AAPI is een Belgisch personeelsbeheerplatform dat ploegenplanning, tijdregistratie, digitale contracten en loonintegratie voor horecabedrijven met elkaar verbindt. Beschikbaar op web en mobiel, helpt het managers om werknemersinformatie te organiseren en repetitieve administratie te verminderen.

Horeca Brussels onderzoekt deze aanpak in twee artikelen over AAPI en de dagelijkse uitdagingen van het beheren van horecateams.

Verbind ploegenplanning, tijdregistratie en HR-administratie

Personeelsbeheer in de horeca omvat het coördineren van beschikbaarheid, wijzigende roosters, afwezigheden en werknemersdocumenten. Wanneer informatie verspreid is over spreadsheets en berichten, kost het tijd om alles op elkaar afgestemd te houden.

AAPI brengt deze taken samen in een verbonden omgeving. Managers kunnen:

• De beschikbaarheid van werknemers controleren en ploegen organiseren.
• Werkuren registreren via digitale tijdregistratie.
• Afwezigheden en verlofaanvragen beheren.
• Digitale contracten en elektronische handtekeningen afhandelen.
• Personeelsadministratie verbinden met Dimona-aangiften en loonprocessen.

Horeca Brussels licht deze mogelijkheden toe in hun artikel over hoe AAPI het HR-beheer en de ploegenplanning voor horecabedrijven vereenvoudigt.

Verminder dubbele gegevensinvoer tussen planning en loonadministratie

Het invoeren van dezelfde werknemersinformatie in afzonderlijke systemen creëert onnodig werk en mogelijkheden voor fouten.

In een interview over AAPI’s personeelsbeheerplatform voor de horeca, legt Managing Director Michael Bossaerts uit hoe het verminderen van dubbele gegevensinvoer heeft bijgedragen aan de vorming van AAPI.

Door werknemersregistratie, contracten, planning en loonintegratie te verbinden, streeft AAPI ernaar de informatiestroom te verbeteren, van onboarding tot loonvoorbereiding. Het platform is ontwikkeld met input van horecaondernemers, met bijzondere aandacht voor mobiele toegang en accurate werknemersgegevens.

Geef werknemers toegang tot hun werkinformatie

Duidelijke communicatie is net zo belangrijk als efficiënte administratie. Via de werknemersapp kunnen medewerkers roosters raadplegen, contracten en loonstroken inzien, verlofaanvragen indienen en communiceren met hun werkgever. Dit geeft werknemers meer inzicht in hun arbeidsvoorwaarden.

Veelgestelde vragen over AAPI

Is AAPI alleen een ploegenplanningstool?

Nee. AAPI omvat ook werknemersregistratie, digitale contracten, elektronische handtekeningen en loonintegratie.

Ondersteunt AAPI tijdregistratie voor horecateams?

Ja. AAPI omvat digitale tijdregistratie om werkuren te registreren naast personeelsplanning en HR-administratie.

Waar kan ik meer leren over AAPI?

Lees de twee hierboven gelinkte artikelen van Horeca Brussels voor een dieper inzicht in het platform en de ontwikkeling ervan. Beide artikelen zijn beschikbaar in het Frans.

CARD Advance helpt uw horecabedrijf met een microkrediet (€ 2.000 tot € 50.000)

AAPI en Growzer optimaliseren en automatiseren uw personeelskosten en keukenbeheer.

• snel € 2.000 tot € 50.000 beschikbaar voor termijnen van 3 of 6 maanden
• terugbetaling beweegt mee met uw omzet
• korting op licenties van AAPI en Growzer

Deze samenwerking van CARD Advance, Growzer en AAPI loopt tot 30 juni 2021. Wilt u weten hoe dit werkt?

Neem contact op met info@aapi.be voor meer informatie en de algemene voorwaarden.

De witte kassa of het geregistreerd kassasysteem (GKS) katapulteert ons helemaal naar het digitale tijdperk naast de formele economie. Nu wordt het GKS nog te veel gezien als een controlemiddel, terwijl het een schat aan informatie bevat voor horecaondernemers.

