CARD Advance aide votre entreprise Horeca grâce à un microcrédit (2 000 € à 50 000 €)

AAPI et Growzer optimisent et automatisent vos coûts de personnel et la gestion de votre cuisine.

• 2 000 € à 50 000 € disponibles rapidement pour des durées de 3 ou 6 mois
• le remboursement s’adapte à vos ventes
• remise sur les licences AAPI et Growzer

Cette collaboration entre CARD Advance, Growzer et AAPI est valable jusqu’au 30 juin 2021. Vous souhaitez savoir comment cela fonctionne ?

Contactez info@aapi.be pour plus d’informations et pour consulter les conditions générales.

La caisse blanche ou le système de caisse enregistreuse (SCE) nous propulse en plein cœur de l’ère numérique aux côtés de l’économie formelle. Actuellement, le SCE est encore trop perçu comme un simple outil de contrôle, alors qu’il contient une mine d’informations pour les exploitants du secteur de l’hôtellerie et de la restauration.

À la pointe de la data

Aujourd’hui, les modèles économiques basés sur l’analyse des mégadonnées permettent de prendre des décisions éclairées et efficaces plus rapidement, et même de prédire les tendances futures.

Le data mining détecte les anomalies, les modèles et les corrélations dans des ensembles de données contenant des millions d’informations en quelques millisecondes. Un niveau de détail que nous ne pouvons pas saisir en tant qu’êtres humains.

La disruption numérique se poursuit sans relâche dans tous les secteurs, et les données jouent un rôle de premier plan dans cette évolution. Ainsi, quiconque souhaite rester à la page dans ce monde en mutation rapide a tout intérêt à savoir comment les données peuvent contribuer à l’activité de demain.

Données, perspectives & analyses

Nous pouvons considérer les (mégadonnées) comme le nouveau pétrole : une matière première d’importance stratégique pour les entreprises. Contrairement au pétrole, les données ne sont pas rares ; nous émettons tous un déluge de données à la vitesse de l’éclair. Mais comme le pétrole, les données ont peu de valeur ajoutée sous leur « forme brute » : nous ne pouvons réellement les utiliser que si nous les raffinons d’abord en informations exploitables. Si nous déployons les bons outils, nous pouvons en effet donner du sens à ce volume massif, croissant et non structuré de données, et y trouver des corrélations menant à des perspectives inattendues et précieuses.

Mesurer, c’est savoir 2.0

Il existe peut-être une pléthore de données au sein de votre établissement aujourd’hui, et il est fort probable que vous puissiez en extraire davantage que ce que vous faites actuellement. Potentiellement, des informations cachées pourraient vous aider à relever vos défis actuels et futurs. Mesurer, c’est savoir, mais cela ne suffit pas.

Tableau de bord numérique AAPI

AAPI est l’outil qui déverrouille et relie toutes ces informations ainsi que les données provenant de nombreuses autres nouvelles technologies de l’hôtellerie et de la restauration. D’un simple glissement sur leur smartphone, les entrepreneurs du secteur obtiennent une vision financière transparente de tous les aspects de leur entreprise.

Sur la base du tableau de bord numérique, AAPI formule également des recommandations et des conseils qui mènent à des solutions intelligentes de mise sur le marché. Ces conseils permettent à l’entrepreneur de prendre des décisions correctes et fondamentalement saines.

Fini les futilités

Pour réussir dans le secteur de l’hôtellerie et de la restauration, il faut aller plus loin. Plus que jamais, le besoin de contact humain et d’un service personnel de haute qualité se fera sentir. L’entrepreneur prospère de demain s’appuiera sur la perfection numérique et une nouvelle forme de communication humaine. AAPI, fini les futilités !

AAPI vous dévoile quelques astuces pour planifier le plus efficacement et le plus souplement possible. Le module de planification et de paie d’AAPI veille à ce que vous receviez les astuces et conseils ci-dessous sous forme de capteur intelligent et de notification dans votre planification, au moment opportun pour l’estimation et le calcul de votre efficacité optimale. Les capteurs intelligents d’AAPI vous informent de manière ludique sur toutes les implications socio-juridiques de vos actions sur le terrain.

