FAQ - Software voor beheer van werknemerscontracten België | AAPI

Contractering in AAPI is het digitale proces voor het opstellen en beheren van arbeidsovereenkomsten als onderdeel van uw bredere personeelsbeheer.

In plaats van het contract als een op zichzelf staand document te behandelen, koppelt AAPI het aan andere informatie en processen rondom de werknemer.

Deze omvatten:

• persoonlijke gegevens van de werknemer
• statuut
• functie
• contractdata
• werkrooster
• contracturen
• salarisinformatie
• Dimona
• digitale handtekeningen
• planning
• tijdsregistratie
• payroll

Dit maakt de arbeidsovereenkomst onderdeel van één verbonden HR-workflow.

AAPI gebruikt de werknemersinformatie die al in het platform beschikbaar is als basis voor het opstellen van contracten.

Een typisch proces ziet er als volgt uit:

1. Voeg de werknemer toe of selecteer deze. Vertrek vanuit het werknemersdossier in AAPI.
2. Zorg dat de werknemersinformatie volledig is. Persoonlijke gegevens kunnen digitaal worden ingevoerd door de werknemer via AAPI ME of worden vastgelegd via de beschikbare functionaliteit voor werknemersgegevens.
3. Selecteer het juiste contract of werknemersstatuut. Kies de contractconfiguratie die van toepassing is op de werknemer.
4. Voer de contractinformatie in. Afhankelijk van het contract kan dit de start- en einddatum, functie, salarisinformatie, contracturen en het werkrooster omvatten.
5. Sla het contract op. Zodra de vereiste informatie is ingevoerd, wordt het contract aangemaakt.
6. Verstuur het contract ter ondertekening. Het contract kan automatisch beschikbaar worden gesteld aan de werknemer via AAPI ME.
7. Voltooi de gekoppelde administratie. Voor contracttypes waar dit van toepassing is, koppelt AAPI de contractcreatie aan Dimona.
8. Gebruik de werknemer in de planning. Zodra het contract actief wordt, kan de werknemer worden opgenomen in de relevante planning-workflow.

Dit koppelt contractering rechtstreeks aan de processen die eraan voorafgaan en erop volgen.

Een correct contract begint bij correcte werknemersinformatie.

AAPI stelt werknemers in staat om hun eigen persoonlijke gegevens te verstrekken via AAPI ME. Werkgevers kunnen ook ondersteunde digitale methoden gebruiken om werknemersinformatie vast te leggen.

Zodra die informatie beschikbaar is, kan deze worden gebruikt bij het voorbereiden van de arbeidsovereenkomst.

Dit voorkomt het herhaaldelijk overzetten van dezelfde werknemersinformatie tussen afzonderlijke documenten en applicaties.

Het principe is eenvoudig:

verzamel werknemersinformatie één keer en gebruik deze in de gehele tewerkstellingsworkflow.

Ja.

Werknemers kunnen hun contracten en documenten digitaal ondertekenen via de AAPI ME-applicatie.

De werkgever uploadt zijn handtekening eenmalig. AAPI kan die handtekening vervolgens gebruiken binnen het contractproces, terwijl de werknemer het relevante document ondertekent via zijn eigen app.

Dit vervangt de traditionele volgorde van:

printen → ondertekenen → scannen → e-mailen → archiveren

Het ondertekende document blijft in plaats daarvan digitaal beschikbaar.

AAPI slaat contracten en documenten digitaal op.

Dit biedt managers een centrale locatie voor werknemersdocumentatie, in plaats van contracten verspreid over papieren dossiers, e-mailbijlagen of lokale mappen.

Centrale digitale opslag maakt het ook eenvoudiger om contractinformatie gekoppeld te houden aan de werknemer bij wie deze hoort.

Voor werknemers blijven relevante documenten toegankelijk via het AAPI-ecosysteem.

Contractering volgt natuurlijk uit Staffing.

Wanneer een nieuwe werknemer in dienst treedt, kan AAPI hen uitnodigen om hun persoonlijke gegevens digitaal te verstrekken via AAPI ME.