Up-to-data

Bedrijfsmodellen gebaseerd op big data-analyse maken het vandaag mogelijk om sneller geïnformeerde en efficiënte beslissingen te nemen en zelfs toekomstige trends te voorspellen.

Datamining spoort anomalieën, patronen en correlaties op in datasets die miljoenen gegevens bevatten, en dat in milliseconden. Een detailniveau dat u en ik als mensen niet kunnen oppikken.

Digitale disruptie zet onverminderd door in elke sector, en data speelt een leidende rol in deze evolutie. Dus wie vandaag wil meedraaien in deze snel veranderende wereld, weet maar beter hoe data kan bijdragen aan de business van morgen.

Data, inzichten & analyses

We mogen (big) data gerust zien als de nieuwe olie: een grondstof van strategisch belang voor bedrijven. In tegenstelling tot olie zijn data niet schaars; we produceren allemaal razendsnel een stortvloed aan data. Maar net als olie hebben data weinig toegevoegde waarde in ‘ruwe vorm’: we kunnen ze pas echt gebruiken als we ze eerst verfijnen tot bruikbare inzichten. Dus als we de juiste tools inzetten, kunnen we inderdaad zin geven aan die enorme, snelgroeiende en ongestructureerde datavolume en er correlaties in vinden die leiden tot onverwachte en waardevolle inzichten.

Meten is weten 2.0

Misschien is er vandaag een overvloed aan data aanwezig in uw horecaorganisatie en is de kans reëel dat u er meer uit kunt halen dan u nu doet. Potentieel schuilen hierin ook inzichten die u kunnen helpen bij het aanpakken van uw huidige en toekomstige uitdagingen. Meten is weten, maar het is niet genoeg.

Digitaal Business Dashboard AAPI

AAPI is de tool die al die informatie en de data van talloze andere nieuwe horecatechnologieën ontsluit en koppelt. Met één swipe op de smartphone krijgen horecaondernemers transparant financieel inzicht in alle aspecten van hun bedrijf.

Op basis van het Digitaal Business Dashboard formuleert AAPI ook aanbevelingen en adviezen die leiden tot slimme route-to-market oplossingen. Dit advies stelt de horecaondernemer in staat om correcte en fundamenteel gezonde beslissingen te nemen.

Geen gedoe meer

Om succesvol te zijn in de horeca, komt er meer bij kijken. Meer dan ooit zal er behoefte zijn aan menselijk contact en hoogwaardige, persoonlijke service. De succesvolle ondernemer van de toekomst bouwt voort op digitale perfectie en een nieuwe vorm van menselijke communicatie. AAPI, geen gedoe meer!

AAPI deelt enkele tips om zo efficiënt en flexibel mogelijk te plannen. De plannings- en payrollmodule van AAPI zorgt ervoor dat u de onderstaande tips & tricks ontvangt als een slimme sensor en melding in uw planning op het moment dat het ertoe doet voor uw optimale efficiëntie-inschatting en berekening. De intelligente sensoren van AAPI vertellen u op speelse wijze alles over de sociaal-juridische gevolgen van uw acties op de werkvloer.

Volledige flexibiliteit bestaat niet, dat weet u ook. Uw medewerkers hangen niet aan een zijden draadje. In de regel moet u uw variabele uurroosters minstens vijf dagen van tevoren bekendmaken. Met overuren, flexi-jobs, studenten en interimkrachten kunt u echter snel wat uren toevoegen. Het wijzigen van uw planning gedurende de week en het op het laatste moment schrappen van uren is niet mogelijk, tenzij uw medewerkers hiermee instemmen. Een goed gesprek vooraf met uw medewerkers lijkt ons de enige juiste start. Het zal de komende weken sowieso geven en nemen worden.

