Veelgestelde vragen - Personeelsbeheer

Personeelsbeheer met AAPI betekent het digitaal beheren van de medewerkers die uw personeelsbestand vormen en het verbinden van hun informatie met de processen die ze nodig hebben om te werken.

AAPI combineert personeelsinformatie met andere personeelsprocessen, waaronder:

• onboarding van medewerkers
• persoonlijke medewerkersgegevens
• arbeidsstatus en functies
• contracten
• digitale handtekeningen
• Dimona
• beschikbaarheid van medewerkers
• roosters
• afwezigheden
• communicatie
• tijdregistratie
• salarisadministratie

Dit betekent dat medewerkersinformatie niet geïsoleerd blijft in een HR-dossier.

Zodra een medewerker is geregistreerd in AAPI, kan die informatie deel uitmaken van de bredere workflow van personeelsbeheer tot planning, tijdregistratie en salarisadministratie.

Het toevoegen van een nieuwe medewerker zou niet moeten betekenen dat dezelfde informatie handmatig tussen verschillende documenten en systemen moet worden gekopieerd.

Met AAPI kunt u een nieuwe medewerker digitaal uitnodigen.

Een typisch onboardingproces ziet er als volgt uit:

1. Medewerker toevoegen of uitnodigen. Een nieuwe medewerker kan worden uitgenodigd om zijn of haar gegevens digitaal aan te leveren.
2. Verzamel de vereiste persoonlijke gegevens. Medewerkers kunnen hun persoonlijke informatie invoeren via AAPI ME.
3. Kies de juiste arbeidsinformatie. De medewerker kan worden gekoppeld aan de relevante functie en arbeidsstatus.
4. Maak het contract aan. Zodra de medewerkersinformatie compleet is, kan de arbeidsovereenkomst worden opgesteld.
5. Verstuur het contract digitaal. De medewerker ontvangt het document via AAPI ME.
6. Onderteken en bewaar het contract. Contracten kunnen digitaal worden ondertekend en centraal worden opgeslagen.
7. Maak de medewerker beschikbaar voor planning. Zodra de vereiste arbeidsinformatie aanwezig is, wordt de medewerker onderdeel van uw operationele personeelsbestand.

In plaats van onboarding als een afzonderlijk administratief proces te beheren, verbindt AAPI het rechtstreeks met het dagelijkse personeelsbeheer.

AAPI stelt nieuwe medewerkers in staat om hun eigen informatie digitaal aan te leveren.

Medewerkers kunnen worden uitgenodigd om de AAPI ME applicatie te gebruiken, waar ze hun persoonlijke gegevens invoeren.

Zodra hun informatie is voltooid, kan de werkgever doorgaan met de relevante administratieve processen.

Dit vermindert de noodzaak om medewerkersinformatie handmatig over te zetten van papieren formulieren, e-mails of berichten naar een ander systeem.

Het creëert ook een centraal medewerkersdossier dat in heel AAPI kan worden gebruikt.

AAPI ondersteunt ook de digitale verzameling van persoonlijke informatie met behulp van een identiteitskaart en eID-lezer.

Dit biedt een andere manier om medewerkersinformatie direct vast te leggen in plaats van alle details handmatig in te voeren.

Zodra de vereiste persoonlijke informatie beschikbaar is, kan deze worden gebruikt om de administratieve setup van de medewerker voort te zetten.

Het doel is eenvoudig: medewerkersinformatie één keer vastleggen en deze gebruiken gedurende het gehele personeelsbeheerproces.

Zodra de informatie van de medewerker compleet is, is de volgende stap het aanmaken van het juiste contract.

Binnen AAPI zijn medewerkersinformatie en contractbeheer met elkaar verbonden.

De werkgever kan de juiste arbeidsinformatie, functie en contractdetails selecteren en het contract digitaal opstellen.

Eenmaal aangemaakt, kan het contract via AAPI ME aan de medewerker ter ondertekening worden aangeboden.

Dit verbindt een belangrijk onderdeel van de onboarding van medewerkers rechtstreeks met het digitale medewerkersdossier, in plaats van contractcreatie als een volledig afzonderlijk proces te behandelen.