La flexibilité totale n’existe pas, vous le savez aussi. Vos employés ne sont pas tenus par un fil. En règle générale, vous devrez annoncer vos horaires variables au moins cinq jours à l’avance. Cependant, avec les heures supplémentaires, les contrats de flexi-job, les étudiants et les intérimaires, vous pouvez rapidement ajouter des heures. Modifier votre horaire en cours de semaine et réduire les heures à la dernière minute n’est pas possible, à moins que vos employés n’acceptent. Une bonne discussion préalable avec vos employés nous semble être le seul bon départ. Ce sera de toute façon donnant-donnant dans les prochaines semaines.

Grande flexibilité

Contrairement à la plupart des secteurs, les horaires de travail dans l’hôtellerie-restauration bénéficient d’une grande souplesse grâce au système de la « grande flexibilité ». Cela permet à votre personnel d’effectuer ses heures contractuelles non pas strictement sur une base hebdomadaire, mais en moyenne sur une période plus longue, généralement un an. Si les premières semaines de la reprise sont calmes, vous pouvez par exemple ne faire travailler votre employé à temps plein que 30 heures. Vous lui faites rattraper les 8 autres heures dès que l’activité reprendra pleinement. Cela évite de vous retrouver avec trop d’heures fixes que vous ne pourriez pas toutes remplir. Vous devez cependant vous assurer que chaque employé a bien effectué ses heures contractuelles moyennes à la fin de l’année. Pour bénéficier de la grande flexibilité, il est particulièrement important que votre règlement de travail prévoie ce principe ainsi que les heures.

Heures supplémentaires nettes

Vous connaissez tous les heures supplémentaires nettes. Dans les prochains mois, elles deviendront encore plus importantes. Sur les heures supplémentaires nettes, vous ne payez pas de cotisations patronales et l’employé ne paie ni impôts ni ONSS. Bien que les contrats de flexi-job ou les étudiants soient parfois légèrement moins chers, l’avantage de ces heures est qu’elles sont effectuées par vos employés les plus expérimentés. De plus, c’est aussi appréciable pour eux que cela leur permette de compenser rapidement une partie de leurs revenus perdus pendant la période de force majeure. Et saviez-vous que vous pouvez également appliquer ces heures pour les flexi-jobbers et les étudiants, à condition qu’ils soient à temps plein, bien sûr.

Employés à temps partiel

Les employés à temps partiel sont malheureusement les moins intéressants de tous du point de vue des coûts. Vous ne bénéficiez pas de réduction de caisse pour eux, vous ne pouvez pas leur faire effectuer d’heures supplémentaires nettes et leur flexibilité est également limitée. Ainsi, vous pouvez leur faire effectuer 12 « heures de crédit » chaque mois en plus de leur horaire. Cependant, vous devez noter que si cela se produit régulièrement, l’employé à temps partiel pourrait exiger une augmentation de contrat. C’est alors que le complément de contrat pourrait être une meilleure alternative. Avec cela, vous augmentez temporairement les heures contractuelles pour une semaine ou un mois. Et si votre employé à temps partiel a un attachement de 38 heures pour une semaine donnée, vous pouvez même appliquer des heures supplémentaires nettes pour cette semaine !

1. Guichet numérique de l’hospitalité / E-guichet pour le secteur Horeca

Permis et autorisations : c’est pratiquement la première chose à laquelle tout entrepreneur débutant dans la restauration doit faire face. Non seulement le nombre de permis est déjà assez élevé, mais l’entrepreneur doit également se conformer à toutes les règles à différents niveaux : fédéral, régional, local, …

Parce que le secteur de l’hôtellerie et de la restauration ainsi que les services publics bénéficient clairement d’une simplification des procédures, un certain nombre de conseils municipaux ont mis en place des portails en ligne spécifiques à l’Horeca, des e-guichets et des coachs Horeca. L’organisation flamande des TIC pour les autorités locales, V-ICT-OR, a également mis en place un guichet numérique de l’hospitalité, grâce auquel l’exploitant Horeca (débutant) peut organiser toutes les demandes de licence et autres obligations administratives.

Grâce à tous ces systèmes, les entrepreneurs débutants sont guidés à travers les programmes qui leur sont spécifiquement applicables, et qu’ils peuvent solliciter ou gérer directement. Cela concerne le choix correct et la gestion des assurances, l’affichage des prix, la musique dans l’établissement, le tabagisme dans le secteur de la restauration, l’alcool, les tickets de caisse TVA, l’hygiène, l’Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire (AFSCA), l’environnement, les déchets d’entreprise, les enseignes, les terrasses, et ainsi de suite. Des sources authentiques telles que la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) et le registre national sont utilisées autant que possible. Des liens sont également fournis vers les systèmes de back-office numériques des administrations fédérales, flamandes et locales.