Grote flexibiliteit

In tegenstelling tot de meeste sectoren zit er in de horecasector behoorlijk wat rek op de uurroosters, dankzij het systeem van de ‘grote flexibiliteit’. Hiermee kunnen uw mensen hun contracturen niet strikt op weekbasis, maar gemiddeld over een langere periode, meestal een jaar, presteren. Als de eerste weken van de herstart aan de rustige kant zijn, kunt u uw voltijdse medewerker bijvoorbeeld slechts 30 uur laten werken. De overige 8 uur laat u inhalen zodra u weer op volle toeren draait. Zo voorkomt u dat u vastzit aan te veel vaste uren die u wellicht niet allemaal kunt invullen. U moet er wel voor zorgen dat elke medewerker aan het einde van het jaar netjes zijn gemiddelde contracturen heeft gepresteerd. Om van de grote flexibiliteit te kunnen profiteren, is het vooral belangrijk dat uw arbeidsreglement zowel in het principe als in de uren voorziet.

Netto-overuren

U kent ze allemaal: de netto-overuren. In de komende maanden zullen ze nog belangrijker worden. Op netto-overuren betaalt u geen werkgeversbijdragen en de werknemer geen belastingen of RSZ. Hoewel flexi-jobs of studenten soms iets goedkoper zijn, is het voordeel van deze uren dat ze worden gepresteerd door uw meest ervaren medewerkers. Bovendien is het voor hen ook prettig dat ze hiermee een deel van hun gederfde inkomsten tijdens de overmacht snel kunnen inhalen. En wist u dat u deze uren ook kunt toepassen voor flexi-jobbers en studenten, mits zij uiteraard voltijds werken?

Deeltijdsen

Deeltijdse medewerkers zijn vanuit kostenoogpunt helaas het minst interessant. U krijgt voor hen geen korting aan de kassa, u kunt hen geen netto-overuren laten presteren en ook hun flexibiliteit is beperkt. Zo kunt u hen maandelijks 12 ‘kredieturen’ laten presteren bovenop hun uurrooster. Houd er echter rekening mee dat als dit regelmatig gebeurt, de deeltijdwerker een contractverhoging kan eisen. In dat geval is de contractaanvulling wellicht een beter alternatief. Hiermee verhoogt u tijdelijk de contracturen voor een week of een maand. En als uw deeltijdwerker voor een bepaalde week een bijlage van 38 uur heeft, kunt u voor die week zelfs netto-overuren toepassen!

1. Digitaal horecaloket / E-loket horecasector

Vergunningen en goedkeuringen: het is zowat het eerste waar elke startende horecaondernemer mee te maken krijgt. Niet alleen is het aantal vergunningen al vrij hoog, de ondernemer moet ook voldoen aan alle regels op verschillende niveaus: federaal, regionaal, lokaal, …

Omdat zowel de horecasector als de overheidsdiensten duidelijk baat hebben bij een vereenvoudiging van de procedures, hebben een aantal stadsbesturen specifieke online horecaportalen, e-loketten en horecacoaches aangesteld. En ook de Vlaamse ICT-organisatie voor lokale besturen V-ICT-OR heeft werk gemaakt van een digitaal horecaloket, waarmee de (startende) horeca-uitbater alle vergunningsaanvragen en andere administratieve verplichtingen kan regelen.

Via al deze systemen worden startende ondernemers begeleid door de regelingen die specifiek op hen van toepassing zijn en die zij direct kunnen aanvragen of afhandelen. Dit betreft de juiste keuze en afhandeling van verzekeringen, prijsaanduidingen, muziek in de zaak, roken in de horeca, alcohol, btw-bonnen, hygiëne, Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV), milieu, bedrijfsafval, uithangbord, terras, enzovoort. Authentieke bronnen zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en het rijksregister worden zoveel mogelijk gebruikt. Er worden ook links gelegd naar de digitale backoffice-systemen van federale, Vlaamse en lokale besturen.

De stroomlijning en automatisering van dit proces zorgt er niet alleen voor dat de horeca-uitbaters onmiddellijk door alle noodzakelijke procedures worden geloodst, het zorgt tegelijkertijd voor een grote verlichting van de administratieve lasten bij de (lokale) besturen.

