Les permis et autorisations sont les premières démarches auxquelles se confronte tout nouvel entrepreneur de l’horeca. Non seulement il existe d’innombrables permis, mais l’entrepreneur doit également se conformer à toutes les règles des différents niveaux de pouvoir : fédérales, régionales, locales...
Aussi bien le secteur de l’horeca que les services publics tireraient clairement profit d’une simplification des procédures. C’est pourquoi plusieurs administrations communales ont mis en place des portails en ligne spécifiques au secteur de l’horeca, des guichets en ligne et des coachs horeca. L’organisation ICT flamande pour les pouvoirs locaux V-ICT-OR a développé un guichet en ligne pour l’horeca, qui permet aux (nouveaux) exploitants horeca de régler toutes leurs demandes d’autorisations et autres obligations administratives.
Tous ces systèmes guident les entrepreneurs débutants au fil des réglementations spécifiques qui s’appliquent à leur activité, leur permettent d’introduire directement leurs demandes ou de régler les formalités administratives. Il s’agit par exemple du choix et de la souscription correcte d’assurances, des indications de prix, de la diffusion de musique dans le commerce, du tabagisme dans l’horeca, de la consommation d’alcool, des souches TVA, de l’hygiène, de l’Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire (AFSCA), de l’environnement, des déchets du commerce, de l’enseigne, de la terrasse, etc. Ces systèmes se basent un maximum sur des sources authentiques, telles que la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) et le registre national. Par ailleurs, ils fournissent des liens vers les systèmes back-office numériques aussi bien des pouvoirs publics fédéraux que wallons et locaux.
La rationalisation et l’automatisation de ce processus permettent, d’une part, de guider les entrepreneurs du secteur de l’horeca au travers de toutes les procédures applicables et, d’autre part, d’alléger considérablement la charge administrative des pouvoirs publics (locaux).
En Belgique, le lancement de la caisse blanche a créé une onde de choc. L’introduction de ce système de caisse enregistreuse (SCE) a contraint tous les exploitants de l’horeca à professionnaliser leur système de caisse et toute leur gestion. Plus question de se fier à son intuition. Il est désormais temps de tout consigner, calculer et planifier scrupuleusement. Ce n’est qu’à cette condition que l’entrepreneur horeca pourra travailler en dégageant des marges saines, mettre efficacement à profit son personnel et maintenir un bon fonctionnement de son commerce à long terme.
Parallèlement aux mesures publiques en matière de gestion du personnel dans l’horeca, ce nouveau système de caisse enregistreuse a entraîné l’adoption accélérée d’outils numériques par le secteur. Les outils de gestion, les solutions de commande, les plates-formes marketing, les applications pour la sécurité alimentaire et les suites logicielles comptables ont rapidement suivi.
La numérisation permet de soutenir de plus en plus facilement la gestion d’entreprise des exploitants de l’horeca. Ceux-ci sont aussi davantage actifs en ligne. La caisse blanche a certainement joué un rôle crucial en la matière dans le secteur horeca belge. Les nouveaux entrepreneurs se tournent spontanément vers des outils numériques et les intègrent à leur gestion. Ils utilisent ensuite les informations cruciales qu’ils en retirent pour leur gestion.
Parmi les outils numériques spécifiques au secteur de l’horeca, citons AAPI, un exemple d’innovation numérique orienté vers l’avenir. Il offre une transparence intégrale de la gestion du personnel tout en aidant l’exploitant horeca à planifier efficacement son personnel, à suivre en permanence les coûts liés à son personnel (notamment grâce à un lien avec une fonction de pointage automatique) et à mieux communiquer avec ses collaborateurs. Cet outil permet, en outre, de gérer tous les contrats par voie numérique et dispose d’un lien automatique avec les déclarations Dimona.
Or, une gestion du personnel plus efficace et plus transparente entraîne bien souvent une meilleure gestion des coûts à tous niveaux. En effet, les frais de personnel font partie du coût total par plat et influencent donc directement le prix que vous devez facturer. Pour calculer le prix qui vous permettra d’atteindre la marge escomptée, vous devez disposer d’un aperçu parfait des coûts de chaque ingrédient et de la quantité dont vous avez besoin pour composer votre plat. L’outil Growzer peut, par exemple, vous aider à garder une vue globale de toute la gestion de vos aliments et boissons. Growzer permet notamment des commandes centralisées, une gestion automatique des stocks 24h/24, une conception intelligente du menu et un contrôle maximal des coûts.
Si outre votre gestion des ressources humaines, votre People Management, vos frais d’aliments et de boissons, vous répertoriez également vos frais généraux, vous disposez d’un aperçu complet de vos dépenses. Vous pouvez ensuite rassembler toutes ces données dans la solution AAPI, qui vous permettra de calculer quels plats sont les moins chers et lesquels sont les plus onéreux, sur quelles assiettes vous avez la marge la plus importante et quel est l’impact de l’augmentation du prix d’un ingrédient particulier sur la rentabilité d’un plat. Tout cela vous permettra de prendre des décisions véritablement informées : devez-vous augmenter vos prix, utiliser une moins grande quantité d’un ingrédient onéreux ou tout simplement retirer un plat de votre offre ?
L’exploitant horeca peut ainsi atteindre une gestion professionnelle d’un niveau inégalé. Chaque modification est enregistrée, ce qui améliore la transparence vis-à-vis des pouvoirs publics, tout en offrant une meilleure compréhension de la gestion du commerce. En effet, disposer d’un aperçu clair des coûts et des facteurs qui les influencent entraîne presque automatiquement une meilleure gestion et la prise de décisions plus pertinentes.
Comment la caisse blanche peut finalement contribuer à un commerce plus rentable.