Ja.

Medewerkers kunnen contracten digitaal ontvangen en ondertekenen via AAPI ME.

De werkgever uploadt zijn handtekening één keer, waarna AAPI deze kan gebruiken binnen de contractworkflow. De medewerker ondertekent de relevante documenten via de app.

Ondertekende documenten kunnen vervolgens digitaal worden opgeslagen.

Dit elimineert een groot deel van het traditionele proces van het afdrukken van een contract, het handmatig ondertekenen, scannen en opslaan of verzenden van afzonderlijke kopieën.

Niet elk personeelsbestand bestaat uit één type medewerker.

AAPI is ontworpen voor organisaties die verschillende arbeidsregelingen beheren, waaronder vast personeel, studenten en flexwerkers.

De status van de medewerker is belangrijk omdat deze van invloed kan zijn op contracten, Dimona, planning en salarisprocessen.

AAPI verbindt daarom het medewerkersdossier met de informatie die verderop in de workflow nodig is, in plaats van elk personeelslid identiek te behandelen.

Dat is met name belangrijk voor bedrijven die werken met een dynamisch personeelsbestand.

Medewerkersonboarding en Dimona zijn binnen AAPI met elkaar verbonden.

Zodra de vereiste medewerkersinformatie en arbeidsstatus beschikbaar zijn, kan AAPI die informatie gebruiken binnen het relevante Dimona-proces.

Dit voorkomt het creëren van een afzonderlijke, losgekoppelde administratieve stroom tussen het toevoegen van een medewerker en het voorbereiden van hun werk.

Het betekent ook dat wijzigingen verderop in de workflow — zoals relevante roosters of afwezigheden — kunnen worden gekoppeld aan de Dimona-verwerking.

Voor werkgevers wordt het medewerkersdossier het startpunt voor verschillende verbonden administratieve processen.

Ja.

AAPI bevat functionaliteit voor medewerkers die geen Belgische nationaliteit hebben.

Medewerkers kunnen de vereiste informatie aanleveren via het digitale onboardingproces, waarna AAPI het relevante Dimona-proces kan ondersteunen.

Dit maakt het mogelijk om deze medewerkers binnen dezelfde personeelsomgeving te beheren in plaats van een aparte personeelsadministratie bij te houden.

AAPI ME is het medewerkergerichte deel van de AAPI-omgeving.

Het geeft medewerkers directe toegang tot belangrijke informatie met betrekking tot hun dienstverband.

Afhankelijk van de gebruikte functionaliteit hebben medewerkers toegang tot onder andere:

• roosters
• beschikbaarheid
• dienstwissels
• contracten
• documenten
• loonfiches
• afwezigheidsinformatie
• communicatie

Dit creëert een medewerkershub waar teamleden zelf informatie kunnen raadplegen in plaats van deze herhaaldelijk bij een manager te moeten opvragen.

Weten wie er voor uw bedrijf werkt is één ding.

Weten wie er daadwerkelijk beschikbaar is om te werken is een ander.

AAPI verbindt de beschikbaarheid van medewerkers met de bredere personeelsbeheeromgeving. Medewerkers kunnen beschikbaarheidsinformatie opgeven, die vervolgens kan worden gebruikt bij het plannen van diensten.

Dit is met name nuttig voor organisaties die werken met flexibele personeelsbestanden waarbij de beschikbaarheid regelmatig verandert.

Door medewerkersinformatie en beschikbaarheid verbonden te houden, hebben managers een duidelijker beeld van het personeel dat ze daadwerkelijk kunnen inzetten.

Afwezigheden maken ook deel uit van personeelsbeheer.

Medewerkers kunnen afwezigheids- of verlofinformatie digitaal communiceren, terwijl managers de impact op hun personeelsbestand via AAPI kunnen beheren.

Wanneer een medewerker niet beschikbaar is, kan AAPI helpen collega’s met dezelfde functie te identificeren die mogelijk het werk kunnen overnemen.

Dit verbindt afwezigheidsbeheer met zowel personeelsbeheer als planning.