2. De witte kassa als drijfveer voor efficiëntie

In België heeft de witte kassa voor een schokeffect gezorgd. De introductie van dit GKS betekende dat alle horecamanagers klaar waren voor een grondige professionalisering van hun kassasysteem en hun algemeen beheer. Geen buikgevoel meer dus, tijd om nauwkeurige gegevens bij te houden, alles te berekenen en te plannen. Dit is de enige manier voor horecaondernemers om ervoor te zorgen dat ze met gezonde marges werken, hun personeel efficiënt inzetten en op lange termijn een goed draaiende zaak behouden.

Samen met overheidsmaatregelen op het gebied van human resources in de horeca, zorgde dit ervoor dat digitale tools snel hun weg vonden naar de sector. In hun kielzog volgden beheertools, besteloplossingen, marketingplatforms, toepassingen voor voedselveiligheid en boekhoudpakketten.

3. Digitale tools & apps

Digitalisering maakt het steeds eenvoudiger om horecaondernemers te ondersteunen in hun bedrijfsvoering. Ondernemers zijn ook actiever online. De witte kassa heeft hier in de Belgische horeca zeker bij geholpen. Nieuwe ondernemers staan ook onbevooroordeeld tegenover digitale tools en integreren deze in hun beheer en beleid. De inzichten die zij daaruit verkrijgen, zijn een cruciaal onderdeel van het management.

Een horecaspecifieke digitale tool, zoals AAPI, is een hoogstandje van digitale innovatie en kan met recht worden beschouwd als de vlucht vooruit. Het biedt niet alleen volledige transparantie voor het personeelsbeheer, maar helpt de horecaondernemer ook om zijn personeel efficiënt in te plannen, de personeelskosten continu te bewaken – onder meer door de koppeling met een automatische check-in en check-out functie – en vlotter te communiceren met medewerkers. Daarnaast gebeurt al het contractbeheer digitaal en is er een automatische koppeling met Dimona.

Vaak gaat een efficiënter en transparanter personeelsbeheer hand in hand met een beter kostenbeheer op alle vlakken. Personeelskosten maken immers deel uit van de totale kostprijs per gerecht en hebben dus een directe impact op de prijs die u moet aanrekenen. Om de prijs te berekenen die nodig is om de beoogde marge te behalen, moet u ook een perfect zicht hebben op de kostprijs van elk ingrediënt en de dosering die u van dat ingrediënt in het gerecht nodig heeft. De tool Growzer kan u bijvoorbeeld helpen om uw volledige F&B-horecabeheer in kaart te brengen. Centraal bestellen, automatisch 24-uurs voorraadbeheer, slimme menu-engineering en maximale kostenbeheersing behoren tot de mogelijkheden van Growzer.

Als u uw HR-administratie, People Management, F&B-kosten en uw overheadkosten op een rijtje zet, heeft u plotseling een vrij compleet beeld van uw uitgaven. Als u al deze bedrijfsgegevens verzamelt in AAPI, kunt u berekenen welke gerechten het goedkoopst en welke het duurst zijn, op welke u de grootste marge kunt nemen en wat de impact van de prijsstijging van een bepaald ingrediënt is op de winstgevendheid van een gerecht. Pas dan kunt u echt gefundeerde beslissingen nemen: verhoogt u uw prijs, gebruikt u wat minder van dat dure ingrediënt of schrapt u het gerecht gewoon uit uw aanbod?

Op deze manier bereikt een horeca-uitbater een niveau van professioneel beheer dat nooit eerder is vertoond. Elke wijziging wordt geregistreerd, wat goed is voor de transparantie naar de autoriteiten, maar ook voor het inzicht in de bedrijfsvoering. Want een goed overzicht van de kosten en de factoren die deze kosten beïnvloeden, leidt bijna automatisch tot een beter beheer en tot betere beslissingen.

No more Monkey Business!

Of hoe de witte kassa uiteindelijk toch zou kunnen bijdragen aan een winstgevender bedrijf.

Met AAPI hebt u altijd inzicht in uw rendementen.

