Découvrez comment gérer vos effectifs avec AAPI. Ajoutez des employés, collectez les données du personnel, créez des contrats, gérez les disponibilités et connectez la gestion du personnel à la planification et à la paie.
FAQ – Gestion du personnel
Comment gérer votre personnel avec AAPI
La gestion des employés implique bien plus que de simplement inscrire des noms sur un planning.
Avant qu’une personne ne puisse travailler, vous avez besoin des informations correctes sur l’employé, de son statut d’emploi, de son contrat, de sa fonction et de ses données administratives. Les employés ont également besoin d’accéder à leurs plannings, documents et communications.
AAPI rassemble ces éléments dans un environnement numérique unique de gestion du personnel.
Avec AAPI, les entreprises peuvent ajouter des employés, collecter leurs informations personnelles, gérer les contrats, organiser les données des employés et donner aux membres de l’équipe l’accès aux informations dont ils ont besoin via AAPI ME.
Le résultat est une main-d’œuvre connectée au lieu d’informations éparpillées dans des feuilles de calcul, des documents, des e-mails et des systèmes distincts.
Qu’est-ce que la gestion du personnel avec AAPI ?
La gestion du personnel avec AAPI signifie gérer numériquement les employés qui composent vos effectifs et connecter leurs informations aux processus dont ils ont besoin pour travailler.
AAPI combine les informations du personnel avec d’autres processus de gestion des effectifs, notamment :
- l’intégration des employés
- les données personnelles des employés
- le statut et les fonctions d’emploi
- les contrats
- les signatures numériques
- Dimona
- les disponibilités des employés
- les plannings
- les absences
- la communication
- l’enregistrement du temps
- la paie
Cela signifie que les informations des employés ne restent pas isolées dans un dossier RH.
Une fois qu’un employé est enregistré dans AAPI, ces informations peuvent faire partie du flux de travail plus large, de la gestion du personnel à la planification, au suivi et à la paie.
Comment ajouter un nouvel employé dans AAPI ?
L’ajout d’un nouvel employé ne devrait pas signifier copier manuellement les mêmes informations entre différents documents et systèmes.
Avec AAPI, vous pouvez inviter un nouvel employé numériquement.
Un processus d’intégration typique se présente comme suit :
- Ajoutez ou invitez l’employé. Un nouvel employé peut être invité à fournir ses informations numériquement.
- Collectez les données personnelles requises. Les employés peuvent saisir leurs informations personnelles via AAPI ME.
- Choisissez les informations d’emploi appropriées. L’employé peut être lié à la fonction et au statut d’emploi pertinents.
- Créez le contrat. Une fois les informations de l’employé complètes, le contrat de travail peut être préparé.
- Envoyez le contrat numériquement. L’employé reçoit le document via AAPI ME.
- Signez et stockez le contrat. Les contrats peuvent être signés numériquement et stockés de manière centralisée.
- Rendez l’employé disponible pour la planification. Une fois les informations d’emploi requises en place, l’employé fait partie de vos effectifs opérationnels.
Au lieu de gérer l’intégration comme un processus administratif distinct, AAPI la connecte directement à la gestion quotidienne du personnel.
Comment les employés peuvent-ils saisir leurs propres informations personnelles ?
AAPI permet aux nouveaux employés de fournir leurs propres informations numériquement.
Les employés peuvent être invités à utiliser l’application AAPI ME, où ils saisissent leurs données personnelles.
Une fois leurs informations complétées, l’employeur peut poursuivre les processus administratifs pertinents.
Cela réduit la nécessité de transférer manuellement les informations des employés depuis des formulaires papier, des e-mails ou des messages vers un autre système.
Cela crée également un dossier centralisé de l’employé qui peut être utilisé dans tout AAPI.
Les informations des employés peuvent-elles être ajoutées à l’aide d’une carte d’identité ?
AAPI prend également en charge la collecte numérique d’informations personnelles à l’aide d’une carte d’identité et d’un lecteur eID.
Cela offre un autre moyen de capturer directement les informations des employés au lieu de saisir tous les détails manuellement.
Une fois les informations personnelles requises disponibles, elles peuvent être utilisées pour poursuivre la configuration administrative de l’employé.
L’objectif est simple : capturer les informations de l’employé une seule fois et les utiliser tout au long du processus de gestion des effectifs.
Comment créer un contrat de travail pour un nouvel employé ?