Zodra die informatie is ingevuld, beschikt de werkgever over de gegevens die nodig zijn om verder te gaan met de contractconfiguratie van de werknemer.

De workflow wordt:

nieuwe werknemer → werknemersgegevens → statuut → contract → handtekening

In plaats van dat onboarding en contractadministratie in afzonderlijke systemen plaatsvinden, zijn beide processen met elkaar verbonden.

Voor ondersteunde contracttypes zijn contractcreatie en Dimona in AAPI nauw met elkaar verbonden.

Wanneer een contract wordt aangemaakt, kan AAPI automatisch de relevante Dimona-aangifte verzenden.

Voor andere vormen van tewerkstelling kan het Dimona-proces worden geactiveerd door de publicatie van een shift.

Dit betekent dat werkgevers het contract en Dimona niet altijd als twee losstaande administratieve handelingen hoeven te behandelen.

De exacte workflow hangt af van het gebruikte contracttype.

De startdatum van het contract bepaalt wanneer het contract actief wordt.

Vanaf de startdatum van het contract kan de werknemer worden opgenomen in de relevante planning.

Dit creëert een duidelijke relatie tussen Contractering en Planning:

Contractering bepaalt het tewerkstellingskader. Planning bepaalt wanneer de werknemer binnen dat kader werkt.

Die verbinding is belangrijk omdat het rooster de contractuele configuratie van de werknemer moet weerspiegelen.

Afhankelijk van het contracttype en het werknemersstatuut ondersteunt AAPI informatie waaronder:

• startdatum
• einddatum
• werknemersstatuut
• functie
• anciënniteit
• loonstructuur
• uur- of maandsalaris waar van toepassing
• contracturen
• vaste of variabele roosters
• betaalde of onbetaalde pauzes

De exacte beschikbare velden hangen af van het type arbeidsovereenkomst.

Hierdoor kan contractinformatie doorstromen naar opeenvolgende processen zoals planning en payroll.

Ja.

Wanneer een contract een vast werkrooster gebruikt, kan het juiste werkrooster aan het contract worden gekoppeld.

Dat werkrooster bepaalt de relevante contracturen.

De contractuele configuratie kan dus worden gekoppeld aan hoe de werknemer vervolgens wordt ingepland.

Ja.

Voor variabele werkroosters kan het contract het aantal contracturen definiëren, terwijl het eigenlijke rooster via Planning wordt beheerd.

Dit creëert een verbinding tussen het contractuele aantal uren en het wekelijkse operationele rooster.

AAPI kan daarom organisaties ondersteunen waar werktijden veranderen terwijl het contractuele tewerkstellingskader gedefinieerd blijft.

AAPI ondersteunt verschillende werknemers- en contractstatuten.

De exacte beschikbaarheid hangt af van de relevante tewerkstellingssituatie en het toepasselijke paritair comité, maar de huidige documentatie van AAPI bevat contractworkflows voor werknemers zoals:

• vaste medewerkers
• flexi-jobbers
• studenten
• gelegenheidswerkers
• bepaalde Artikel 17-tewerkstellingsstatuten
• vrijwilligers

Verschillende statuten kunnen verschillende contract- en Dimona-workflows vereisen.

Het juiste statuut moet daarom worden geselecteerd bij het configureren van het contract van de werknemer.

Voor vaste medewerkers ondersteunt AAPI contracten voor bepaalde of onbepaalde duur.

De contractconfiguratie kan relevante informatie bevatten zoals de functie van de werknemer, de contractperiode, het salaris en het werkrooster.

Zodra het contract is aangemaakt, kan het gerelateerde Dimona-proces worden geactiveerd en ontvangt de werknemer het contract via AAPI ME voor digitale ondertekening.

AAPI bevat specifieke contractworkflows voor studenten.

Afhankelijk van de configuratie kunnen studentencontracten over een bepaalde periode lopen of gekoppeld zijn aan dagelijkse tewerkstelling en shifts.

Voor studentencontracten op basis van een periode loopt het contract gedurende de betreffende periode en kan het vervolgens worden vernieuwd waar nodig.

Voor workflows op basis van dagelijkse tewerkstelling kan het plannen en publiceren van de shift onderdeel worden van het contract- en Dimona-proces.