La rationalisation et l’automatisation de ce processus garantissent non seulement que les exploitants Horeca sont immédiatement guidés à travers toutes les procédures nécessaires, mais elles permettent simultanément un grand soulagement de la charge administrative pour les administrations (locales).

2. La caisse enregistreuse blanche comme moteur d’efficacité

En Belgique, la caisse blanche a provoqué un effet de choc. L’introduction de ce SCE (Système de Caisse Enregistreuse) a signifié que tous les gestionnaires de la restauration étaient prêts pour une professionnalisation approfondie de leur système de caisse et de leur gestion globale. Fini l’instinct, place à la tenue de registres précis, au calcul et à la planification de tout. C’est le seul moyen pour les entrepreneurs de la restauration de s’assurer qu’ils opèrent avec des marges saines, utilisent leur personnel efficacement et maintiennent une entreprise bien gérée à long terme.

Parallèlement aux mesures gouvernementales sur les ressources humaines dans le secteur Horeca, cela a permis aux outils numériques de trouver rapidement leur place dans le secteur. Dans leur sillage ont suivi des outils de gestion, des solutions de commande, des plateformes de marketing, des applications de sécurité alimentaire et des progiciels de comptabilité.

3. Outils numériques et applications

La numérisation permet de soutenir de plus en plus facilement les entrepreneurs de l’Horeca dans leurs opérations commerciales. Les entrepreneurs sont également plus actifs en ligne. La caisse blanche a certainement aidé en ce sens dans le secteur Horeca belge. Les nouveaux entrepreneurs envisagent également les outils numériques avec ouverture d’esprit et les intègrent dans leur gestion et leur gouvernance. Les informations qu’ils en tirent sont une composante cruciale de la gestion.

Un outil numérique spécifique à l’Horeca, AAPI par exemple, est une prouesse d’innovation numérique et peut à juste titre être considéré comme un véritable bond en avant. Non seulement il offre une transparence totale pour la gestion du personnel, mais il aide également l’entrepreneur Horeca à planifier son personnel efficacement, à surveiller en permanence les coûts de personnel – entre autres en le liant à une fonction d’enregistrement automatique des entrées et sorties – et à communiquer plus fluidement avec les employés. De plus, toute la gestion des contrats se fait numériquement et il existe un lien automatique avec Dimona.

Souvent, une gestion du personnel plus efficace et transparente va de pair avec une meilleure gestion des coûts dans tous les domaines. Après tout, les coûts de personnel font partie du coût total par plat et ont donc un impact direct sur le prix que vous devez facturer. Pour calculer le prix nécessaire à l’obtention de la marge cible, vous devez également avoir une vue parfaite du coût de chaque ingrédient et de la dose dont vous avez besoin pour ce plat. L’outil Growzer, par exemple, peut vous aider à cartographier toute votre gestion Horeca F&B. La commande centralisée, la gestion automatique des stocks 24h/24, l’ingénierie intelligente des menus et le contrôle maximal des coûts font partie des capacités de Growzer.

Si vous listez votre administration RH, votre gestion du personnel, vos coûts F&B ainsi que vos frais généraux, vous avez soudainement une image assez complète de vos dépenses. Si vous collectez toutes ces données commerciales dans AAPI, vous pouvez alors calculer quels plats sont les moins chers et lesquels sont les plus chers, sur lesquels vous pouvez appliquer la plus grande marge et quel impact l’augmentation du prix d’un ingrédient particulier a sur la rentabilité d’un plat. Ce n’est qu’alors que vous pourrez prendre des décisions réellement éclairées : augmentez-vous votre prix, utilisez-vous un peu moins de cet ingrédient coûteux ou supprimez-vous simplement le plat de votre offre ?

De cette manière, un exploitant Horeca atteint un niveau de gestion professionnelle jamais vu auparavant. Chaque changement est enregistré, ce qui est bénéfique pour la transparence vis-à-vis des autorités mais aussi pour la compréhension des opérations commerciales. Car un bon aperçu des coûts et des facteurs qui les influencent mène presque automatiquement à une meilleure gestion et à de meilleures décisions.

No more Monkey Business !

Ou comment la caisse blanche pourrait finalement contribuer à une entreprise plus rentable après tout.

Avec AAPI, vous avez toujours une visibilité sur vos rendements.