Une fois les informations de l’employé complètes, l’étape suivante consiste à créer le contrat approprié.
Au sein d’AAPI, les informations des employés et la gestion des contrats sont connectées.
L’employeur peut sélectionner les informations d’emploi, la fonction et les détails du contrat appropriés et préparer le contrat numériquement.
Une fois créé, le contrat peut être proposé à l’employé pour signature via AAPI ME.
Cela connecte une partie importante de l’intégration des employés directement au dossier numérique de l’employé au lieu de traiter la création de contrat comme un processus entièrement distinct.
Les employés peuvent-ils signer des contrats numériquement ?
Oui.
Les employés peuvent recevoir et signer des contrats numériquement via AAPI ME.
L’employeur télécharge sa signature une fois, après quoi AAPI peut l’utiliser dans le flux de travail des contrats. L’employé signe les documents pertinents via l’application.
Les documents signés peuvent ensuite être stockés numériquement.
Cela élimine une grande partie du processus traditionnel d’impression d’un contrat, de sa signature manuelle, de sa numérisation et du stockage ou de l’envoi de copies séparées.
Comment AAPI gère-t-il les différents types d’employés ?
Tous les effectifs ne sont pas composés d’un seul type d’employé.
AAPI est conçu pour les organisations gérant différents types d’arrangements d’emploi, y compris le personnel permanent, les étudiants et les flexi-workers.
Le statut de l’employé est important car il peut influencer les contrats, Dimona, la planification et les processus de paie.
AAPI connecte donc le dossier de l’employé aux informations requises plus loin dans le flux de travail plutôt que de traiter chaque membre du personnel de manière identique.
C’est particulièrement important pour les entreprises opérant avec une main-d’œuvre dynamique.
Comment la gestion du personnel se connecte-t-elle à Dimona ?
L’intégration des employés et Dimona sont connectés au sein d’AAPI.
Une fois les informations requises sur l’employé et son statut d’emploi disponibles, AAPI peut utiliser ces informations dans le processus Dimona pertinent.
Cela évite de créer un flux administratif distinct et déconnecté entre l’ajout d’un employé et sa préparation au travail.
Cela signifie également que les changements plus loin dans le flux de travail — tels que les plannings ou les absences pertinents — peuvent être connectés au traitement Dimona.
Pour les employeurs, le dossier de l’employé devient le point de départ de plusieurs processus administratifs connectés.
AAPI peut-il gérer les employés de nationalité étrangère ?
Oui.
AAPI contient des fonctionnalités pour les employés n’ayant pas la nationalité belge.
Les employés peuvent fournir les informations requises via le processus d’intégration numérique, après quoi AAPI peut prendre en charge le processus Dimona pertinent.
Cela permet de gérer ces employés au sein du même environnement de gestion des effectifs au lieu de maintenir une administration distincte du personnel.
Comment les employés peuvent-ils gérer leurs informations via AAPI ME ?
AAPI ME est la partie de l’environnement AAPI destinée aux employés.
Il donne aux employés un accès direct aux informations importantes liées à leur emploi.
Selon les fonctionnalités utilisées, les employés peuvent accéder à des éléments tels que :
- les plannings
- les disponibilités
- les changements de poste
- les contrats
- les documents
- les fiches de paie
- les informations sur les absences
- la communication
Cela crée un hub pour les employés où les membres de l’équipe peuvent consulter les informations eux-mêmes plutôt que de devoir les demander à plusieurs reprises à un responsable.
Comment gérer les disponibilités des employés ?
Savoir qui travaille pour votre entreprise est une chose.
Savoir qui est réellement disponible pour travailler en est une autre.
AAPI connecte la disponibilité des employés à l’environnement plus large de gestion des effectifs. Les employés peuvent fournir des informations sur leurs disponibilités, qui peuvent ensuite être utilisées lors de la planification des postes.
C’est particulièrement utile pour les organisations travaillant avec des effectifs flexibles où les disponibilités changent régulièrement.
En maintenant les informations et les disponibilités des employés connectées, les responsables ont une vision plus claire des effectifs qu’ils peuvent réellement déployer.
Comment gérer les absences ?
Les absences font également partie de la gestion du personnel.
Les employés peuvent communiquer les informations d’absence ou de congé numériquement, tandis que les responsables peuvent gérer l’impact sur leurs effectifs via AAPI.
