1. Digitaal horecaloket / E-loket horecasector
Vergunningen en goedkeuringen: het is zowat het eerste waar elke startende horecaondernemer mee te maken krijgt. Niet alleen is het aantal vergunningen al vrij hoog, de ondernemer moet ook voldoen aan alle regels op verschillende niveaus: federaal, regionaal, lokaal, …
Omdat zowel de horecasector als de overheidsdiensten duidelijk baat hebben bij een vereenvoudiging van de procedures, hebben een aantal stadsbesturen specifieke online horecaportalen, e-loketten en horecacoaches aangesteld. En ook de Vlaamse ICT-organisatie voor lokale besturen V-ICT-OR heeft werk gemaakt van een digitaal horecaloket, waarmee de (startende) horeca-uitbater alle vergunningsaanvragen en andere administratieve verplichtingen kan regelen.
Via al deze systemen worden startende ondernemers begeleid door de regelingen die specifiek op hen van toepassing zijn en die zij direct kunnen aanvragen of afhandelen. Dit betreft de juiste keuze en afhandeling van verzekeringen, prijsaanduidingen, muziek in de zaak, roken in de horeca, alcohol, btw-bonnen, hygiëne, Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV), milieu, bedrijfsafval, uithangbord, terras, enzovoort. Authentieke bronnen zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en het rijksregister worden zoveel mogelijk gebruikt. Er worden ook links gelegd naar de digitale backoffice-systemen van federale, Vlaamse en lokale besturen.
De stroomlijning en automatisering van dit proces zorgt er niet alleen voor dat de horeca-uitbaters onmiddellijk door alle noodzakelijke procedures worden geloodst, het zorgt tegelijkertijd voor een grote verlichting van de administratieve lasten bij de (lokale) besturen.
2. De witte kassa als drijfveer voor efficiëntie
In België heeft de witte kassa voor een schokeffect gezorgd. De introductie van dit GKS betekende dat alle horecamanagers klaar waren voor een grondige professionalisering van hun kassasysteem en hun algemeen beheer. Geen buikgevoel meer dus, tijd om nauwkeurige gegevens bij te houden, alles te berekenen en te plannen. Dit is de enige manier voor horecaondernemers om ervoor te zorgen dat ze met gezonde marges werken, hun personeel efficiënt inzetten en op lange termijn een goed draaiende zaak behouden.
Samen met overheidsmaatregelen op het gebied van human resources in de horeca, zorgde dit ervoor dat digitale tools snel hun weg vonden naar de sector. In hun kielzog volgden beheertools, besteloplossingen, marketingplatforms, toepassingen voor voedselveiligheid en boekhoudpakketten.
3. Digitale tools & apps
Digitalisering maakt het steeds eenvoudiger om horecaondernemers te ondersteunen in hun bedrijfsvoering. Ondernemers zijn ook actiever online. De witte kassa heeft hier in de Belgische horeca zeker bij geholpen. Nieuwe ondernemers staan ook onbevooroordeeld tegenover digitale tools en integreren deze in hun beheer en beleid. De inzichten die zij daaruit verkrijgen, zijn een cruciaal onderdeel van het management.
Een horecaspecifieke digitale tool, zoals AAPI, is een hoogstandje van digitale innovatie en kan met recht worden beschouwd als de vlucht vooruit. Het biedt niet alleen volledige transparantie voor het personeelsbeheer, maar helpt de horecaondernemer ook om zijn personeel efficiënt in te plannen, de personeelskosten continu te bewaken – onder meer door de koppeling met een automatische check-in en check-out functie – en vlotter te communiceren met medewerkers. Daarnaast gebeurt al het contractbeheer digitaal en is er een automatische koppeling met Dimona.
Vaak gaat een efficiënter en transparanter personeelsbeheer hand in hand met een beter kostenbeheer op alle vlakken. Personeelskosten maken immers deel uit van de totale kostprijs per gerecht en hebben dus een directe impact op de prijs die u moet aanrekenen. Om de prijs te berekenen die nodig is om de beoogde marge te behalen, moet u ook een perfect zicht hebben op de kostprijs van elk ingrediënt en de dosering die u van dat ingrediënt in het gerecht nodig heeft. De tool Growzer kan u bijvoorbeeld helpen om uw volledige F&B-horecabeheer in kaart te brengen. Centraal bestellen, automatisch 24-uurs voorraadbeheer, slimme menu-engineering en maximale kostenbeheersing behoren tot de mogelijkheden van Growzer.
Als u uw HR-administratie, People Management, F&B-kosten en uw overheadkosten op een rijtje zet, heeft u plotseling een vrij compleet beeld van uw uitgaven. Als u al deze bedrijfsgegevens verzamelt in AAPI, kunt u berekenen welke gerechten het goedkoopst en welke het duurst zijn, op welke u de grootste marge kunt nemen en wat de impact van de prijsstijging van een bepaald ingrediënt is op de winstgevendheid van een gerecht. Pas dan kunt u echt gefundeerde beslissingen nemen: verhoogt u uw prijs, gebruikt u wat minder van dat dure ingrediënt of schrapt u het gerecht gewoon uit uw aanbod?
Op deze manier bereikt een horeca-uitbater een niveau van professioneel beheer dat nooit eerder is vertoond. Elke wijziging wordt geregistreerd, wat goed is voor de transparantie naar de autoriteiten, maar ook voor het inzicht in de bedrijfsvoering. Want een goed overzicht van de kosten en de factoren die deze kosten beïnvloeden, leidt bijna automatisch tot een beter beheer en tot betere beslissingen.
No more Monkey Business!
Of hoe de witte kassa uiteindelijk toch zou kunnen bijdragen aan een winstgevender bedrijf.