Dit is een voorbeeld van hoe AAPI Contractering en Planning koppelt in plaats van ze als afzonderlijke administratieve activiteiten te behandelen.

AAPI ondersteunt ook workflows voor flexi-jobbers.

Afhankelijk van de configuratie kunnen het contractkader en de dagelijkse aangiften via het systeem worden beheerd.

Contracten die moeten doorlopen, kunnen ook worden vernieuwd of verlengd via de relevante functionaliteit.

Dit is vooral nuttig voor bedrijven die regelmatig werken met flexibele tewerkstellingsregelingen.

De Contracts Wizard van AAPI is ontworpen om de vernieuwing van meerdere contracten van bepaalde duur te vereenvoudigen.

In plaats van contracten individueel te verlengen via herhaalde handmatige acties, kan de Contracts Wizard helpen om meerdere vernieuwingen efficiënter te verwerken.

De gedocumenteerde workflow kan omvatten:

contractverlenging → contract verzonden naar AAPI ME → handtekening werknemer → Dimona

Dit is bijzonder nuttig voor organisaties met studenten, flexi-jobbers of andere werknemers van wie de contracten regelmatig moeten worden vernieuwd.

Ja.

De Contracts Wizard is specifiek in het leven geroepen om de vernieuwing van meerdere contracten van bepaalde duur te vereenvoudigen.

Dit vermindert herhalende HR-administratie wanneer meerdere werknemers rond dezelfde periode een contractverlenging nodig hebben.

De vernieuwde contracten kunnen dan doorstromen via de digitale handtekening en de relevante Dimona-workflow.

Contracten en de werkelijke arbeidstijd moeten soms op elkaar afgestemd blijven.

AAPI bevat specifieke functionaliteit voor situaties waarin de werktijden van studenten afwijken van de oorspronkelijke overeenkomst.

Voor ondersteunde studentencontract-workflows kan AAPI een bijgewerkte overeenkomst genereren op basis van de werkelijke start- en eindtijd.

Het bijgewerkte document kan vervolgens digitaal aan de werknemer worden aangeboden via AAPI ME voor ondertekening.

Dit koppelt feitelijke operationele wijzigingen aan de noodzakelijke contractadministratie.

AAPI bevat slimme meldingen rond contractadministratie.

Werknemers en werkgevers kunnen bijvoorbeeld worden geïnformeerd wanneer een contract nog ondertekend moet worden.

AAPI documenteert ook functionaliteit die kan voorkomen dat een werknemer inklokt wanneer het vereiste ondertekende contract niet beschikbaar is, indien die optie is geactiveerd.

Dit brengt Contractering samen met Tracking.

In plaats van achteraf te ontdekken dat een vereist document ontbrak, kan het systeem het probleem signaleren op het moment dat de werknemer begint te werken.

Een contract bepaalt het kader waarin de werknemer werkt.

Planning organiseert de feitelijke shifts.

Zodra het betreffende contract actief wordt, kan de werknemer worden ingepland volgens die contractuele configuratie.

Voor bepaalde contracttypes activeert het publiceren van een shift ook verdere administratie, zoals een dagelijkse Dimona en het bijbehorende contract.

De workflow kan dus worden:

contract → planning → shift → gekoppelde administratie

Zodra een werknemer begint te werken, registreert AAPI TIME de werkelijke arbeidstijd van de werknemer.

In sommige workflows kunnen verschillen tussen de geplande en werkelijke werkuren gevolgen hebben voor de bijbehorende tewerkstellingsdocumentatie.

Daarom behandelt AAPI contracten, roosters en tijdsregistratie niet als volledig gescheiden processen.

Ze vormen opeenvolgende stappen binnen één tewerkstellingsworkflow.

Contractinformatie vormt een belangrijke input voor de payroll.

De functie van de werknemer, het statuut, de salarisinformatie, de contracturen en de werkregeling maken allemaal deel uit van het bredere payrollproces.

AAPI koppelt werknemersadministratie, contracten, planning en tijdsregistratie aan payrollprocessen en sociale secretariaten.