• In real-time
• Elke dag
• En ook als simulatie

AAPI helpt u uw planning op te stellen in een eenvoudige drag-and-drop stijl.

• Kies uit een lijst van beschikbare medewerkers
• Nodig tegelijkertijd voormalige medewerkers uit voor een shift
• Wijzig uren

Afhankelijk van loonkosten en rendementen, presenteert AAPI u de beste kandidaten en hun beschikbaarheden.

U kunt contracten in een handomdraai opstellen zonder uw sociaal secretariaat te hoeven raadplegen.

• Onboarding van medewerkers
• Nodig nieuwe medewerkers per sms uit om gegevens digitaal in te vullen
• Kies tussen alle beschikbare functies met automatische loonberekening

Laat uw medewerkers hun contracten en documenten digitaal ondertekenen, zonder het gedoe van printen, ondertekenen en scannen.

Als werkgever uploadt u uw handtekening één keer. AAPI plaatst deze automatisch op elk document dat door uw medewerker wordt ondertekend. Alle documenten worden veilig online opgeslagen.

Hoe zit het met Dimona-aangiften?

Dimona’s worden automatisch aangepast aan de planningen of afwezigheden van uw medewerkers. U bent er zeker van dat alles correct is en dat u sociaal-juridisch in orde bent, zelfs na de shifts.

AAPI heeft altijd een kant-en-klaar digitaal antwoord op elke sociaal-juridische vraag.

Voortdurend veranderende sociale wetgeving en toenemende complexiteit rond fiscaliteit en nieuwe technologieën vereisen veel aandacht. AAPI houdt zelf de vinger aan de pols, zodat u dat niet hoeft te doen.

Stelt u zich eens voor…

…U hebt een flexi-medewerker ingepland, maar door het slechte weer besluit u op het laatste moment deze collega af te zeggen.

De Dimona-aangifte was al gedaan, en u denkt er niet meteen aan om deze te annuleren… 😅 Herkenbaar?

“Shit! Vergeten de Dimona-aangifte te annuleren!”

Dankzij de AAPI-functie ‘automatische annulering Dimona-aangifte’ wordt een reeds ingeplande Dimona-aangifte automatisch verwijderd wanneer een medewerker niet heeft ingeklokt (ziekte, ploegwissel, …)

Als werkgever kunt u dit ‘annuleringsmoment’ zelf kiezen. Bijvoorbeeld, x minuten na de geplande starttijd, of x minuten na het geplande einde.

Elke keer dat een Dimona-aangifte automatisch wordt geannuleerd, ontvangt u een melding van AAPI, zodat u op elk moment van de dag op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

Handig, toch? 💪

Een nieuw arbeidscontract opstellen voor elke nieuwe werknemer?

Om die contracten daarna af te drukken, te versturen, handmatig te ondertekenen en in te scannen… 🥱

Eerlijk? Een mens heeft betere dingen te doen. Met AAPI maakt u contracten, laat u ze digitaal ondertekenen door uw personeel en bewaart u ze allemaal op een centrale plek.

Geen documenten meer die verloren gaan! Gedaan met al dat papierwerk.

AAPI’s Contracten WIZARD

Met AAPI’s ‘Contracten WIZARD’ verlengt u in een handomdraai meerdere tijdelijke horecacontracten (voor studenten, flexwerkers, vaste medewerkers,…).

De flow van deze specifieke HR-administratie is super duidelijk, en qua ‘gebruiksvriendelijkheid en ervaring’ wordt er gesproken over ‘extra efficiënt’ en ‘razendsnel’. Zoals steeds loodsen AAPI’s slimme sensoren u ook in deze flow vlot door de horecaspecifieke (PC 302) sociaaljuridische aandachtspunten. En volgens goede AAPI-gewoonte is de volledige administratieve flow (automatische verlenging van contracten – automatische indiening van contracten ter ondertekening in AAPI ME – automatische verzending van dimona’s) compleet.