In plaats van alleen te zien dat iemand afwezig is, kunt u onmiddellijk overgaan tot het oplossen van het personeelstekort dat die afwezigheid creëert.

Het gescheiden houden van medewerkerscommunicatie en personeelsadministratie leidt snel tot fragmentatie.

Roosters staan in één systeem. Contracten zijn ergens anders. Vragen komen binnen via WhatsApp. Beschikbaarheid komt via sms. Documenten komen via e-mail.

AAPI is ontworpen om meer van die medewerkersinteractie te centraliseren.

AAPI ME geeft medewerkers toegang tot hun personeelsinformatie, terwijl WHATSAAPI interne communicatie en meldingen ondersteunt.

Dit helpt operationele communicatie dichter bij de informatie en processen te houden waarmee deze verband houdt.

Ja.

AAPI maakt het mogelijk om verschillende gebruikersrechten toe te wijzen.

Dit betekent dat organisaties kunnen bepalen tot welke functies of informatie specifieke gebruikers toegang hebben.

Toegang kan bijvoorbeeld verschillen afhankelijk van locatie, afdeling of verantwoordelijkheid.

Een manager heeft mogelijk toegang nodig tot medewerkers binnen een bepaalde vestiging, terwijl HR bredere toegang tot medewerkersinformatie en contracten nodig heeft.

Dit is met name nuttig voor organisaties met meerdere locaties of verschillende managementverantwoordelijkheden.

Personeelsbeheer beantwoordt de vraag:

Wie maakt deel uit van mijn personeelsbestand?

Planning beantwoordt:

Wanneer moeten die mensen werken?

De twee processen zijn nauw met elkaar verbonden.

Zodra medewerkers zijn toegevoegd, hun arbeidsinformatie compleet is en de juiste contracten zijn opgesteld, kunnen ze deel uitmaken van het planningsproces.

Managers kunnen vervolgens informatie zoals de functie en beschikbaarheid van medewerkers gebruiken bij het plannen van werk.

Dit creëert een natuurlijke stroom:

medewerker → contract → beschikbaarheid → planning

In plaats van medewerkersinformatie opnieuw op te bouwen in een afzonderlijke planningstool, verbindt AAPI het personeelsbestand met het rooster.

Zodra een medewerker is ingewerkt en ingepland, is de volgende operationele vraag of de geplande uren daadwerkelijk zijn gewerkt.

AAPI verbindt personeelsinformatie met AAPI TIME, de digitale prikklokoplossing.

Medewerkers kunnen in- en uitklokken, waardoor geregistreerde werktijden deel kunnen uitmaken van het bredere medewerkersbeheerproces.

Dit breidt de workflow uit:

medewerker → contract → planning → tijdregistratie

Het medewerkersdossier blijft daardoor relevant gedurende het gehele werkproces.

De medewerkersinformatie die aan het begin van het proces wordt verzameld, is ook belangrijk aan het einde.

AAPI verbindt personeelsadministratie met salarisprocessen en sociale secretariaten.

Medewerkersinformatie, contracten, planning en geregistreerde uren kunnen daardoor deel uitmaken van één verbonden stroom naar de salarisadministratie.

Het complete proces wordt:

personeelsbeheer → contractering → planning → tijdregistratie → salarisadministratie

Dit vermindert de noodzaak om dezelfde medewerker via verschillende losgekoppelde administratieve systemen te beheren.

Ja.

AAPI biedt zowel een webomgeving als mobiele applicaties.

Managers kunnen de AAPI-werkgeversapp gebruiken voor belangrijke dagelijkse personeelsacties, waaronder het toevoegen en beheren van medewerkers, het opstellen van contracten, communiceren en beheren van operationele wijzigingen.

Medewerkers gebruiken AAPI ME om toegang te krijgen tot hun eigen informatie en te interageren met relevante personeelsprocessen.

Dit betekent dat personeelsbeheer niet beperkt is tot een desktopomgeving.

AAPI ondersteunt personeelsbeheer over verschillende vestigingen of locaties.

Gebruikerstoegang kan ook worden georganiseerd op basis van verantwoordelijkheden, waardoor organisaties relevante managers toegang kunnen geven tot de medewerkers en informatie die ze nodig hebben.

