAPI. “Zelfs voor wie specifiek zoekt, is het lang graven naar de juiste cijfers. Het blijft een uitdaging om deze data en inzichten op een licht verteerbare manier bij de horeca-uitbater te krijgen.”

Data-analyse & benchmarking

Om hier verandering in te brengen, rekent AAPI op de kracht van artificiële intelligentie en de expertise van de Leuvense AI-expert Dataroots en de knowhow van visualisatieplatform cumul.io. In eerste instantie werkten zij samen een strategie uit om AI en data-analyse te gebruiken om waardevolle inzichten snel en overzichtelijk aan horeca-uitbaters te presenteren. Er werd een datawarehouse ontwikkeld, waar alle HR- en payrolldata werden verzameld en vervolgens gekoppeld aan een gebruiksvriendelijk en overzichtelijk dashboard.

Ook benchmarking is aangepakt. Individuele uitbaters kunnen zo hun cijfers en prestaties toetsen aan die van andere AAPI-gebruikers. Tom De Pauw: “Dit geeft onze gebruikers een beeld van hun sectorgenoten. Hoe komt het dat horecazaak A dezelfde omzet heeft als zaak B, maar 15% meer personeelskosten heeft? Waarom maakt het nettoloon van het personeel bij zaak C 40% van de totale loonkost uit, terwijl dat bij zaak D slechts 30% is? Dankzij AI zullen we deze vragen makkelijker kunnen beantwoorden, waardoor onze gebruikers nog verder kunnen optimaliseren.”

AI-gestuurde planning

In een tweede fase kijken Dataroots en AAPI naar artificiële intelligentie om horeca-uitbaters actief te ondersteunen bij hun personeelsplanning met behulp van gepersonaliseerde aanbevelingen en voorspellingen, oftewel predictive analytics. “Al na slechts drie maanden analyse kan een horecazaak rendabeler worden. Met AI zijn we perfect in staat om na enkele maanden een optimale personeelsplanning voor te stellen die rekening houdt met tal van facetten, zoals beschikbaarheden, loonkosten, toegevoegde waarde op basis van vaardigheden en ervaring, functieclassificaties en DIMONA-types,” zegt Bart Smeets, medeoprichter van Dataroots.

Topexpertise

De samenwerking met Dataroots biedt nieuwe perspectieven voor een sector die onder druk staat. Tom De Pauw kijkt al enthousiast naar de toekomst en is meer dan enthousiast over de samenwerking met Dataroots: “Dataroots heeft absolute topexperts in dienst. Ze communiceren helder, werken gestructureerd en denken actief met ons mee over onze ambities. Wij zijn ervan overtuigd dat deze samenwerking ons in staat stelt om ons snel te onderscheiden in de horecasector. Met de kracht van AI zorgen we voor een frisse wind die perspectieven biedt op het vlak van omzet en efficiëntie in een sector die onder druk staat.”

Charlene De Buysere is altijd op zoek naar ‘de sweet spot’.

Zowel voor de sweet spot van elke kop koffie, als voor de sweet spot van haar consultancy en dagelijkse bedrijfsvoering.

Voor de sweet spot van de horeca-activiteiten vertrouwt Charlene op AAPI.

AAPI brengt me kennis. En kennis blijkt macht te zijn, want sinds AAPI duurt het aangeven van mijn lonen nog steeds 15 minuten, en mijn rendement is met 5% gestegen. Perfect onder controle, en zo kan ik me bezighouden met andere essentiële zaken.

Charlene De Buysere – WAY Specialty Coffee Roasters

De 3 AAPI-apps (AAPI APP, AAPI TIME & AAPI ME) zijn als een dagelijkse shot cafeïne, ze houden u wakker, alert en geven een enorme boost 🚀 aan de ins en outs van uw horecazaak.

✔️ flexibele personeelsplanning

✔️ business dashboards & inzichten voor optimale efficiëntie

✔️ nauwkeurige tijdsregistratie en interpretatie op elk moment van de dag

✔️ automatische dimona’s & contracten

✔️ compleet personeelsbeheer in slechts enkele klikken

✔️ geoptimaliseerde en geautomatiseerde loonverwerking

✔️ sociaal-juridische slimme meldingen

✔️ duidelijke rapportage

✔️ koppeling met GKS, F&B tool Growzer, accounting tool YUKI, diverse payroll engines,…

⏳ Bespaar tijd – 📈Verhoog uw efficiëntie en winst – ⚡️Realtime

De horecasector, wij van AAPI kennen die als onze broekzak. Sterker nog, daar zijn we…📱

Houd weer van uw horecaleven: minder administratie, meer gastvrijheid met AAPI

Werken in de horeca is een beetje als een relatie hebben.

Er zijn de momenten waar u absoluut van houdt: een vol terras op een zonnige middag, een restaurant vol tevreden gasten, een hotel dat op rolletjes loopt of een team dat op wonderbaarlijke wijze een hectische vrijdagavondservice tot een goed einde brengt.

En dan zijn er… de andere momenten.

Iemand meldt zich twee uur voor de dienst ziek. Een student is plotseling niet beschikbaar. De planning verandert voor de vierde keer vandaag. Iemand is vergeten uit te klokken. De loonverwerking nadert. En ergens, verborgen in een Excel-bestand, WhatsApp-gesprek of stapel papierwerk, bevindt zich de informatie die u dringend nodig heeft.

Nog steeds die #horeca LOVE aan het voelen?

Gastvrijheid moet over mensen gaan, niet over papierwerk

Niemand start een horecazaak omdat hij een passie heeft voor administratie.