De volledige workflow wordt:

staffing → contractering → planning → tracking → payroll

Elke stap maakt gebruik van informatie die eerder in het proces is vastgelegd.

De werkgeversapplicatie van AAPI biedt vanaf een smartphone toegang tot belangrijke functionaliteit voor personeelsbeheer.

De documentatie van AAPI vermeldt specifiek dat managers contracten kunnen opstellen vanuit de werkgeversapplicatie.

Werknemers gebruiken AAPI ME om hun documenten te ontvangen en digitaal te ondertekenen.

Dit betekent dat de contractworkflow niet volledig afhankelijk is van het feit of beide partijen achter een computer zitten.

Een Word-document kan een contract creëren.

Maar het koppelt dat contract niet automatisch aan de rest van de werknemersworkflow.

Met afzonderlijke tools kan het proces als volgt verlopen:

werknemersgegevens → Word → PDF → e-mail → handtekening → scan → opslag → Dimona → planning

Elke overdracht creëert een extra administratieve handeling.

AAPI brengt die stappen dichter bij elkaar:

werknemersgegevens → contract → digitale handtekening → Dimona → planning

Het contract wordt onderdeel van het personeelsbeheerproces in plaats van een op zichzelf staand document.

De drie processen beantwoorden drie verschillende vragen.

Staffing: Wie werkt er voor ons?

Contracting: Onder welke arbeidsovereenkomst werken ze?

Planning: Wanneer werken ze?

AAPI verbindt ze alle drie.

Werknemersinformatie verzameld tijdens Staffing kan worden gebruikt om het contract op te stellen. Het actieve contract vormt vervolgens het kader voor de Planning.

Samen vormen ze het begin van de bredere workforce management flow.

AAPI Contracting is relevant voor organisaties die regelmatig werknemerscontracten opstellen, ondertekenen, vernieuwen of beheren en willen dat die contracten gekoppeld zijn aan hun dagelijkse personeelsadministratie.

Het is vooral relevant in omgevingen met verschillende werknemersstatuten of een frequent wisselend personeelsbestand, waaronder de horeca, restaurants, cafés en bars, hotels, evenementen en catering en andere operationele bedrijven die door AAPI worden ondersteund.

AAPI brengt contractbeheer in dezelfde omgeving als de werknemer en het werk dat zij verrichten.

Dat betekent dat bedrijven het volgende kunnen koppelen:

werknemersgegevens → statuut → contract → handtekening → Dimona → planning → tracking → payroll

In plaats van informatie handmatig tussen afzonderlijke systemen te verplaatsen, wordt het contract onderdeel van één digitale workflow.

Het centrale principe is eenvoudig:

Maak het contract één keer aan. Koppel het aan alles wat volgt.

Ja. AAPI stelt werkgevers in staat om werknemerscontracten digitaal op te stellen met behulp van de werknemers- en tewerkstellingsinformatie die in het platform beschikbaar is.

Ja. Contracten kunnen naar werknemers worden verzonden via AAPI ME, waar ze deze digitaal kunnen ondertekenen.

De werkgever kan zijn handtekening uploaden in AAPI, zodat deze kan worden gebruikt binnen de digitale documentworkflow.

Voor verschillende ondersteunde contracttypes activeert het aanmaken van het contract automatisch de relevante Dimona-aangifte. Voor andere workflows, zoals bepaalde dagcontracten, kan de Dimona worden geactiveerd door het publiceren van de bijbehorende shift.

Een werknemer kan worden opgenomen in de planning vanaf de datum waarop het betreffende contract actief wordt.

Ja. Contractinformatie maakt deel uit van de verbonden workflow van AAPI, van werknemersadministratie via planning en tijdsregistratie naar payroll.

Van werknemersgegevens naar een ondertekend contract. Zonder het papierwerk.

Arbeidsovereenkomsten zijn essentieel.

Het papierwerk eromheen hoeft dat niet te zijn.

Met AAPI worden werknemersinformatie, contractcreatie, digitale handtekeningen, Dimona en planning onderdeel van één verbonden proces.

Maak het contract aan. Verstuur het digitaal. Laat het ondertekenen. Sla het centraal op. Koppel het aan de volgende stappen van de werknemer.