Dit maakt het platform nuttig voor bedrijven waar personeelsbeheer over verschillende locaties is verspreid, maar toch centraal georganiseerd moet blijven.

Een spreadsheet kan een lijst met medewerkers bevatten.

Maar een lijst met namen is geen personeelsbeheer.

AAPI verbindt medewerkers met de processen rondom hun dienstverband:

persoonlijke gegevens → contracten → beschikbaarheid → planning → communicatie → tijdregistratie → salarisadministratie

Wanneer deze processen afzonderlijk worden beheerd, moet medewerkersinformatie op meerdere plaatsen worden gekopieerd, gecontroleerd en bijgewerkt.

Met AAPI wordt de medewerker onderdeel van één verbonden digitale workflow.

Personeelsbeheer omvat het personeelsbestand zelf: medewerkersinformatie, onboarding, contracten, functies, beschikbaarheid en toegang tot medewerkersdiensten.

Planning neemt dat personeelsbestand en organiseert wanneer mensen werken.

De twee zijn met elkaar verbonden, maar ze lossen verschillende onderdelen van personeelsbeheer op.

AAPI brengt beide samen, zodat informatie die tijdens het personeelsbeheer is gecreëerd, kan worden gebruikt bij het inplannen van medewerkers.

AAPI is ontworpen voor organisaties die medewerkers efficiënt moeten beheren en tegelijkertijd personeelsadministratie moeten verbinden met de dagelijkse bedrijfsvoering.

Het platform wordt gebruikt in sectoren zoals horeca, restaurants, cafés en bars, hotels, evenementen en catering, diensten en andere bedrijven die dynamische personeelsbestanden beheren.

Het is met name relevant voor organisaties die combinaties van vaste en flexibele medewerkers beheren of die op meerdere locaties actief zijn.

AAPI creëert één verbonden omgeving rondom de medewerker.

In plaats van medewerkersgegevens, contracten, beschikbaarheid, roosters, tijdregistratie en salarisadministratie als geïsoleerde processen te beheren, kunnen deze elementen deel uitmaken van één workflow.

Het centrale principe is eenvoudig:

Voeg uw medewerker één keer toe. Gebruik die medewerkersinformatie gedurende het gehele personeelsbeheerproces.

Dat betekent minder gefragmenteerde administratie voor managers en gemakkelijker toegang tot relevante informatie voor medewerkers.

Personeelsbeheersoftware helpt organisaties bij het beheren van de mensen in hun personeelsbestand en de informatie en processen die daarmee verband houden. AAPI verbindt medewerkersbeheer met onboarding, contracten, beschikbaarheid, planning, tijdregistratie en salarisadministratie.

Ja. Nieuwe medewerkers kunnen worden toegevoegd aan AAPI en worden uitgenodigd om hun persoonlijke informatie digitaal aan te leveren via AAPI ME.

Ja. Zodra de vereiste medewerkersinformatie beschikbaar is, kunnen contracten via AAPI worden opgesteld en digitaal aan de medewerker worden aangeboden.

Ja. AAPI is ontworpen om verschillende medewerkerstypes te beheren en wordt gebruikt voor personeelsbestanden met vaste medewerkers, studenten, flexwerkers en andere arbeidsregelingen die door het platform worden ondersteund.

Ja. AAPI verbindt medewerkersbeheer met contracten, planning, tijdregistratie en salarisworkflows en integreert met sociale secretariaten.

Ja. AAPI ME geeft medewerkers mobiele toegang tot informatie, waaronder roosters, beschikbaarheid, dienstwissels, contracten en loonfiches.

Eén medewerker. Eén verbonden workflow.

Het beheren van personeel zou niet moeten betekenen dat dezelfde medewerkersinformatie keer op keer in verschillende systemen moet worden ingevoerd.

Met AAPI wordt de medewerker het startpunt van een verbonden personeelsworkflow.

Voeg uw mensen toe. Verzamel hun informatie. Beheer hun contracten. Begrijp hun beschikbaarheid. Plan hun werk. Registreer hun uren. Verbind het resultaat met de salarisadministratie.