Altijd in orde bij elke sociale inspectie 👮‍♂️

Nieuwe medewerker in het team? Proficiat! 🤙

Maar nu komt die administratieve rompslomp erbij. ‘Oei!’, horen we u al zeggen.

Geen zorgen!!

Nodig nieuwe medewerkers uit via sms of via de app AAPI ME en laat hen al hun persoonlijke gegevens zelf registreren in de AAPI ME app. (Android/IOS).

Zodra deze medewerker alle gegevens heeft ingevuld, ontvangt u een

melding.

AAPI zal dan (op basis van de gekozen status) automatisch de dimona en het contract aanmaken.

En onthoud: Geen gedoe meer 😉

Ploegen inplannen met AAPI? Een fluitje van een cent!

Met AAPI creëert u een planning in een eenvoudige drag-and-drop-stijl.

Gedaan met die gigantische Excel-bestanden waar niemand echt wijs uit raakt.

U kiest uit een lijst met beschikbare medewerkers, nodigt hen tegelijkertijd uit voor een ploeg en in 2 minuten is uw planning klaar.

Uw personeel kan ook vooraf aangeven welke ploegen zij zouden willen of kunnen overnemen.

“Help! Alex kan onverwacht niet komen opdagen voor zijn ploeg! Is er iemand die deze nog kan overnemen?”

Elke ondernemer weet dat zaken vaak anders lopen dan oorspronkelijk gedacht. Last-minute wijzigingen in uw planning? Dat is echt k*****! 😣

Met AAPI kunt u snel schakelen en afwezigheden opvullen.

Iemand die onverwacht niet komt opdagen of er niet geraakt? Ontspan!

Stuur snel een bericht in WHATSAAPI of laat AAPI de beste kandidaten en hun beschikbaarheid voorstellen op basis van loonkosten en efficiëntie.

Dankzij AAPI regelt u de optimale ploegwissel in slechts enkele klikken.

“Hoe zit het met de Dimona-aangiften?”

Deze worden automatisch aangepast en verzonden op basis van de planningen of afwezigheden van uw medewerkers. U kunt er zeker van zijn dat alles klopt en dat u sociaal-juridisch in orde bent, zelfs na de ploegen 😉

En onthoud: No More Monkey Business!

“Zijn die contracten al getekend?”

Door allerlei omstandigheden kan uw werknemer vergeten zijn zijn/haar contract te ondertekenen, en soms vergeet u als werkgever simpelweg om dit op te volgen of te controleren.

Een kleine nuance of nonchalance, maar u wilt deze vaststelling niet doen tijdens een sociale inspectie in uw horecazaak…. 👮‍♂️

Een getekend contract is een sluitend bewijs van de afspraken die u met uw werknemer heeft gemaakt, en een van de documenten die routinematig wordt opgevraagd tijdens een sociale inspectie.

Voorkomen is beter dan genezen

Om dat soort gedoe te voorkomen, heeft AAPI de melding ‘niet inklokken zonder getekend contract’ ontwikkeld.

Als u deze ‘vriendelijke herinnering’ activeert, zorgen de slimme sensoren van AAPI ervoor dat werknemers niet kunnen inklokken als er geen getekend contract van hen beschikbaar is.

En zo begint niemand zijn/haar shift zonder dat het contract is getekend🤝.

Dit is niet alleen het perfecte moment om contracten op orde te brengen; het kost ook niet meer dan een paar seconden om contracten te ondertekenen. Via de respectievelijke AAPI-apps kunnen werkgever en werknemer het contract in een oogwenk digitaal ondertekenen.

Belangrijk: Uiteraard heeft u als werkgever nog steeds de mogelijkheid om uw werknemer handmatig snel in te klokken.

“Teken uw contract voordat u aan uw shift begint!”

Volgens onze klanten is bovenstaande melding interessant wanneer u met studenten werkt op dagcontracten. Dit type contract moet vaak worden opgesteld en wordt vaak vergeten.

Als deze melding actief is, worden werknemer en werkgever op de hoogte gebracht en kan het contract onmiddellijk digitaal worden ondertekend.