• En temps réel
• Chaque jour
• Et aussi sous forme de simulation

AAPI vous aide à créer votre planning par simple glisser-déposer.

• Choisissez parmi une liste d’employés disponibles
• Invitez d’anciens employés à un shift en même temps
• Modifiez les heures

En fonction des coûts salariaux et des rendements, AAPI vous présentera les meilleurs candidats et leurs disponibilités.

Vous pouvez établir des contrats en un clin d’œil sans avoir à consulter votre secrétariat social.

• Intégration des employés
• Invitez les nouveaux employés par SMS à remplir leurs données numériquement
• Choisissez parmi toutes les fonctions disponibles avec calcul automatique des salaires

Laissez vos employés signer leurs contrats et documents numériquement, sans les tracas de l’impression, de la signature et du scan.

En tant qu’employeur, vous téléchargez votre signature une seule fois. AAPI la place automatiquement sur chaque document signé par votre employé. Tous les documents sont stockés en toute sécurité en ligne.

Qu’en est-il des déclarations Dimona ?

Les Dimonas sont automatiquement ajustées en fonction des plannings ou des absences de vos employés. Vous êtes sûr que tout est correct et que vous êtes en ordre socio-légal, même après les shifts.

AAPI a toujours une réponse numérique prête à l’emploi pour toute question socio-légale.

La législation sociale en constante évolution et la complexité croissante autour de la fiscalité et des nouvelles technologies exigent beaucoup d’attention. AAPI garde le doigt sur le pouls pour que vous n’ayez pas à le faire.

Imaginez…

…Vous avez planifié un employé flexi, mais en raison du mauvais temps, vous décidez à la dernière minute d’annuler ce collaborateur.

La déclaration Dimona était déjà faite, et vous ne pensez pas immédiatement à l’annuler… 😅 Cela vous parle ?

« Mince ! J’ai oublié d’annuler la déclaration Dimona ! »

Grâce à la fonctionnalité AAPI « annulation automatique de la déclaration Dimona », une déclaration Dimona déjà planifiée est automatiquement supprimée lorsqu’un employé n’a pas pointé (maladie, changement de poste, …).

En tant qu’employeur, vous pouvez choisir vous-même ce « moment d’annulation ». Par exemple, x minutes après l’heure de début prévue, ou x minutes après la fin prévue.

Chaque fois qu’une déclaration Dimona est automatiquement annulée, vous recevrez une notification d’AAPI, afin que vous soyez informé de tout changement à tout moment de la journée.

Pratique, n’est-ce pas ? 💪

Créer un nouveau contrat de travail pour chaque nouvel employé ?

Pour ensuite imprimer, envoyer, signer manuellement et scanner ces contrats… 🥱

Soyons honnêtes, on a mieux à faire. Avec AAPI, vous créez des contrats, vous pouvez les faire signer numériquement par votre personnel et les stocker tous dans un endroit centralisé.

Plus aucun document égaré ! Fini toute cette paperasse.

L’ASSISTANT de Contrats d’AAPI

Avec l’« ASSISTANT de Contrats » d’AAPI, vous prolongez en un rien de temps plusieurs contrats à durée déterminée dans le secteur de l’hôtellerie et de la restauration (pour les étudiants, les flexi-jobs, les employés permanents, etc.).

Le flux de cette gestion administrative RH particulière est extrêmement clair, et en termes de « convivialité et d’expérience utilisateur », on parle d’une efficacité accrue et d’une rapidité fulgurante. Comme toujours, les capteurs intelligents d’AAPI vous guident également en douceur à travers les points d’intérêt socio-juridiques spécifiques à l’hôtellerie (CP 302) dans ce flux. Et selon les bonnes pratiques d’AAPI, l’ensemble du flux administratif (renouvellement automatique des contrats – soumission automatique des contrats pour signature dans AAPI ME – envoi automatique des dimonas) est complet.

Toujours en règle lors de chaque inspection sociale 👮‍♂️

Un nouveau travailleur dans l’équipe ? Félicitations ! 🤙

Mais maintenant, cette corvée administrative arrive avec. « Oh non ! », on vous entend déjà dire.

Pas d’inquiétude !!

Invitez les nouveaux employés par SMS ou via l’application AAPI ME et laissez-les enregistrer eux-mêmes toutes leurs données personnelles dans l’application AAPI ME (Android/iOS).

Une fois que cet employé aura rempli tous les détails, vous en serez informé via une

notification.