Horeca-ondernemers willen ervaringen creëren, gasten verwelkomen, geweldige teams bouwen en een winstgevend bedrijf runnen. Maar het beheren van een flexibel personeelsbestand kan al snel een dagtaak op zich worden.

Vaste medewerkers, flexwerkers, studenten, uitzendkrachten, wisselende beschikbaarheid, verschillende contracten, last-minute afwezigheden en een fluctuerende klantvraag moeten allemaal in één operationele puzzel passen.

Dat is precies waar AAPI in beeld komt.

AAPI brengt personeelsbeheer, ploegplanning, tijdregistratie, contractering, loonadministratie en rapportage samen in één digitale omgeving.

Minder schakelen tussen systemen.
Minder handmatige administratie.
Minder ‘monkey business’.

En veel meer tijd voor horeca.

Een planning die net zo snel beweegt als uw bedrijf

In de horeca kan de perfecte planning van gisteren vanmiddag al volledig achterhaald zijn.

Een goede ploegplanning moet daarom flexibel zijn.

Met AAPI kunnen managers digitaal roosters maken en aanpassen, reageren op wisselende beschikbaarheid en last-minute vervangingen regelen zonder een volledig planningsdocument opnieuw op te bouwen.

Medewerkers hebben digitaal toegang tot hun roosters, terwijl managers het overzicht behouden over wie er werkt, wanneer ze werken en wat die diensten betekenen voor de bedrijfsvoering.

Omdat een planning niet iets zou moeten zijn dat u eenmalig maakt.

Het moet iets zijn dat met u meewerkt.

Van werkuren tot nauwkeurige tijdregistratie

Een dienst plannen is één ding. Precies weten hoeveel uren er daadwerkelijk zijn gewerkt, is iets anders.

De digitale tijdregistratie van AAPI helpt bedrijven om werkuren nauwkeurig te registreren door medewerkers te laten in- en uitklokken.

Dat zorgt voor meer transparantie voor medewerkers en geeft werkgevers een betrouwbare basis voor de administratie en loonverwerking.

Zeker in de horeca, waar werktijden snel kunnen veranderen en diensten niet altijd precies eindigen zoals oorspronkelijk gepland, kan een nauwkeurige tijdsregistratie een aanzienlijk verschil maken.

Geen discussies op basis van verschillende versies van de waarheid.

Gewoon betere data.

Geef uw team de informatie die ze nodig hebben

Personeelsbeheer gaat niet alleen over het maken van roosters.

Het gaat ook over communicatie.

Medewerkers willen weten wanneer ze werken. Ze hebben toegang nodig tot contracten, loonstroken en andere relevante documenten. Managers willen wijzigingen snel communiceren zonder dezelfde informatie via vijf verschillende kanalen te hoeven versturen.

Met de AAPI-medewerkersapp wordt deze informatie digitaal samengebracht.

Dat betekent minder berichten met vragen als:

“Hoe laat begin ik morgen?”

“Waar kan ik mijn contract vinden?”

“Is de planning veranderd?”

“Kan iemand mij mijn loonstrook sturen?”

Uw medewerkers krijgen meer autonomie. Uw managers worden minder vaak gestoord.

Dat is een relatie die de investering waard is.

Planning en loonadministratie: beter samen

Er is nog een relatie in de horeca die wat liefde verdient:

planning en loonadministratie.

Wanneer deze processen afzonderlijk van elkaar werken, begint de administratie zich op te stapelen. Informatie moet worden gekopieerd, gecontroleerd, gecorrigeerd en overgezet van het ene systeem naar het andere.

AAPI verbindt de personeelsplanning met de processen die daarop volgen, waardoor bedrijven repetitief handmatig werk verminderen en de loonadministratie vereenvoudigen.

Het resultaat is niet simpelweg digitalisering om de digitalisering.

Het gaat om het creëren van een soepelere operationele stroom vanaf het moment dat een medewerker wordt ingepland totdat die werkuren zijn verwerkt.

Weet wat er gebeurt terwijl het gebeurt

Een horecazaak runnen puur op onderbuikgevoel wordt steeds moeilijker naarmate teams en activiteiten groeien.

Managers hebben inzicht nodig.

Hoeveel mensen zijn er ingepland?
Wat zijn de loonkosten?
Waar zijn aanpassingen nodig?
Komen de werkelijke werkuren overeen met de planning?

De dashboards en rapportages van AAPI brengen personeelsinformatie samen, zodat managers beslissingen kunnen nemen op basis van wat er in hun bedrijf gebeurt.

Niet drie maanden later.

Nu.

En dat is van belang in een sector waar marges verrassend snel kunnen verdwijnen.

Word opnieuw verliefd op de horeca

Technologie mag nooit de gastvrijheid uit de horeca halen.

Integendeel.

De beste technologie neemt het repetitieve werk rondom uw bedrijf weg, zodat u en uw team meer tijd kunnen besteden aan de dingen waar mensen daadwerkelijk goed in zijn: mensen verwelkomen, problemen oplossen, ervaringen creëren en ervoor zorgen dat klanten terug willen komen.

Dat is het idee achter AAPI’s #horeca LOVE life.

Omdat uw relatie met de horeca af en toe ingewikkeld kan zijn.

Maar uw personeelsplanning hoeft dat niet te zijn.

Minder planningsstress. Minder administratie. Beter personeelsbeheer. Meer tijd voor uw gasten.

Klinkt als een behoorlijk goede match.

Klaar om de stap te zetten?

Ontdek hoe AAPI uw personeelsplanning, tijdregistratie en loonprocessen kan vereenvoudigen en uw team meer tijd geeft om zich op gastvrijheid te concentreren.

AAPI – No More Monkey Business.