Lorsqu’un employé devient indisponible, AAPI peut aider à identifier les collègues ayant la même fonction qui pourraient être en mesure de prendre le relais.
Cela connecte la gestion des absences à la fois à la gestion du personnel et à la planification.
Au lieu de simplement constater l’absence de quelqu’un, vous pouvez immédiatement vous orienter vers la résolution du manque de personnel que cette absence crée.
Comment communiquer avec les employés ?
Séparer la communication des employés de l’administration des effectifs crée rapidement une fragmentation.
Les plannings sont dans un système. Les contrats sont ailleurs. Les questions arrivent via WhatsApp. Les disponibilités arrivent par SMS. Les documents arrivent par e-mail.
AAPI est conçu pour centraliser davantage cette interaction avec les employés.
AAPI ME donne aux employés l’accès à leurs informations sur les effectifs, tandis que WHATSAAPI prend en charge la communication interne et les notifications.
Cela permet de maintenir la communication opérationnelle plus proche des informations et des processus auxquels elle se rapporte.
Différents responsables peuvent-ils avoir des droits d’accès différents ?
Oui.
AAPI permet d’attribuer différents droits d’utilisateur.
Cela signifie que les organisations peuvent déterminer les fonctions ou les informations auxquelles des utilisateurs particuliers peuvent accéder.
Par exemple, l’accès peut différer en fonction du lieu, du service ou de la responsabilité.
Un responsable peut avoir besoin d’accéder aux employés d’une agence particulière, tandis que les RH peuvent nécessiter un accès plus large aux informations et aux contrats des employés.
C’est particulièrement utile pour les organisations ayant plusieurs sites ou différentes responsabilités de gestion.
Comment la gestion du personnel se connecte-t-elle à la planification ?
La gestion du personnel répond à la question :
Qui fait partie de mes effectifs ?
La planification répond :
Quand ces personnes doivent-elles travailler ?
Les deux processus sont étroitement liés.
Une fois les employés ajoutés, leurs informations d’emploi complètes et les contrats appropriés en place, ils peuvent faire partie du processus de planification.
Les responsables peuvent ensuite utiliser des informations telles que la fonction et la disponibilité des employés lors de la planification du travail.
Cela crée un flux naturel :
employé → contrat → disponibilité → planification
Au lieu de reconstruire les informations des employés dans un outil de planification distinct, AAPI connecte les effectifs au planning.
Comment la gestion du personnel se connecte-t-elle au suivi du temps ?
Une fois qu’un employé a été intégré et planifié, la question opérationnelle suivante est de savoir si les heures prévues ont réellement été travaillées.
AAPI connecte les informations sur les effectifs à AAPI TIME, sa solution de pointage numérique.
Les employés peuvent pointer leur arrivée et leur départ, permettant aux heures de travail enregistrées de faire partie du processus plus large de gestion des employés.
Cela étend le flux de travail :
employé → contrat → planification → enregistrement du temps
Le dossier de l’employé reste donc pertinent tout au long du processus de travail complet.
Comment la gestion du personnel se connecte-t-elle à la paie ?
Les informations sur les employés collectées au début du processus sont également importantes à la fin.
AAPI connecte l’administration des effectifs aux processus de paie et aux secrétariats sociaux.
Les informations sur les employés, les contrats, la planification et les heures enregistrées peuvent donc faire partie d’un flux connecté vers la paie.
Le processus complet devient :
gestion du personnel → contractualisation → planification → suivi → paie
Cela réduit la nécessité de gérer le même employé via plusieurs systèmes administratifs déconnectés.
Puis-je gérer le personnel depuis mon smartphone ?
Oui.
AAPI propose à la fois un environnement web et des applications mobiles.
Les responsables peuvent utiliser l’application employeur AAPI pour les actions quotidiennes importantes de gestion des effectifs, y compris l’ajout et la gestion des employés, la préparation des contrats, la communication et la gestion des changements opérationnels.
Les employés utilisent AAPI ME pour accéder à leurs propres informations et interagir avec les processus pertinents de gestion des effectifs.
Cela signifie que la gestion du personnel n’est pas limitée à un environnement de bureau.
AAPI peut-il gérer le personnel sur différents sites ?
AAPI prend en charge la gestion des effectifs sur différents sites ou agences.
L’accès des utilisateurs peut également être organisé en fonction des responsabilités, permettant aux organisations de donner aux responsables pertinents l’accès aux employés et aux informations dont ils ont besoin.