AAPI créera alors automatiquement (sur la base du statut choisi) la dimona et le contrat.

Et n’oubliez pas : Fini les complications 😉

Planifier les shifts avec AAPI ? Un jeu d’enfant !

Avec AAPI, vous créez un planning par simple glisser-déposer.

Fini ces fichiers Excel gigantesques qui ne sont clairs pour personne.

Vous choisissez parmi une liste d’employés disponibles, vous les invitez à un shift simultanément et, en 2 minutes, votre planning est prêt.

Votre personnel peut également indiquer à l’avance les shifts qu’il souhaiterait ou pourrait assurer.

« À l’aide ! Alex a un empêchement imprévu pour son shift ! Quelqu’un peut-il encore le remplacer ? »

Tout entrepreneur sait que les choses se passent souvent différemment de ce qui était prévu. Des changements de dernière minute dans votre planning ? C’est vraiment la c***** ! 😣

Avec AAPI, vous pouvez réagir rapidement et combler les absences.

Quelqu’un ne se présente pas ou ne pourra pas venir de manière inattendue ? Détendez-vous !

Envoyez un message rapide dans WHATSAAPI ou laissez AAPI vous suggérer les meilleurs candidats et leurs disponibilités en fonction du coût salarial et de l’efficacité.

Grâce à AAPI, vous gérez le changement de poste optimal en quelques clics seulement.

« Qu’en est-il des déclarations Dimona ? »

Celles-ci sont automatiquement ajustées et envoyées en fonction des plannings ou des absences de vos employés. Vous avez l’assurance que tout est correct et que vous êtes en règle au niveau socio-légal, même après les shifts 😉

Et n’oubliez pas : No More Monkey Business !

« Ces contrats ont-ils déjà été signés ? »

En raison de toutes sortes de circonstances, votre employé(e) peut oublier de signer son contrat, et parfois, en tant qu’employeur, vous oubliez simplement de faire un suivi ou de vérifier.

Une petite nuance ou de la nonchalance, mais vous ne voulez pas faire cette observation lors d’une inspection sociale dans votre entreprise de restauration…. 👮‍♂️

Un contrat signé est une preuve concluante des accords que vous avez conclus avec votre employé(e), et l’un des documents systématiquement demandés lors d’une tournée d’inspection sociale.

Mieux vaut prévenir que guérir

Pour éviter ce genre de désagrément, AAPI a développé la notification « ne pas pointer sans contrat signé ».

Si vous activez ce « doux rappel », les capteurs intelligents d’AAPI garantissent que les employés ne peuvent pas pointer s’il n’y a pas de contrat signé disponible de leur part.

Ainsi, personne ne commence son service sans que le contrat ne soit signé 🤝.

Non seulement c’est le moment idéal pour mettre les contrats en ordre ; mais il ne faut aussi que quelques secondes pour signer les contrats. Grâce aux applications AAPI respectives, l’employeur et l’employé peuvent signer numériquement le contrat en un clin d’œil.

Important : Bien sûr, en tant qu’employeur, vous avez toujours la possibilité de faire pointer rapidement votre employé manuellement.

« Signez votre contrat avant de commencer votre service ! »

Selon nos clients, la notification ci-dessus est intéressante lorsque vous travaillez avec des étudiants sous contrat journalier. Ce type de contrat doit souvent être établi, et est souvent oublié.

Si cette notification est active, l’employé et l’employeur seront avertis, et le contrat pourra être signé numériquement immédiatement.

Pour chaque demande d’absence (maladie, congés, récupération, congé parental, chômage économique, …), AAPI suggère automatiquement des collègues ayant la même fonction.

« Mince, Alex est malade et ne peut pas venir travailler ! »

Pas d’inquiétude ! Grâce à AAPI, vous réagissez rapidement aux changements imprévus. En quelques clics, vous avez planifié le remplaçant idéal.

Avant même que votre café ne refroidisse, vous avez déjà trouvé un remplaçant ☕

« Et qu’en est-il des déclarations Dimona ? »

Celles-ci sont automatiquement ajustées et envoyées en fonction des horaires ou des absences de vos employés. Vous pouvez être certain que tout est correct et que vous êtes en règle avant une inspection sociale.

Le traitement et la gestion des absences n’ont jamais été aussi fluides !

P.S. Nous avons appris depuis qu’Alex s’est complètement rétabli et qu’il a repris le travail en douceur 💪.