Cela rend la plateforme utile pour les entreprises où la gestion du personnel est répartie sur plusieurs sites mais doit rester organisée de manière centralisée.
Pourquoi utiliser AAPI plutôt que des feuilles de calcul pour la gestion du personnel ?
Une feuille de calcul peut contenir une liste d’employés.
Mais une liste de noms n’est pas de la gestion des effectifs.
AAPI connecte les employés aux processus entourant leur emploi :
données personnelles → contrats → disponibilité → planification → communication → suivi du temps → paie
Lorsque ces processus sont gérés séparément, les informations des employés doivent être copiées, vérifiées et mises à jour à plusieurs endroits.
Avec AAPI, l’employé fait partie d’un flux de travail numérique connecté.
Quelle est la différence entre la gestion du personnel et la planification dans AAPI ?
La gestion du personnel couvre les effectifs eux-mêmes : informations sur les employés, intégration, contrats, fonctions, disponibilités et accès aux services aux employés.
La planification prend ces effectifs et organise quand les gens travaillent.
Les deux sont connectés, mais ils résolvent différentes parties de la gestion des effectifs.
AAPI les rassemble afin que les informations créées lors de la gestion du personnel puissent être utilisées lors de la planification des employés.
À qui s’adresse AAPI Staffing ?
AAPI est conçu pour les organisations qui ont besoin de gérer les employés efficacement tout en connectant l’administration des effectifs aux opérations quotidiennes.
La plateforme est utilisée dans divers secteurs, notamment l’hôtellerie, les restaurants, les cafés et bars, les hôtels, l’événementiel et la restauration, les services et autres entreprises gérant des effectifs dynamiques.
Elle est particulièrement pertinente pour les organisations gérant des combinaisons d’employés permanents et flexibles ou opérant sur plusieurs sites.
Quels sont les principaux avantages de la gestion du personnel avec AAPI ?
AAPI crée un environnement connecté autour de l’employé.
Au lieu de gérer les données des employés, les contrats, les disponibilités, les plannings, l’enregistrement du temps et la paie comme des processus isolés, ces éléments peuvent faire partie d’un seul flux de travail.
Le principe central est simple :
Ajoutez votre employé une seule fois. Utilisez ces informations sur l’employé tout au long du processus de gestion des effectifs.
Cela signifie moins d’administration fragmentée pour les responsables et un accès plus facile aux informations pertinentes pour les employés.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion du personnel ?
Un logiciel de gestion du personnel aide les organisations à gérer les personnes au sein de leurs effectifs ainsi que les informations et les processus qui y sont liés. AAPI connecte la gestion des employés à l’intégration, aux contrats, aux disponibilités, à la planification, à l’enregistrement du temps et à la paie.
Puis-je ajouter de nouveaux employés numériquement avec AAPI ?
Oui. De nouveaux employés peuvent être ajoutés à AAPI et invités à fournir leurs informations personnelles numériquement via AAPI ME.
Puis-je créer des contrats de travail dans AAPI ?
Oui. Une fois les informations requises sur l’employé disponibles, les contrats peuvent être préparés via AAPI et proposés numériquement à l’employé.
AAPI prend-il en charge le personnel permanent et flexible ?
Oui. AAPI est conçu pour gérer différents types d’employés et est utilisé pour les effectifs comprenant des employés permanents, des étudiants, des flexi-workers et d’autres arrangements d’emploi pris en charge par la plateforme.
AAPI connecte-t-il la gestion du personnel à la paie ?
Oui. AAPI connecte la gestion des employés aux contrats, à la planification, à l’enregistrement du temps et aux flux de paie, et s’intègre aux secrétariats sociaux.
AAPI dispose-t-il d’une application pour les employés ?
Oui. AAPI ME donne aux employés un accès mobile à des informations telles que les plannings, les disponibilités, les changements de poste, les contrats et les fiches de paie.
Un employé. Un flux de travail connecté.
Gérer le personnel ne devrait pas signifier saisir les mêmes informations sur les employés système après système.
Avec AAPI, l’employé devient le point de départ d’un flux de travail connecté pour les effectifs.
Ajoutez vos collaborateurs. Collectez leurs informations. Gérez leurs contrats. Comprenez leurs disponibilités. Planifiez leur travail. Suivez leurs heures. Connectez le résultat à la paie.
Gérez vos effectifs depuis un environnement numérique unique avec AAPI.
